Transformer sikkerheten med digitale systemer for sikkerhetsstyring

Vi vet alle at helse og sikkerhet er viktig, men det kan være vanskelig å håndtere det med penn og papir eller Excel-baserte systemer. Tradisjonelle manuelle prosesser som disse kan få ansatte til å føle at de drukner i administrasjon. Dette opprettholder en reaktiv tilnærming til sikkerhet fordi det er vanskelig å bruke tiden som trengs for å være proaktiv.

Men for å kunne gjøre reelle endringer i HMS-systemet ditt, må du først vinne over toppledelsen i organisasjonen din. Vi skal dykke ned i hvordan du kan bevise verdien digitale sikkerhetssystemer vil tilføre organisasjonen din.

Topp 5 områder som påvirker toppledelsens beslutninger

Når du endelig får en personlig samtale med toppledelsen, er det viktig at du bruker tiden din godt. Dette kan gjøres ved å fokusere på de fem områdene som toppledere er mest opptatt av:

1. Kostnad

Kostnad er noe av det første du sannsynligvis vil bli spurt om. Dette er fordi ledelsen ønsker å vite at det du ber om vil være verdt pengene for selskapet og vil gi avkastning på investeringen (ROI) for virksomheten. Når du presenterer den valgte digitale løsningen , sørg for at du har gjort research på de ulike sikkerhetsprogramvareløsningene på markedet og hvordan valget ditt vil hjelpe deg med å levere en sterk sikkerhetshistorikk og avkastning på investeringen (mer om dette senere!).

2. Tid

Tid er et annet viktig område å fokusere på. Du må bevise at systemet du bruker for øyeblikket, enten det er papir, Excel eller begge deler, tar tid fra andre viktige prioriteringsområder. Det er opp til deg å bevise at et digitalt system vil bidra til å øke hastigheten på nåværende prosesser og gjøre teamet ditt mer effektivt. Future Industrial Services, en av våre kunder i Storbritannia, nevnte at deres manuelle prosesser gjorde at teamet brukte mer tid bare på å vedlikeholde systemet.

«Det var mye mer manuelt før, og vi kunne ikke se hele bildet. Vi pleide å bruke omtrent 40–50 timer i uken bare på å vedlikeholde systemet vårt.» Matthew Blake, teknisk og samsvarsdirektør – Future Industrial Services

3. Kvalitet

Vil denne digitale løsningen gi bedre kvalitet på arbeidet, prosessene og/eller tjenestene til kundene? Dette er noe annet du må bevise for toppledelsen når du diskuterer behovet for å bli digital. Bruk tid på å fokusere på hvordan denne digitale sikkerhetsløsningen vil bidra til å forbedre kvaliteten på prosessene dine.

Bruk av papir tillater ikke standardisering av prosesser slik et digitalt system ville gjort, og er ikke den mest pålitelige formen for kommunikasjon. Frontlinjearbeidere kan enkelt legge igjen inspeksjonsskjemaer og farevurderinger på sjefens skrivebord, som allerede er dekket av papirarbeid. Dette kan føre til tapt tid når det gjelder korrigerende tiltak og viktig informasjon som faller mellom to stoler.

4. Risiko og omdømme

Det er viktig for toppledelsen å vite at dette digitale systemet vil bidra til å redusere sannsynligheten for bøter og styrke selskapets troverdighet. Når man bruker et papirbasert system, kan papirer og skjemaer lett gå tapt eller forlegges, noe som gjør det vanskeligere å bevise at man har tatt de nødvendige skrittene for å opprettholde samsvar med regelverket og unngå mulige bøter. Et digitalt system vil bidra til å fungere som et sentralt arkiv for informasjon og dokumenter som man kan få tilgang til når som helst.

5. Inntekter

Til slutt, fokuser på hvordan en digital løsning kan bidra til å øke selskapets inntekter ved å tiltrekke nye kunder eller bidra til å beholde eksisterende. Høyprofilerte selskaper ønsker å samarbeide med bedrifter som har en sterk sikkerhetshistorikk. En sterk digital løsning kan hjelpe deg med å forbedre sikkerhetshistorikken din med større innsikt i mangler og avvik, og muligheten til å spore trender og mønstre gjennom rapporterings- og analysefunksjoner.

Hvordan demonstrere verdien av et digitalt system til toppledelsen

Husker du tidligere da jeg nevnte at det er viktig å bevise avkastningen på investeringen i sikkerhet når du presenterer saken din for toppledelsen? Vi har satt sammen tabellen nedenfor som viser hvordan eksempler på HMS-initiativer kan overlappe med forretningsmål, samt de fem bekymringsområdene som er nevnt ovenfor. Vi har også skissert hvordan en robust digital løsning kan hjelpe deg med å nå disse målene, slik at du virkelig kan bevise at du ønsker å bli digital.

Hvordan EcoOnline kan hjelpe deg med å levere

EcoOnlines pakke med sikkerhetsløsninger er betrodd av tusenvis av kunder i over 70 bransjer over hele verden. Vi har over 25 års erfaring innen sikkerhetsområdet og kan hjelpe deg med å oppnå alt dette og mer med våre robuste plattformer!

Men ikke ta det fra oss! Sjekk ut hva kundene våre har å si:

«Teamet vårt har blitt mer effektivt og produktivt takket være samarbeidet vårt med EcoOnline. Uten EcoOnline ville vi ikke hatt den analysen og innsikten vi har nå, og muligheten til å objektivt identifisere forbedringer og tiltak.» – Brendon Doig, sikkerhetssjef , Spartan Controls

«Det har blitt mye enklere å håndtere utfordringer med EcoOnline, fordi vi har de riktige verktøyene på plass for å gjøre det. Vi ville ikke vært i stand til å fungere så effektivt som vi gjør nå uten dette systemet. EcoOnline har vært avgjørende for vår suksess.» Callum Monteith, daglig leder for helse, sikkerhet og risiko, YMCA Calgary

«EcoOnline er enkel å bruke. Alt er nå samlet i én portal, noe som er en stor fordel, fordi vi kan se all informasjonen vår på ett sted. Denne plattformen er også enkel for kundene våre å bruke, noe som gjør det mye mer effektivt å distribuere informasjon til dem.» Ketil Hansen, salgs- og produktsjef, Valvoline Oil A/S