Déclaration sur l’esclavage moderne

EcoOnline Global et ses filiales se consacrent à la prévention de l’esclavage moderne et de la traite des êtres humains au sein de leur entreprise et de leur chaîne d’approvisionnement. La Société considère que le respect de la loi de 2015 sur l’esclavage moderne est une étape cruciale pour atténuer les risques connexes et maintenir les droits de l’homme.

Pour assurer la conformité, EcoOnline maintient un cadre politique strict, investit dans la formation du personnel et mesure son efficacité grâce à des indicateurs de performance clés. La société met également en œuvre un solide programme de diligence raisonnable qui permet l’évaluation des risques et l’identification des lacunes de contrôle, en utilisant des questionnaires d’auto-évaluation, un filtrage des entités et des vérifications de bases de données mondiales pour atteindre le niveau de conformité souhaité.

EcoOnline, en suivant les Directives de l’OCDE sur le devoir de diligence pour une conduite responsable des entreprises, évalue son exposition et la probabilité de contraventions à l’esclavage moderne sur une base continue.

La Société adopte une approche basée sur les risques, en se concentrant sur ses fournisseurs les plus critiques et prend en compte entre autres des facteurs tels que l’emplacement géographique, le type d’industrie, les indicateurs de risque de l’industrie, les dépenses totales et toute évaluation précédente.

Soulignant son engagement, en tant que développeur de solutions technologiques innovantes dans le domaine de l’environnement, de la santé, de la sécurité et de la durabilité, la société considère l’éradication du travail forcé et de l’esclavage moderne comme une priorité absolue et déploie des ressources dédiées pour s’acquitter de ses obligations.

1. Déclaration d’ouverture, président du conseil d’administration

EcoOnline Global et ses filiales (« EcoOnline » ou la « Société ») s’engagent à prévenir les actes d’esclavage moderne et de traite des êtres humains au sein de ses activités et de sa chaîne d’approvisionnement et imposent les mêmes normes élevées à ses fournisseurs. Dans ce contexte, EcoOnline estime que la Loi de 2015 sur l’esclavage moderne (la « Loi ») est un pas en avant important pour encourager les entreprises à identifier et à s’attaquer de manière proactive aux risques directement liés ou associés à l’esclavage moderne et à la traite des êtres humains dans les opérations commerciales et les chaînes d’approvisionnement.

Bien que la Loi puisse ne pas s’appliquer à toutes les filiales ou juridictions de la Société dans lesquelles elle exerce ses activités, toutes les filiales opérant sous l’égide d’EcoOnline appliquent la même diligence raisonnable stricte en tant que membre du groupe de sociétés.

2. EcoOnline Global

Basée au Royaume-Uni, la Société maintient des bases opérationnelles au Royaume-Uni, aux États-Unis, au Canada, en Norvège, en Suède, au Danemark, en Finlande, en Irlande, en Allemagne et en Nouvelle-Zélande.

EcoOnline est un fournisseur de logiciels en tant que service (SaaS) développant des solutions technologiques innovantes pour soutenir l’évolution numérique et environnementale adoptée par nos clients pour construire un monde durable. La couverture des produits comprend les logiciels environnement, santé et sécurité (ESS), Lone

Les rapports sur la sécurité des travailleurs, la sécurité chimique, la gestion des crises, la gestion de l’environnement et la durabilité, et nos équipes construisent et mettent en œuvre un logiciel transformateur qui garantit que les clients sont non seulement conformes, mais atteignent des objectifs beaucoup plus grands qu’ils se sont fixés. EcoOnline donne la priorité aux gens et défend la protection des personnes et de la planète.

Notamment, la société a une présence sur le marché mondial, desservant plus de 10 000 clients à travers le Royaume-Uni, l’Amérique du Nord, les pays nordiques et les régions Asie-Pacifique, et maintient une main-d’œuvre diversifiée de plus de 900 employés talentueux.

Dans son objectif de fournir des solutions SaaS et de devenir le fournisseur privilégié d’outils, de services et de solutions EHSQ, la société travaille avec une gamme de fournisseurs. En conséquence, pour permettre la gestion efficace de ses fournisseurs et de sa chaîne d’approvisionnement, EcoOnline catégorise ses fournisseurs :

• Infrastructure critique (comprend les fournisseurs d’hébergement de services et les fournisseurs de services de surveillance de la sécurité)
• Strategic Business Services (comprend les institutions de services financiers, les fournisseurs d’assurance, les consultants et les cabinets d’avocats)
• Autres fournisseurs de technologie (y compris les fournisseurs de technologie qui fournissent des outils et des services à l’appui des opérations quotidiennes)
• Autres services aux entreprises (y compris les fournisseurs non technologiques qui fournissent des outils et des services à l’appui des activités quotidiennes)

Compte tenu de l’empreinte mondiale d’EcoOnline et de sa nécessité d’engager une grande variété de fournisseurs, la société comprend le risque lié à la possibilité de déviations des droits de l’homme au sein de ses chaînes de valeur. Cette déclaration reconnaît ce risque et confirme que la Société adopte une approche de tolérance zéro à l’égard de ces écarts, car elle s’engage à éradiquer toutes les formes d’esclavage moderne et les violations des droits de l’homme.

3. Politiques

EcoOnline, dans le cadre de son engagement à atténuer l’esclavage moderne et les violations des droits de l’homme, met en œuvre un ensemble de politiques pour guider les meilleures pratiques. L’ensemble des politiques comprend :

• Politique de lutte contre la corruption
• Politique de lutte contre le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes
• Codes de conduite (employé et fournisseur)
• Politique d’égalité des chances
• Politique sur les griefs
• Politique de recrutement
• Politique de diligence raisonnable des fournisseurs
• Politique de dénonciation

4. Diligence raisonnable

Pour surveiller et atténuer la possibilité d’esclavage moderne et de violations des droits de l’homme, y compris la traite des êtres humains au sein de la chaîne d’approvisionnement de la société, une politique et une procédure de diligence raisonnable des fournisseurs sont mises en œuvre. La politique et la procédure sont appliquées dans le cadre de l’intégration des fournisseurs d’EcoOnline et, dans tous les cas, sont complétées avant la signature d’accords avec des entrepreneurs, des consultants, des partenaires, des collaborateurs ou des fournisseurs externalisés qui fournissent des services pour ou au nom de la société. La diligence raisonnable chez EcoOnline comprend :

• Les fournisseurs doivent répondre à un questionnaire d’auto-évaluation qui comprend des sections spécifiques sur les droits de l’homme, les conditions de travail décentes, la responsabilité environnementale, la durabilité, la criminalité financière, l’esclavage moderne, la sécurité de l’information et la protection des données.
• Les fournisseurs doivent démontrer et prouver qu’ils ont mis en place une politique interdisant les violations des droits de l’homme, les pots-de-vin, la corruption et l’esclavage moderne.
• Les fournisseurs doivent signer les politiques pertinentes d’EcoOnline.
• EcoOnline examine et entreprend une évaluation kyc indépendante du fournisseur potentiel (examens biennaux pour les fournisseurs existants) afin de déterminer tout impact négatif réel ou potentiel en ce qui concerne les droits de l’homme, les conditions de travail décentes et d’autres lois connexes.
• Toutes les entités contractantes sont examinées par rapport aux bases de données mondiales pour les sanctions et la propriété de l’État.

Le processus de diligence raisonnable d’EcoOnline est conçu pour :

• Établir et évaluer les secteurs de risque dans sa chaîne d’approvisionnement.
• Surveiller les catégories de risque pertinentes tout au long de l’entreprise et de la chaîne d’approvisionnement.
• Atténuer les risques associés ou directement liés à l’esclavage moderne, à la traite des personnes, aux violations des sanctions, aux pots-de-vin, à la corruption, au financement du terrorisme, à la criminalité financière et à la protection des données.

5. Risque et conformité

EcoOnline analyse et évalue régulièrement la nature et l’étendue de son exposition au risque par rapport à l’esclavage moderne et aux violations des droits de l’homme qui pourraient survenir au sein de ses opérations et de sa chaîne d’approvisionnement. La Société a adopté le Guide de l’OCDE sur le devoir de diligence pour une conduite responsable (« RBC ») et l’a représenté en intégrant les lignes directrices dans son ensemble de politiques.

La stratégie d’EcoOnline comprend donc :

• Intégrer la RBC aux politiques et aux systèmes de gestion.
• Identifier et évaluer les impacts négatifs réels et potentiels liés à l’esclavage moderne et associés aux opérations, au développement de produits et aux offres de services de la Société.
• Cesser, prévenir et atténuer les risques.
• Faire le suivi de la mise en œuvre des mesures correctives et améliorer continuellement les résultats.
• Communiquer la façon dont les risques sont traités.
• Élaborer, contribuer et fournir des mesures correctives, le cas échéant.

6. Répercussions

Considérant que le cœur de métier d’EcoOnline est de fournir des solutions SaaS qui protègent les personnes et la planète, et d’accroître la durabilité, la société est bien placée pour respecter ses obligations en tant qu’entreprise mondiale crédible. Cependant, étant donné que le marché d’EcoOnline se concentre principalement sur le Royaume-Uni, l’Amérique du Nord, les pays nordiques et les régions Asie-Pacifique, la Société ne considère pas qu’elle opère dans des régions à haut risque en ce qui concerne l’esclavage moderne et les droits de l’homme, ou d’autres sujets connexes.

Les fournisseurs que la Société cherche à engager et soumis à son processus de diligence raisonnable sont tenus de participer à un certain niveau d’interaction humaine, que ce soit par le biais de démonstrations de produits ou de services, de discussions avec les fournisseurs, de discussions précontractuelles ou similaires. En tant que tel, EcoOnline peut déterminer les risques au début de son processus d’intégration des fournisseurs, en tenant directement les fournisseurs potentiels responsables lorsque la société estime qu’il y a des écarts par rapport aux pratiques commerciales reconnues et acceptables.

EcoOnline met en œuvre un code de conformité strict et ne tolère aucune forme d’esclavage ou de violation des droits de l’homme au sein de sa chaîne d’approvisionnement. La Société insère des clauses contractuelles pertinentes dans ses contrats, obligeant chaque partie à se conformer à toutes les lois, règles, directives, règlements ou règlements étatiques, nationaux, internationaux et régionaux applicables ou à tout autre mécanisme applicable visant à accroître les pratiques commerciales responsables et à limiter la prolifération des violations des droits de l’homme. Lorsque les personnes ou les fournisseurs ne reconnaissent pas leurs obligations, EcoOnline met fin à sa relation avec la personne ou l’entité concernée.

Sur la base d’une évaluation des activités commerciales mondiales d’EcoOnline en 2023 et d’un examen d’échantillon de ses fournisseurs critiques actuels, la Société considère que son exposition globale aux risques liés à l’esclavage moderne et à tout type de violation des droits de l’homme survenant dans ses processus commerciaux et sa chaîne d’approvisionnement est faible.

7. Efficacité du programme et indicateurs

EcoOnline utilise des indicateurs de performance clés (« KPI ») et des indicateurs de risque clés (« KRIs ») pour mesurer l’efficacité de ses mesures d’atténuation et de contrôle en ce qui concerne l’esclavage moderne et les violations des droits de l’homme, y compris la traite des personnes, qui ont lieu dans ses processus opérationnels ou sa chaîne d’approvisionnement. À titre d’exemple, certains des KPI de la Société sont fournis ci-dessous :

8. Formation

En tant que processeur de données, EcoOnline traite également des données personnelles sensibles uniquement dans un nombre très limité de situations, généralement en relation avec des modules particuliers de notre offre ESS.

EcoOnline investit des ressources pour éduquer et former le personnel à reconnaître les risques associés à l’esclavage moderne, aux violations des droits de l’homme et à tout autre sujet connexe qui pourrait survenir dans les processus commerciaux et la chaîne d’approvisionnement de la société. Grâce à la mise en œuvre de programmes de formation internes obligatoires, les employés sont encouragés à identifier et à signaler les violations des politiques et des normes de la société, et à intensifier toute préoccupation liée à l’esclavage moderne et aux droits de l’homme. De plus, la formation comprend la reconnaissance des conséquences de l’omission de signaler d’éventuels écarts et la raison d’être de s’assurer que la Société et ses employés respectent leurs obligations de limiter les risques.

Voici des exemples de cours de formation mis en œuvre au cours de la période visée par le rapport :

• Apprentissage en ligne, conduite et éthique (comment détecter et signaler les comportements suspects)
• eLearning Whistleblowing (comment signaler, de manière anonyme, les infractions à l’aide de la solution de dénonciation)

9. Conclusion

En engagement envers les obligations de la Société en matière de lutte contre l’esclavage moderne, la traite des êtres humains et toute autre violation des droits de l’homme liée, les obligations d’EcoOnline sont approuvées par le conseil d’administration et facilitées par l’équipe de direction (ELT) de la Société. En outre, EcoOnline nomme un responsable des affaires juridiques et un gestionnaire des risques pour évaluer, surveiller et rendre compte du niveau de conformité de la société et des risques associés à l’esclavage moderne, à la traite des êtres humains et aux droits de l’homme.

Cette déclaration est faite conformément à l’article 54(1) de la loi de 2015 sur l’esclavage moderne et constitue la déclaration d’EcoOnline sur l’esclavage et la traite des êtres humains pour l’exercice 2023, commençant le 1er janvier 2023 et se terminant le 31 décembre 2023.

Tom Goodmanson

Chef de la direction

EcoOnline Global