Erklæring om moderne slaveri

EcoOnline Global og dets datterselskaber er dedikeret til at forhindre moderne slaveri og menneskehandel inden for deres forretnings- og forsyningskæde. Virksomheden mener, at overholdelse af Modern Slavery Act 2015 er et afgørende skridt i retning af at mindske relaterede risici og opretholde menneskerettighederne.

For at sikre overholdelse opretholder EcoOnline en streng politisk ramme, investerer i personaleuddannelse og måler sin effektivitet gennem nøglepræstationsindikatorer. Virksomheden implementerer også et robust due diligence-program, der gør det muligt at vurdere risici og identificere huller i kontrollen ved hjælp af spørgeskemaer til selvevaluering, screening af enheder og globale databasekontroller for at opnå det ønskede niveau af compliance.

Ved at følge OECD’s Due Diligence Guidance for Responsible Business Conduct evaluerer EcoOnline løbende sin eksponering og sandsynligheden for overtrædelser af moderne slaveri.

Virksomheden anvender en risikobaseret tilgang med fokus på de mest kritiske leverandører og tager bl.a. hensyn til faktorer som geografisk placering, industritype, industriens risikoindikatorer, samlet forbrug og eventuelle tidligere vurderinger.

Virksomheden understreger sit engagement som udvikler af innovative teknologiløsninger inden for miljø, sundhed og sikkerhed og bæredygtighed og betragter udryddelsen af tvangsarbejde og moderne slaveri som en topprioritet og anvender dedikerede ressourcer til at opfylde sine forpligtelser.

1. Åbningstale, formand for bestyrelsen

EcoOnline Global og dets datterselskaber (“EcoOnline” eller “virksomheden”) er forpligtet til at forhindre handlinger af moderne slaveri og menneskehandel i at forekomme i sin forretning og forsyningskæde og pålægger de samme høje standarder for sine leverandører. I denne sammenhæng mener EcoOnline, at Modern Slavery Act 2015 (“loven”) er et betydeligt skridt fremad med hensyn til at tilskynde virksomheder til at identificere og proaktivt tackle risici, der er direkte relateret til eller forbundet med moderne slaveri og menneskehandel på tværs af forretningsdrift og forsyningskæder.

Selv om loven måske ikke gælder for alle virksomhedens datterselskaber eller jurisdiktioner, inden for hvilke den opererer, anvender alle datterselskaber, der opererer under EcoOnline-paraplyen, den samme strenge due diligence som en del af virksomhedsgruppen.

2. EcoOnline Global

Virksomheden har hovedkvarter i Storbritannien og har driftsbaser i Storbritannien, USA, Canada, Norge, Sverige, Danmark, Finland, Irland, Tyskland og New Zealand.

EcoOnline er en software-as-a-service (SaaS)-udbyder, der udvikler innovative teknologiløsninger til at understøtte den digitale og miljømæssige udvikling, som vores kunder har taget til sig for at opbygge en bæredygtig verden. Produktdækningen omfatter miljø-, sundheds- og sikkerhedssoftware (EHS), Lone

Arbejdssikkerhed, kemikaliesikkerhed, krisestyring, miljøledelse og bæredygtighedsrapportering, og vores teams bygger og implementerer transformativ software, der sikrer, at kunderne ikke kun overholder reglerne, men også opnår langt større mål, end de har sat for sig selv. EcoOnline sætter mennesker først og kæmper for at beskytte mennesker og planeten.

Virksomheden er til stede på det globale marked og betjener mere end 10.000 kunder i Storbritannien, Nordamerika, Norden og Asien og Stillehavsområdet og har en mangfoldig arbejdsstyrke på mere end 900 talentfulde medarbejdere.

I sit mål om at levere SaaS-løsninger og blive den foretrukne leverandør af EHSQ-værktøjer, -tjenester og -løsninger arbejder virksomheden med en række leverandører. For at muliggøre en effektiv styring af sine leverandører og forsyningskæden kategoriserer EcoOnline derfor sine leverandører:

• Kritisk infrastruktur (omfatter udbydere af servicehosting og udbydere af sikkerhedsovervågningstjenester)
• Strategic Business Services (omfatter finansielle institutioner, forsikringsudbydere, konsulenter og advokatfirmaer)
• Andre teknologileverandører (omfatter teknologileverandører, der leverer værktøjer og tjenester, der understøtter den daglige drift)
• Andre forretningstjenester (omfatter ikke-teknologiske leverandører, som leverer værktøjer og tjenester, der understøtter den daglige drift)

I betragtning af EcoOnlines globale fodaftryk og dets behov for at engagere en bred vifte af leverandører, forstår virksomheden risikoen i forbindelse med muligheden for menneskerettighedsafvigelser i sine værdikæder. Denne erklæring anerkender en sådan risiko og bekræfter, at virksomheden har en nultolerance i forhold til sådanne afvigelser, da den er forpligtet til at udrydde alle former for moderne slaveri og menneskerettighedskrænkelser.

3. Politikker

EcoOnline implementerer som en del af sin forpligtelse til at afbøde moderne slaveri og overtrædelser af menneskerettighederne en række politikker for at vejlede om bedste praksis. Politikpakken består af:

• Politik for bekæmpelse af bestikkelse og korruption
• Politik for bekæmpelse af hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme
• Adfærdskodekser (medarbejdere og leverandører)
• Politik for lige muligheder
• Politik for klager
• Rekrutteringspolitik
• Politik for due diligence af leverandører
• Politik for whistleblowing

4. Rettidig omhu

For at overvåge og afbøde muligheden for moderne slaveri og menneskerettighedsovertrædelser, herunder menneskehandel i virksomhedens forsyningskæde, er der implementeret en politik og procedure for due diligence hos leverandører. Både politik og procedure anvendes som en del af EcoOnlines onboarding af leverandører og gennemføres under alle omstændigheder, inden der indgås aftaler med entreprenører, konsulenter, partnere, samarbejdspartnere eller outsourcede leverandører, der udfører tjenester for eller på vegne af virksomheden. Due diligence hos EcoOnline omfatter:

• Leverandørerne skal svare på et spørgeskema til selvevaluering, som indeholder specifikke afsnit om menneskerettigheder, anstændige arbejdsforhold, miljøansvar, bæredygtighed, økonomisk kriminalitet, moderne slaveri, informationssikkerhed og databeskyttelse.
• Leverandører skal demonstrere og bevise, at de har en politik, der forbyder overtrædelser af menneskerettighederne, bestikkelse, korruption og moderne slaveri.
• Leverandører skal underskrive relevante EcoOnline-politikker.
• EcoOnline gennemgår og foretager en uafhængig KYC-vurdering af den potentielle leverandør (gennemgang hvert andet år for eksisterende leverandører) for at fastslå eventuelle faktiske eller potentielle negative indvirkninger i forhold til menneskerettigheder, anstændige arbejdsforhold og andre relaterede vedtægter.
• Alle kontraherende enheder screenes mod globale databaser for sanktioner og statsligt ejerskab.

EcoOnlines due diligence-proces er designet til at:

• Fastlægge og vurdere risikoområder i forsyningskæden.
• Overvåg relevante risikokategorier på tværs af virksomheden og forsyningskæden.
• Mindske risici forbundet med eller direkte relateret til moderne slaveri, menneskehandel, overtrædelser af sanktioner, bestikkelse, korruption, finansiering af terrorisme, økonomisk kriminalitet og databeskyttelse.

5. Risiko og overholdelse

EcoOnline foretager regelmæssigt horisontscanninger og evaluerer arten og omfanget af sin risikoeksponering i forhold til moderne slaveri og menneskerettighedsovertrædelser, der potentielt kan forekomme i virksomhedens drift og forsyningskæde. Virksomheden har vedtaget OECD’s Due Diligence Guidance for Responsible Conduct (“RBC”) og har repræsenteret dette ved at integrere vejledningen i sin politikpakke.

EcoOnlines strategi består derfor af:

• Integrer RBC i politikker og ledelsessystemer.
• Identificere og vurdere faktiske og potentielle negative påvirkninger relateret til moderne slaveri og i forbindelse med virksomhedens drift, produktudvikling og servicetilbud.
• Stop, forebyg og reducer risikoen.
• Følg implementeringen af korrigerende foranstaltninger og forbedr løbende resultaterne.
• Kommuniker, hvordan risici håndteres.
• Udvikle, bidrage til og sørge for afhjælpning, hvor det er relevant.

6. Påvirkninger

I betragtning af at EcoOnlines kerneforretning er at levere SaaS-løsninger, der beskytter mennesker og planeten og øger bæredygtigheden, er virksomheden godt positioneret til at opretholde sine forpligtelser som en troværdig global virksomhed. Men da EcoOnlines markedsfokus overvejende er Storbritannien, Nordamerika, Norden og Asien og Stillehavsområdet, mener virksomheden ikke, at den opererer inden for højrisikoregioner med hensyn til moderne slaveri og menneskerettigheder eller andre relaterede emner.

Leverandører, som virksomheden søger at engagere og underlægge sin due diligence-proces, skal deltage i et vist niveau af menneskelig interaktion, hvad enten det er gennem produkt- eller servicedemonstrationer, leverandørdiskussioner, diskussioner før kontraktindgåelse eller lignende. Som sådan kan EcoOnline bestemme risikoen tidligt i leverandørens onboarding-proces og holde potentielle leverandører direkte ansvarlige, hvor virksomheden mener, at der er afvigelser fra anerkendt, acceptabel forretningspraksis.

EcoOnline implementerer en streng kodeks for overholdelse og tolererer ikke nogen form for slaveri eller overtrædelser af menneskerettighederne i sin forsyningskæde. Virksomheden indsætter relevante kontraktklausuler i sine kontrakter, der binder hver part til at overholde alle gældende statslige, nationale, internationale og regionale love, regler, direktiver, forordninger eller andre gældende mekanismer, der søger at øge ansvarlig forretningspraksis og begrænse spredningen af menneskerettighedsovertrædelser. Hvor mennesker eller leverandører ikke anerkender deres forpligtelser, afslutter EcoOnline sit forhold til den relevante person eller enhed.

Baseret på en vurdering af EcoOnlines globale forretningsaktiviteter i 2023 og en stikprøvegennemgang af de nuværende kritiske leverandører mener virksomheden, at dens samlede eksponering for risici i forbindelse med moderne slaveri og enhver form for overtrædelse af menneskerettighederne, der forekommer i dens forretningsprocesser og forsyningskæde, er lav.

7. Programeffektivitet og indikatorer

EcoOnline bruger Key Performance Indicators (“KPI’er”) og Key Risk Indicators (“KRI’er”) til at måle effektiviteten af sine afhjælpninger og kontroller i forhold til moderne slaveri og menneskerettighedsovertrædelser, herunder menneskehandel, der finder sted inden for sine forretningsprocesser eller forsyningskæde. Som eksempel er nogle af virksomhedens KPI’er angivet nedenfor:

8. Uddannelse

Som databehandler behandler EcoOnline også kun følsomme personoplysninger i et meget begrænset antal situationer, typisk i forbindelse med bestemte moduler inden for vores EHS-tilbud.

EcoOnline investerer ressourcer i at uddanne og træne medarbejdere i at genkende risici forbundet med moderne slaveri, overtrædelser af menneskerettigheder og andre relaterede emner, der kan forekomme i virksomhedens forretningsprocesser og forsyningskæde. Gennem implementering af obligatoriske interne træningsprogrammer opfordres medarbejderne til at identificere og rapportere overtrædelser af virksomhedens politikker og standarder og til at eskalere eventuelle bekymringer i forbindelse med moderne slaveri og menneskerettigheder. Desuden omfatter uddannelsen anerkendelse af konsekvenserne af ikke at rapportere mulige afvigelser og rationalet bag at sikre, at virksomheden og dens medarbejdere respekterer deres forpligtelser til at begrænse risikoen.

Eksempler på træningskurser, der er gennemført i rapporteringsperioden, omfatter:

• eLearning Adfærd og etik (hvordan man opdager og rapporterer mistænkelig adfærd)
• eLearning Whistleblowing (hvordan man anonymt indberetter overtrædelser ved hjælp af whistleblowing-løsningen)

9. Konklusion

EcoOnlines forpligtelser til at bekæmpe moderne slaveri, menneskehandel og andre tilknyttede menneskerettighedskrænkelser er godkendt af bestyrelsen og faciliteret af virksomhedens Executive Leadership Team (ELT). Desuden udpeger EcoOnline en juridisk chef og en risikomanager til at vurdere, overvåge og rapportere om virksomhedens niveau af overholdelse og risici i forbindelse med moderne slaveri, menneskehandel og menneskerettigheder.

Denne erklæring er udarbejdet i overensstemmelse med afsnit 54(1) i Modern Slavery Act 2015 og udgør EcoOnlines erklæring om slaveri og menneskehandel for regnskabsåret 2023, der begynder den 1. januar 2023 og slutter den 31. december 2023.

Tom Goodmanson

ADMINISTRERENDE DIREKTØR

EcoOnline Global