Hvis du har som mål at forbedre arbejdssikkerheden på din arbejdsplads og samtidig overholde HSE-lovgivningen, kræver det et langsigtet engagement. Når du digitaliserer arbejdsmiljøledelse, kan du støtte denne udvikling og fremskynde organisationen mod bedre sikkerhedsstyring og en bedre sikkerhedskultur.
Du skal dog være opmærksom på en række ting, når det kommer til indførelsen af et digitalt HSEQ-system.
Til at begynde med skal alle være på samme side og forstå hvad arbejdssikkerhed er og betyder for organisationen, og hvordan I kommer videre med et sikkerhedsstyringssystem. Listen med alles ønsker og håb til systemet kan blive uendelig, medmindre I arbejder sammen for at specificere, hvad din organisation vil have fra systemet.
I begyndelsen er det bedst ikke at lave en detaljeret liste over ønskede funktioner, men du skal stadig overveje de mest kritiske stier og væsentlige emner, du vil fokusere på. Når du har defineret dine mål og gennemgået din nuværende status, vil det være lettere at samarbejde med en tjenesteudbyder for at lære om nye muligheder og måske endda forenkle din eksisterende praksis.
Nedenfor giver vi dig 7 trin til, hvordan du effektivt implementerer din HSE-software.
1. Udvis forpligtelse og engagement
Ledelsen skal være aktivt involveret i indkøb af sikkerhedsstyringssoftware fra den første undersøgelse til selve udrulningen. Fra et juridisk og kulturelt perspektiv skal du huske, at det ansvar, som ledelsen besidder og eksemplificerer, er afgørende for arbejdssikkerheden, dine medarbejderes velvære og udvikling af en bæredygtig forretning.
Hvis sikkerhedsstyringssoftwaren ikke overlades til andre end arbejdsmiljøchefen eller en anden arbejdssikkerhedsekspert, får den ikke den opmærksomhed, den fortjener, og sandsynligheden for succes bliver væsentlig mindre. Med forpligtelse, engagement og ressourcer kan ledelsen bevise projektets betydning og kommunikere dette til andre.
2. Lav en kritisk vurdering af aktuelle processer og praksisser
I mange virksomheder er det værd at lave lidt oprydning af og til og undersøge, om de nuværende processer og fremgangsmåder er passende, eller om de skal opdateres eller endda forenkles. Ofte er enkelhed en dyd; for eksempel giver en reduktion af antallet af krævede felter på en form ofte bedre resultater, da slutbrugerne er mere aktive og tilfredse med tjenesten.
Ingen har ubegrænset tid, og derfor skal dit sikkerhedsstyringssystem også hjælpe dig med at spare tid. Antallet af sikkerhedsrelaterede observationer stiger ofte umiddelbart efter, at systemet er udrullet, men undersøgelser viser, at dette faktisk er en god ting for virksomhedens sikkerhedskultur - hvilket er målet med hele systemet.
Vedtagelsesfasen er et godt tidspunkt at analysere, hvordan det nye sikkerhedsstyringssystem kommer til at ændre dine processer. På dette trin kan du bruge udbyderens ekspertise og også bede andre typer eksperter om hjælp til at få synspunkter og erfaringer uden for din virksomhed til kritisk at gennemgå din eksisterende praksis.
Se også vores on-demand webinar "Få styring og overblik over sikkerheds- og arbejdsmiljøet" >
3. Tildel et tilstrækkeligt antal procesansvarlige
En af succesfaktorerne for et sikkerhedsstyringsprojekt er, at det har tilstrækkelig tid og menneskelige ressourcer tildelt det. Indkøb og vedtagelse af et system bør ikke være en sideopgave. Du skal distribuere alt relateret ansvar og opgaver tydeligt.
På denne måde vil de personer, der er tildelt projektgruppen, finde projektet meningsfuldt og føle, at de ejer sagen og kan fremme det i organisationen eller virksomheden.
Når projektet er afsluttet, vil medlemmerne af projektgruppen være de væsentligste brugere af systemet og bidrage til at fremme sikkerhedskulturen i organisationen. Det kan også være værd at medtage et par 'nejsigere' på holdet, helst folk med officiel eller uofficiel autoritet i virksomheden. Dette vil mindske sandsynligheden for udfordringer og problemer i fremtiden.
4. Planlæg og overvåg projektet
At vedtage en sikkerhedsstyringssoftware er en af de mest effektive måder at opbygge en bedre sikkerhedskultur og reagere på lovkrav. Det tager altid tid at implementere softwaren, og der går lidt tid, før du kan se resultater, så projektet skal have realistiske mål og tidsplaner. Processen går hurtigere, hvis løsningen er skybaseret, og udbyderen kan tilbyde rådgivning og folk under selve implementeringsprocessen.
Du skal sikre dig, at de nødvendige ressourcer er tilgængelige i hele projektet, og alle skal have adgang til den nødvendige information, projektplan og plan. Løbende og klar kommunikation hjælper med problemløsning og fremme af projektet. Når det er nødvendigt, kan du også afholde en workshop med udbyderens eksperter om projektets overvågning og fremskridt eller for at sikre bedste praksis.
5. Opret klare kommunikationspolitikker - uddan og inspirér
Arbejdsgiveren bør tilbyde orientering og uddannelse til medarbejderne vedrørende nye opgaver og metoder - også inden sikkerhedsstyringssoftwaren er implementeret. Tilstrækkelig træning og instruktioner motiverer medarbejderne til at bruge systemet og også observere farer og dermed fremme sikkerheden på arbejdspladsen.
Det er lige så vigtigt at informere alle ansatte om, hvad du laver og hvorfor. Dette sænker tærsklen for at deltage i træning og lære nye ting. Ud over instruktionerne, der er inkluderet i den købte service, kan du eventuelt oprette dine egne instruktioner, der kommunikerer hver gruppes roller og ansvar.
Du skal give træning i flere sessioner, og nogle træningspunkter bør kun afholdes, når systemet er blevet brugt i nogen tid. Det gør det lettere at lære nye ting på denne måde. Sikkerhed er en god ting, og det er vigtigt at kommunikere dette til medarbejderne, når du vil have dem til at forpligte sig til det. Du kan blandt andet afholde en kampagne for sikkerhed, afhold konkurrencer og belønne succeser offentligt til at nå i mål med det.
6. Hold dine sikkerhedsstyringspolitikker opdaterede
At vedtage et softwaresystem til sikkerhedsstyring er en god start for styring og udvikling af din virksomheds sikkerhedskultur. Men det er vigtigt, du husker, at det kun er en start. Når arbejdssikkerhed er en synlig del af de daglige rutiner, viser det, at virksomhedens ledelse er forpligtet til sikkerhed.
Arbejdssikkerhed skal også være en del af hver enkelt arbejdsleders daglige arbejde, da dette hjælper dig med at engagere medarbejdere i udviklingen og implementeringen af arbejdspladsens sikkerhedskultur. Den væsentligste praksis inden for sikkerhedsstyring inkluderer kommunikation af sikkerhedsrelaterede emner, risikovurdering og observation af farer. Det er også fordelagtigt at tilskynde til at rapportere positive problemer, som en ny og innovativ sikker måde at arbejde på eller et mere ergonomisk værktøj.
Du bør også med fordel løbende vurdere og overvåge effektiviteten af din praksis. Hvis der bemærkes farer eller områder til forbedring, kan du kun forbedre dem, hvis du har adgang til systematisk indsamlet og gennemgået information. I disse tilfælde er et elektronisk system meget nyttigt, især hvis du nemt kan tilpasse formularer og arbejdsgange.
7. Opret en struktureret måde at indsamle feedback og evaluere effektiviteten af din sikkerhedsstyring
Sikkerhedsstyring og udvikling af en sikkerhedskultur er en kontinuerlig proces, og det virkelige arbejde starter først, når den udpegede software er blevet brugt på en bestemt måde. Du bør regelmæssigt – mindst en gang om året - vurdere, hvad der fungerer, og hvad der ikke gør, og om I er på den rigtige vej mod jeres mål.
Regelmæssige sikkerhedsdiskussioner og undersøgelser er også gode måder at promovere og vurdere din sikkerhedskultur i løbet af et år. De hjælper dig med at gennemgå eksisterende praksis og foretage øjeblikkelige forbedringer, når det er nødvendigt. I disse spørgsmål arbejder arbejdsgivere sammen med systembrugerne, arbejdsmiljølederne og sundhedseksperterne ved at gennemgå ting som:
- Eksisterende risikovurdering, sikkerhedsrapporter og inspektionsmetoder, formularer og planer
- Brugervenligheden af softwaren og hvor aktivt den bruges
- Medarbejders engagement og bidrag til virksomhedens sikkerhedskultur
- Udførte proaktive og korrigerende foranstaltninger
- Roller og ansvar i sikkerhedsstyring og brug af softwaren
Efter gennemgangen kan du udarbejde et resumé af de nødvendige foranstaltninger til forbedring af din sikkerhedskultur. Deling af resultaterne af anmeldelser og vurderinger på arbejdspladsen samt fejring af succeser hjælper med til at forbedre sikkerhedskulturen og engagementet yderligere.
Konklusion
Arbejdssikkerhed i en organisation kan ændres trin for trin. Sikkerhedssoftware er et af de bedste værktøjer til at fremme og systematisere arbejdssikkerhed. Digitalisering af sikkerhedsprocesser og investeringer i arbejdssikkerhed er det hele værd – både for dine medarbejdere, omdømme og produktivitet. Du har også brug for engagement fra hele organisationen og især ledelsen. Når du fører an som et eksempel, sikrer du dig, at kulturen ændrer sig.
Softwaren gør hverdagens arbejde og styring lettere, hjælper med at overholde lovgivningen, engagerer hele organisationen og tilpasser sig forskellige behov og situationer med en række tilgængelige værktøjer. Det lyder let, ikke?
Læs også indlægget "Sikkerhed på arbejdspladsen: Derfor betaler det sig" >
Gør HSE-arbejdet overskueligt og effektivt med EcoOnline EHS
Hos EcoOnline hjælper vi din organisation med at gøre arbejdssikkerheden lettere og nå et højere sikkerhedsniveau. EcoOnline EHS er en omfattende software, der tilbyder omfattende værktøjer til styring af arbejdsmiljø og sikkerhed. Softwaren tilpasser sig dine behov, og det er let at bruge det med vores hjælp. Med vores HSE-software engagerer du alle virksomhedens medarbejdere i arbejdsmiljøarbejdet.