Arbeidstillatelse (Permit to Work) – Betydning og definisjon

Hva er en arbeidstillatelse (Permit to Work)?

Permit to Work (arbeidstillatelse) er et dokumentert styringssystem som omfatter spesifikke prosesser for å forespørre, registrere, vurdere og godkjenne oppgaver som skal utføres av utpekt personell. En viktig komponent i systemer for arbeidstillatelser er å redusere konflikter ved tildeling av oppgaver, ettersom alt blir dokumentert.

Arbeidstakere er pålagt å fylle ut arbeidstillatelsesskjemaet, som er en signert erklæring som fastsetter sikre rammer for utførelsen av oppgaven, inkludert detaljer om beredskapstiltak dersom en nødsituasjon skulle oppstå. De benyttes ofte til oppgaver som:

• Adkomst til trange eller lukkede rom
• Arbeid nær eller på maskiner uten tilstrekkelig skjerming
• Arbeid på utgravningssteder i nærheten av store anleggsmaskiner
• Vedlikeholdsarbeid som involverer asbest
• Enhver aktivitet som anses som farlig etter en risikovurdering
• Arbeid i høyden uten hjørnesikring eller kantbeskyttelse
• Varme arbeider

Utvikle en sterkere sikkerhetskultur på arbeidsplassen med vårt ePermits-webinar

Dette webinaret gir en grundig innføring i ePermits – en nyskapende, digital løsning utviklet for å optimalisere sikkerhetsprotokoller, effektivisere arbeidsflyter og heve den operasjonelle standarden.

Meld deg på vårt GRATIS ePermits-webinar

Hvorfor er et system for arbeidstillatelser viktig?

Systemet for arbeidstillatelser dokumenterer risikoer som utgjør en fare for arbeidstakernes helse og sikkerhet, materielle verdier og ytre miljø. Systemet utfyller den interne risikovurderingsprosessen og gjør det mulig for ledere å identifisere spesifikke oppgaver som krever arbeidstillatelse, hvilke arbeidstakere som kan søke om gyldig tillatelse, samt gi presise instruksjoner om arbeidets art. 

Arbeidsflyten innebærer at ledere utsteder en dokumentert godkjenning (enten digitalt eller på papir) til kvalifiserte arbeidstakere for å utføre krevende oppgaver som generelt medfører høyere risiko. Når arbeidstakerne har signert skjemaet, har de autorisasjon til å utføre oppgavene. Systemet er viktig av flere grunner, som beskrevet nedenfor.

1. Forbedrer sikkerheten

Utstedelse av arbeidstillatelser for risikofylte oppgaver sikrer at arbeidstakerne er innforstått med farene og har nødvendig utstyr for å utføre jobben trygt. Dette beskytter også arbeidsgivere mot betydelige bøter og kostnader som kan oppstå som følge av mangelfull opplæringsstyring.

Det sikrer også at ledelsen har oversikt over når farlige oppgaver pågår, og at nødvendige beredskapstiltak er etablert.

Ledelsen gir kun arbeidstillatelser til kvalifiserte personer med riktig opplæring, noe som reduserer virksomhetens ansvarsrisiko. De tildeles ofte personlig verneutstyr (PVU) og instruksjoner om spesifikke trusler eller risikoer før oppgaven påbegynnes. Som et resultat reduseres skaderisikoen betydelig.

2. Større ansvarlighet

Siden dette er en dokumentert prosess, er alle parter, inkludert ansatte og leverandører, klar over sine risikoer og ansvarsområder. Dersom noe skulle gå galt, gjør dokumentasjonen det enkelt for ledelsen å identifisere nøyaktig hvem som har ansvaret.

3. Forbedring av forretningsprosesser

Virksomheter kan bruke den registrerte informasjonen til å utforme bedre sikkerhetsrutiner og redusere sikkerhetsrisikoer ved å investere i mer formålstjenlig sikkerhetsutstyr og tilby relevant opplæring til ansatte.

Sentrale prosesser og elementer i systemer for arbeidstillatelser

Systemer for arbeidstillatelser omfatter generelt prosesser og elementer som dekker følgende:

• Type tillatelse (varme arbeider, kalde arbeider, elektrisk)
• Identifisering av risikoområder
• Spesifisering av arbeidsomfang, arbeidets art, lokasjon og eventuelle risikoer
• Spesifisering av hvorvidt arbeidet medfører særlig fare
• Utpeking av arbeidsledere/ansvarshavende
• Tildeling av farlige oppgaver til autoriserte personer
• Sikring av at utpekte personer har fått forskriftsmessig instruksjon og opplæring
• Fastsettelse av tidsramme for utførelse av farlige oppgaver
• Regelmessig overvåking og revisjon av arbeidstillatelsessystemer
• Formidling av prosedyrer til operative medarbeidere
• Tiltak som skal iverksettes ved en hendelse
• Beskrivelse av beredskapsordninger
• Signaturer fra arbeidstakere som deltar i oppgaven

Arbeidstilsynsmyndigheter anbefaler at virksomheter også tar hensyn til ytterligere aspekter, som den menneskelige faktor, arbeidsstyrkens samlede kompetanse og systemets overordnede formål. 

Utvikle en sterkere sikkerhetskultur på arbeidsplassen med vårt ePermits-webinar

Dette webinaret gir en grundig innføring i ePermits – en nyskapende, digital løsning utviklet for å optimalisere sikkerhetsprotokoller, effektivisere arbeidsflyter og heve den operasjonelle standarden.

Meld deg på vårt GRATIS ePermits-webinar

Vanlige typer tillatelser i et arbeidstillatelsessystem

Ulike typer tillatelser benyttes avhengig av arbeidets art. Det er hovedsakelig seks vanlige tillatelser som benyttes innen systemet for arbeidstillatelser:

1. Tillatelse for varme arbeider

Tillatelser for varme arbeider (Hot Work Permits) brukes til å autorisere, gjennomgå og godkjenne enhver type arbeid som involverer åpen flamme eller varmeutvikling. Slike tillatelser utstedes vanligvis for oppgaver som involverer en tennkilde, som for eksempel gasskjæring eller sveising.

2. Tillatelse for kalde arbeider

Tillatelser for kalde arbeider (Cold Permits) benyttes for andre arbeidsaktiviteter som ikke involverer tennkilder eller åpen ild, men som likevel kan utgjøre en fare for arbeidstakerne. Vanlige eksempler på aktiviteter som krever en slik tillatelse inkluderer bruk av løsemidler eller kjemikalier til rengjøring eller vedlikehold, harpikser, etsende stoffer, montering av stillaser eller annet arbeid som innebærer tunge fysiske påkjenninger.

3. Arbeidstillatelse for trange rom (Confined Space)

Slike tillatelser kreves før arbeidstakere utfører oppgaver som krever at de går inn i eller inspiserer trange eller lukkede rom. Dette omfatter tanker, kar, rørledninger/kanaler eller grøfter. Arbeidstillatelsen spesifiserer prosedyrer for klargjøring av det lukkede rommet før adkomst, planer for trygg entring for arbeidstakeren, samt eventuelt etterarbeid og istandsetting av disse områdene.

4. Arbeidstillatelse for elektroarbeid

Alt arbeid som krever at ansatte eller innleide entreprenører kommer i kontakt med spenningsførende elektriske ledere, krever en egen arbeidstillatelse for elektro. For eksempel må vedlikeholdsteam som jobber på elektrisk utstyr eller telekommunikasjonsutstyr, innhente tillatelse før arbeidet starter. Tillatelsene inneholder informasjon om området der arbeidet skal utføres, involvert personell, sikkerhetsprosedyrer og ansvarlige ledere som overvåker arbeidet.

5. Gravetillatelse (Ground Disturbance)

Gravetillatelser utstedes for at ledelse og personell skal kunne planlegge og prosjektere trygge og effektive grave- og grøfteoperasjoner. Tillatelsen inneholder detaljer om inn- og utgangssteder, samt involvert personell.

6. Arbeidstillatelse for åpning av lukkede systemer (Breaking Containment)

Disse tillatelsene gjør det mulig for virksomheter å definere protokoller for sikre arbeidsprosedyrer der det foreligger risiko for utslipp av farlige gasser eller væsker. De brukes i stor grad innen olje- og gasselskaper, der åpning av lukkede systemer (breaking containment) medfører betydelig risiko.

Det finnes også andre typer arbeidstillatelser, for eksempel tillatelser for arbeid i høyden. Arbeidsgivere må sørge for at de forstår sine lovpålagte forpliktelser, spesielt kravene fastsatt i relevante forskrifter for arbeid i høyden.

I enkelte tilfeller kan et annet formelt dokument benyttes i tillegg. For eksempel gir en asbesttillatelse tilsvarende juridisk beskyttelse som en arbeidstillatelse (Permit to Work), men søknadsprosessen er annerledes (søkere må søke via relevant tilsynsmyndighet).

Bruk av programvare for arbeidstillatelser (Permit to Work) til å håndtere arbeidsprosesser

Ved implementering av et system for håndtering av arbeidstillatelser er det avgjørende at virksomheter benytter programvare for arbeidstillatelser for å effektivisere administrasjonsprosessen samt registrere nødvendige autorisasjoner og godkjenninger. EcoOnlines Permit to Work-løsning hjelper virksomheter med å håndtere alle prosesser og tillatelsesrelaterte data for ansatte og innleide entreprenører på ett sted.

Løsningen gir økt transparens og kontroll, og inkluderer en rekke maler som ledelsen kan ta i bruk. Brukere kan også opprette egne maler. Med over 6 700 kunder globalt er EcoOnlines programvareløsninger ideelle for virksomheter som ønsker å administrere og dokumentere data knyttet til arbeidstillatelser for å minimere risikoeksponering og forbedre sikkerhetskulturen.

Ofte stilte spørsmål

Hvor lenge er en arbeidstillatelse (Permit to Work) gyldig?

Gyldigheten til en arbeidstillatelse varierer vanligvis ut fra arbeidets art. For eksempel har en tillatelse for varme arbeider ofte en varighet på opptil 30 dager, men den kan forlenges eller forkortes avhengig av den spesifikke oppgaven.

Hvem kan utstede en arbeidstillatelse (Permit to Work)?

En arbeidstillatelse kan kun utstedes av en kompetent og kvalifisert person som ikke er direkte involvert i utførelsen av selve oppgaven. Dette er vanligvis en autorisert person med nødvendig opplæring, sertifisering og erfaring.

Utvikle en sterkere sikkerhetskultur på arbeidsplassen med vårt ePermits-webinar

Dette webinaret gir en grundig innføring i ePermits – en nyskapende, digital løsning utviklet for å optimalisere sikkerhetsprotokoller, effektivisere arbeidsflyter og heve den operasjonelle standarden.

Meld deg på vårt GRATIS ePermits-webinar