Erklæring om moderne slaveri

1. Introduktion og erklæring om forpligtelse

Denne erklæring afgives i henhold til § 54 i Modern Slavery Act 2015 (”loven”) og tilsvarende lovgivning verden over. Den beskriver de tiltag, EcoOnline har gennemført i regnskabsåret 2025 for at forebygge moderne slaveri og menneskehandel i vores virksomhed og forsyningskæder.

EcoOnline Global og dets datterselskaber (”EcoOnline” eller ”Virksomheden”) er forpligtet til at forebygge, at handlinger relateret til moderne slaveri og menneskehandel finder sted i virksomhedens drift og forsyningskæde, og stiller de samme høje krav til sine leverandører.

Virksomheden anser overholdelse af Modern Slavery Act 2015 som et afgørende skridt til at reducere relaterede risici og sikre menneskerettigheder. For at sikre overholdelse opretholder EcoOnline et stramt politik- og retningslinjerammeværk, investerer i medarbejderuddannelse og måler effektiviteten via centrale nøgletal (KPI’er). Virksomheden gennemfører også et robust due diligence-program, der muliggør risikovurdering og identificering af kontrolhuller, ved at anvende selvevalueringsspørgeskemaer, screening af enheder og globale databasekontroller for at opnå det ønskede niveau af compliance. Selv om loven måske ikke gælder for alle virksomhedens datterselskaber eller jurisdiktioner, inden for hvilke den opererer, anvender alle datterselskaber, der opererer under EcoOnline-paraplyen, den samme strenge due diligence som en del af virksomhedsgruppen.

Ved at følge OECD’s Due Diligence Guidance for Responsible Business Conduct evaluerer EcoOnline løbende sin eksponering og sandsynligheden for overtrædelser af moderne slaveri. Virksomheden anvender en risikobaseret tilgang med fokus på de mest kritiske leverandører og tager bl.a. hensyn til faktorer som geografisk placering, industritype, industriens risikoindikatorer, samlet forbrug og eventuelle tidligere vurderinger. Virksomheden understreger sit engagement som udvikler af innovative teknologiløsninger inden for miljø, sundhed og sikkerhed og bæredygtighed og betragter udryddelsen af tvangsarbejde og moderne slaveri som en topprioritet og anvender dedikerede ressourcer til at opfylde sine forpligtelser.

2. Organisationsstruktur

Med hovedsæde i Storbritannien har Virksomheden driftsbaser i Storbritannien, USA, Canada, Norge, Sverige, Danmark, Finland, Irland og New Zealand.

EcoOnline er en software-as-a-service (SaaS)-udbyder, der udvikler innovative teknologiløsninger til at understøtte den digitale og miljømæssige udvikling, som vores kunder tager til sig for at skabe en bæredygtig verden. Produktporteføljen omfatter software til Environment, Health & Safety (EHS), sikkerhed for alenearbejdere, kemikaliesikkerhed, krisestyring, miljøledelse og bæredygtighedsrapportering, og vores teams udvikler og implementerer transformativ software, der sikrer, at kunderne ikke blot overholder kravene, men også når langt større mål, som de har sat for sig selv. EcoOnline sætter mennesker først og arbejder for beskyttelsen af mennesker og planeten.

Virksomheden har desuden en global markedsposition og betjener mere end 10.000 kunder i Storbritannien, Europa, Nordamerika, Norden og Asien-Stillehavsområdet og har en mangfoldig arbejdsstyrke på 600+ talentfulde medarbejdere.

Med henblik på at levere SaaS-løsninger og blive den foretrukne udbyder af EHSQ-værktøjer, -tjenester og -løsninger samarbejder Virksomheden med en række leverandører. For at muliggøre en effektiv styring af leverandører og forsyningskæde kategoriserer EcoOnline derfor sine leverandører:

3. Politikker

EcoOnline implementerer som en del af sin forpligtelse til at afbøde moderne slaveri og overtrædelser af menneskerettighederne en række politikker for at vejlede om bedste praksis. Politikpakken består af:

• Politik for bekæmpelse af bestikkelse og korruption
• Politik for bekæmpelse af hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme
• Adfærdskodekser (medarbejdere og leverandører)
• Politik for lige muligheder
• Politik for klager
• Rekrutteringspolitik
• Politik for due diligence af leverandører
• Politik for whistleblowing

4. Due diligence

For at overvåge og afbøde muligheden for moderne slaveri og menneskerettighedsovertrædelser, herunder menneskehandel i virksomhedens forsyningskæde, er der implementeret en politik og procedure for due diligence hos leverandører. Både politik og procedure anvendes som en del af EcoOnlines onboarding af leverandører og gennemføres under alle omstændigheder, inden der indgås aftaler med entreprenører, konsulenter, partnere, samarbejdspartnere eller outsourcede leverandører, der udfører tjenester for eller på vegne af virksomheden. Due diligence hos EcoOnline omfatter:

• Leverandørerne skal svare på et spørgeskema til selvevaluering, som indeholder specifikke afsnit om menneskerettigheder, anstændige arbejdsforhold, miljøansvar, bæredygtighed, økonomisk kriminalitet, moderne slaveri, informationssikkerhed og databeskyttelse.
• Leverandører skal demonstrere og bevise, at de har en politik, der forbyder overtrædelser af menneskerettighederne, bestikkelse, korruption og moderne slaveri.
• Leverandører skal underskrive relevante EcoOnline-politikker.
• EcoOnline gennemgår og foretager en uafhængig KYC-vurdering af den potentielle leverandør (gennemgang hvert andet år for eksisterende leverandører) for at fastslå eventuelle faktiske eller potentielle negative indvirkninger i forhold til menneskerettigheder, anstændige arbejdsforhold og andre relaterede vedtægter.
• Alle kontraherende enheder screenes mod globale databaser for sanktioner og statsligt ejerskab.

EcoOnlines due diligence-proces er designet til at:

• Etablere og vurdere risikoområder i sin forsyningskæde
• Overvåg relevante risikokategorier på tværs af virksomheden og forsyningskæden.
• Mindske risici forbundet med eller direkte relateret til moderne slaveri, menneskehandel, overtrædelser af sanktioner, bestikkelse, korruption, finansiering af terrorisme, økonomisk kriminalitet og databeskyttelse.

5. Risiko og compliance

EcoOnline foretager løbende horizon scanning og vurderer arten og omfanget af sin risikoeksponering i relation til moderne slaveri og krænkelser af menneskerettighederne, som potentielt kan forekomme i virksomhedens drift og forsyningskæde. Virksomheden har vedtaget OECD’s Due Diligence Guidance for Responsible Business Conduct (”RBC”) og har omsat dette ved at indarbejde vejledningen i sit politik- og retningslinjesæt.

EcoOnlines strategi omfatter derfor:

• Integrer RBC i politikker og ledelsessystemer.
• Identificere og vurdere faktiske og potentielle negative påvirkninger relateret til moderne slaveri og i forbindelse med virksomhedens drift, produktudvikling og servicetilbud.
• Stop, forebyg og reducer risikoen.
• Følg implementeringen af korrigerende foranstaltninger og forbedr løbende resultaterne. o Kommunikere, hvordan risici håndteres.
• Udvikle, bidrage til og yde afhjælpning, hvor det er relevant.

6. Styring af forsyningskæden

Da EcoOnlines kerneforretning er at levere SaaS-løsninger, der beskytter mennesker og planeten og øger bæredygtigheden, er Virksomheden godt positioneret til at leve op til sine forpligtelser som en troværdig global virksomhed. Da EcoOnlines markedsfokus imidlertid primært er Storbritannien, Europa, Nordamerika, Norden og Asien-Stillehavsområdet, vurderer Virksomheden ikke, at den opererer i højrisikoregioner med hensyn til moderne slaveri og menneskerettigheder eller andre relaterede emner.

Leverandører, som virksomheden søger at engagere og underlægge sin due diligence-proces, skal deltage i et vist niveau af menneskelig interaktion, hvad enten det er gennem produkt- eller servicedemonstrationer, leverandørdiskussioner, diskussioner før kontraktindgåelse eller lignende. Som sådan kan EcoOnline bestemme risikoen tidligt i leverandørens onboarding-proces og holde potentielle leverandører direkte ansvarlige, hvor virksomheden mener, at der er afvigelser fra anerkendt, acceptabel forretningspraksis.

EcoOnline implementerer en streng kodeks for overholdelse og tolererer ikke nogen form for slaveri eller overtrædelser af menneskerettighederne i sin forsyningskæde. Virksomheden indsætter relevante kontraktklausuler i sine kontrakter, der binder hver part til at overholde alle gældende statslige, nationale, internationale og regionale love, regler, direktiver, forordninger eller andre gældende mekanismer, der søger at øge ansvarlig forretningspraksis og begrænse spredningen af menneskerettighedsovertrædelser. Hvor mennesker eller leverandører ikke anerkender deres forpligtelser, afslutter EcoOnline sit forhold til den relevante person eller enhed.

På baggrund af en vurdering af EcoOnlines globale forretningsaktiviteter i 2025 og en stikprøvevis gennemgang af virksomhedens nuværende kritiske leverandører vurderer Virksomheden, at dens samlede eksponering for risici relateret til moderne slaveri og enhver form for krænkelse af menneskerettighederne i virksomhedens forretningsprocesser og forsyningskæde er lav.

7. Uddannelse og bevidsthed

EcoOnline investerer ressourcer i at uddanne og træne medarbejdere i at genkende risici forbundet med moderne slaveri, overtrædelser af menneskerettigheder og andre relaterede emner, der kan forekomme i virksomhedens forretningsprocesser og forsyningskæde. Gennem implementering af obligatoriske interne træningsprogrammer opfordres medarbejderne til at identificere og rapportere overtrædelser af virksomhedens politikker og standarder og til at eskalere eventuelle bekymringer i forbindelse med moderne slaveri og menneskerettigheder. Desuden omfatter uddannelsen anerkendelse af konsekvenserne af ikke at rapportere mulige afvigelser og rationalet bag at sikre, at virksomheden og dens medarbejdere respekterer deres forpligtelser til at begrænse risikoen.

Eksempler på uddannelsesforløb, der blev gennemført i rapporteringsperioden, omfatter:

• eLearning Adfærd og etik (omfatter kendskab til virksomhedens etiske retningslinjer og adfærdskodeks-politikker)
• eLearning Antibestikkelse og korruption (inkl. hvordan man opdager og rapporterer mistænkelig adfærd samt kendskab til relevante politikker)

8. Programmeffektivitet og indikatorer

EcoOnline bruger Key Performance Indicators (“KPI’er”) og Key Risk Indicators (“KRI’er”) til at måle effektiviteten af sine afhjælpninger og kontroller i forhold til moderne slaveri og menneskerettighedsovertrædelser, herunder menneskehandel, der finder sted inden for sine forretningsprocesser eller forsyningskæde. Som eksempel er nogle af virksomhedens KPI’er angivet nedenfor:

9. Governance

EcoOnlines forpligtelser til at bekæmpe moderne slaveri, menneskehandel og andre tilknyttede menneskerettighedskrænkelser er godkendt af bestyrelsen og faciliteret af virksomhedens Executive Leadership Team (ELT). Desuden udpeger EcoOnline en juridisk chef og en risikomanager til at vurdere, overvåge og rapportere om virksomhedens niveau af overholdelse og risici i forbindelse med moderne slaveri, menneskehandel og menneskerettigheder.

10. Godkendelse

Denne erklæring afgives i overensstemmelse med § 54(1) i Modern Slavery Act 2015 og tilsvarende lovgivning verden over. Den udgør EcoOnlines erklæring om slaveri og menneskehandel for regnskabsåret 2025, der begynder den 1. januar 2025 og slutter den 31. december 2025.

Denne erklæring blev godkendt af EcoOnlines bestyrelse den 17. marts 2026. Den underskrives på bestyrelsens vegne af:

Tom Goodmanson

CEO

EcoOnline Group