Uttalande om modernt slaveri

EcoOnline Global och dess dotterbolag är dedikerade till att förhindra modernt slaveri och människohandel inom sin verksamhet och leverantörskedja. Bolaget anser att efterlevnad av Modern Slavery Act 2015 är ett avgörande steg för att minska relaterade risker och upprätthålla mänskliga rättigheter.

För att säkerställa efterlevnad upprätthåller EcoOnline ett strikt policyramverk, investerar i personalutbildning och mäter sin effektivitet med hjälp av viktiga resultatindikatorer. Bolaget implementerar också ett robust due diligence-program som möjliggör riskbedömning och identifiering av kontrollgap, med hjälp av frågeformulär för självutvärdering, screening av enheter och globala databaskontroller för att uppnå önskad efterlevnadsnivå.

EcoOnline, genom att följa OECD:s Due Diligence Guidance for Responsible Business Conduct, utvärderar sin exponering och sannolikheten för brott mot modern slaveri på en löpande basis.

Bolaget tillämpar ett riskbaserat tillvägagångssätt, fokuserar på sina mest kritiska leverantörer och beaktar bland annat faktorer som geografiskt läge, typ av bransch, branschriskindikatorer, totala utgifter och eventuella tidigare utvärderingar.

Som utvecklare av innovativa tekniska lösningar inom miljö, hälsa och säkerhet samt hållbarhet har bolaget högsta prioritet när det gäller att avskaffa tvångsarbete och modernt slaveri och avsätter särskilda resurser för att uppfylla sina åtaganden.

1. Inledningsanförande, styrelsens ordförande

EcoOnline Global och dess dotterbolag (”EcoOnline” eller ”Bolaget”) har åtagit sig att förhindra att handlingar av modernt slaveri och människohandel sker inom dess verksamhet och leveranskedja och ställer samma höga krav på sina leverantörer. I detta sammanhang anser EcoOnline att Modern Slavery Act 2015 (”lagen”) är ett viktigt steg framåt för att uppmuntra företag att identifiera och proaktivt hantera risker som är direkt relaterade till eller associerade med modernt slaveri och människohandel i hela affärsverksamheten och leveranskedjorna.

Även om lagen kanske inte är tillämplig på alla bolagets dotterbolag eller jurisdiktioner inom vilka det verkar, tillämpar alla dotterbolag som verkar under EcoOnline-paraplyet samma strikta due diligence som en del av företagsgruppen.

2. EcoOnline Global

Bolaget har sitt huvudkontor i Storbritannien och har verksamhet i Storbritannien, USA, Kanada, Norge, Sverige, Danmark, Finland, Irland, Tyskland och Nya Zeeland.

EcoOnline är en SaaS-leverantör (Software-as-a-Service) som utvecklar innovativa tekniklösningar för att stödja den digitala och miljömässiga utvecklingen som våra kunder anammar för att bygga en hållbar värld. Produkttäckningen inkluderar programvara för miljö, hälsa och säkerhet (EHS), Lone

Våra team bygger och implementerar transformativ programvara som säkerställer att kunderna inte bara uppfyller kraven utan också uppnår mycket högre mål än de har satt upp för sig själva. EcoOnline sätter människor i första rummet och arbetar för att skydda människor och planeten.

Bolaget har en global marknadsnärvaro med mer än 10.000 kunder i Storbritannien, Nordamerika, Norden och Asien och Stillahavsområdet, och har en mångsidig personalstyrka på över 900 begåvade medarbetare.

I sin strävan att leverera SaaS-lösningar och bli den föredragna leverantören av EHSQ-verktyg, tjänster och lösningar arbetar bolaget med en rad olika leverantörer. För att möjliggöra en effektiv hantering av sina leverantörer och leveranskedjan kategoriserar EcoOnline sina leverantörer:

• Kritisk infrastruktur (inkluderar leverantörer av hosting-tjänster och leverantörer av säkerhetsövervakningstjänster)
• Strategic Business Services (inkluderar finansinstitut, försäkringsbolag, konsulter och advokatbyråer)
• Övriga teknikleverantörer (inkluderar teknikleverantörer som tillhandahåller verktyg och tjänster som stödjer den dagliga verksamheten)
• Övriga företagstjänster (omfattar leverantörer av icke-tekniska tjänster som tillhandahåller verktyg och tjänster som stödjer den dagliga verksamheten)

Med tanke på EcoOnlines globala fotavtryck och dess behov av att engagera ett brett utbud av leverantörer, förstår företaget risken i samband med möjligheten till avvikelser från mänskliga rättigheter i sina värdekedjor. Detta uttalande erkänner sådan risk och bekräftar att företaget har en nolltoleransstrategi i förhållande till sådana avvikelser eftersom det är engagerat i att utrota alla former av modernt slaveri och brott mot mänskliga rättigheter.

3. Politik

EcoOnline, som en del av sitt åtagande att mildra modernt slaveri och brott mot mänskliga rättigheter, implementerar en policysvit för att vägleda bästa praxis. Policysviten består av:

• Policy mot mutor och korruption
• Policy för bekämpning av penningtvätt och finansiering av terrorism
• Uppförandekoder (anställda och leverantörer)
• Policy för lika möjligheter
• Policy för klagomål
• Rekryteringspolicy
• Policy för due diligence av leverantörer
• Policy för visselblåsning

4. Tillbörlig aktsamhet

För att övervaka och mildra risken för modernt slaveri och brott mot mänskliga rättigheter, inklusive människohandel inom bolagets leverantörskedja, implementeras en policy och procedur för due diligence av leverantörer. Både policy och procedur tillämpas som en del av EcoOnlines leverantörs onboarding och, i vilket fall som helst, slutförs innan avtal tecknas med entreprenörer, konsulter, partners, samarbetspartners eller outsourcade leverantörer som utför tjänster för eller på uppdrag av bolaget. Due diligence hos EcoOnline omfattar:

• Leverantörerna måste svara på ett självutvärderingsformulär som innehåller specifika avsnitt om mänskliga rättigheter, anständiga arbetsvillkor, miljöansvar, hållbarhet, ekonomisk brottslighet, modernt slaveri, informationssäkerhet och dataskydd.
• Leverantörer måste visa och bevisa att de har en policy på plats som förbjuder brott mot mänskliga rättigheter, mutor, korruption och modernt slaveri.
• Leverantörer måste underteckna relevanta EcoOnline-policyer.
• EcoOnline granskar och genomför en oberoende KYC-bedömning av den potentiella leverantören (tvååriga granskningar för befintliga leverantörer) för att fastställa eventuella faktiska eller potentiella negativa effekter i förhållande till mänskliga rättigheter, anständiga arbetsvillkor och andra relaterade stadgar.
• Alla upphandlande enheter granskas mot globala databaser för sanktioner och statligt ägande.

EcoOnlines due diligence-process är utformad för att:

• Fastställa och bedöma riskområden i leverantörskedjan.
• Övervaka relevanta riskkategorier i hela verksamheten och leveranskedjan.
• Minska risker som är förknippade med eller direkt relaterade till modernt slaveri, människohandel, brott mot sanktioner, mutor, korruption, finansiering av terrorism, ekonomisk brottslighet och dataskydd.

5. Risk och efterlevnad

EcoOnline gör regelbundet horisontanalyser och utvärderar arten och omfattningen av sin riskexponering i förhållande till modernt slaveri och brott mot mänskliga rättigheter som potentiellt kan förekomma inom dess verksamhet och leveranskedja. Bolaget har antagit OECD:s Due Diligence Guidance for Responsible Conduct (”RBC”) och har representerat detta genom att integrera vägledningen i sin policysvit.

EcoOnlines strategi består därför av följande:

• Integrera RBC i policyer och ledningssystem.
• Identifiera och bedöma faktiska och potentiella negativa effekter som är relaterade till modernt slaveri och som är förknippade med bolagets verksamhet, produktutveckling och tjänsteerbjudanden.
• Stoppa, förhindra och minska risken.
• Följa upp genomförandet av korrigerande åtgärder och kontinuerligt förbättra resultaten.
• Kommunicera hur risker hanteras.
• Utveckla, bidra till och tillhandahålla åtgärder där så är lämpligt.

6. Påverkan

Med tanke på att EcoOnlines kärnverksamhet är att tillhandahålla SaaS-lösningar som skyddar människor och planeten och ökar hållbarheten, är bolaget väl positionerat för att upprätthålla sina skyldigheter som ett trovärdigt globalt företag. Med tanke på att EcoOnlines marknadsfokus huvudsakligen är Storbritannien, Nordamerika, Norden och Asien och Stillahavsområdet, anser bolaget inte att det verkar inom högriskregioner med avseende på modernt slaveri och mänskliga rättigheter eller andra relaterade ämnen.

Leverantörer som företaget vill engagera och som omfattas av dess due diligence-process måste delta i någon nivå av mänsklig interaktion, vare sig det är genom produkt- eller servicedemonstrationer, leverantörsdiskussioner, diskussioner före kontrakt eller liknande. Som sådan kan EcoOnline bestämma risk tidigt i sin leverantör onboarding process, hålla potentiella leverantörer direkt till konto där bolaget anser att det finns avvikelser från erkända, godtagbara affärsmetoder.

EcoOnline tillämpar en strikt efterlevnadskod och tolererar inte någon form av slaveri eller brott mot mänskliga rättigheter inom sin leveranskedja. Företaget inför relevanta avtalsklausuler i sina avtal, som binder varje part att följa alla tillämpliga statliga, nationella, internationella och regionala stadgar, regler, direktiv, förordningar eller någon annan tillämplig mekanism som syftar till att öka ansvarsfulla affärsmetoder och begränsa spridningen av brott mot de mänskliga rättigheterna. När människor eller leverantörer inte erkänner sina skyldigheter, avslutar EcoOnline sin relation med den berörda personen eller enheten.

Baserat på en bedömning av EcoOnlines globala affärsverksamhet 2023 och en stickprovsgranskning av dess nuvarande kritiska leverantörer, anser bolaget att dess övergripande exponering för risker relaterade till modernt slaveri och alla typer av brott mot mänskliga rättigheter som förekommer inom dess affärsprocesser och leveranskedja är låg.

7. Programeffektivitet och indikatorer

EcoOnline använder Key Performance Indicators (”KPI:er”) och Key Risk Indicators (”KRI:er”) för att mäta effektiviteten i sina åtgärder och kontroller i förhållande till modernt slaveri och brott mot mänskliga rättigheter, inklusive människohandel, som äger rum inom dess affärsprocesser eller leveranskedja. Som exempel anges några av bolagets KPI:er nedan:

8. Utbildning

Som personuppgiftsbiträde behandlar EcoOnline känsliga personuppgifter endast i ett mycket begränsat antal situationer, vanligtvis i förhållande till särskilda moduler inom vårt EHS-erbjudande.

EcoOnline investerar resurser för att utbilda och träna personalen i att känna igen risker som är förknippade med modernt slaveri, brott mot mänskliga rättigheter och andra relaterade ämnen som kan uppstå i bolagets affärsprocesser och leveranskedja. Genom att genomföra obligatoriska interna utbildningsprogram uppmuntras medarbetarna att identifiera och rapportera överträdelser av bolagets policyer och standarder samt att eskalera eventuella problem som rör modernt slaveri och mänskliga rättigheter. Utbildningen omfattar även insikt om konsekvenserna av att inte rapportera eventuella avvikelser och skälen till att säkerställa att bolaget och dess medarbetare respekterar sina skyldigheter att begränsa riskerna.

Exempel på utbildningar som genomförts under rapportperioden är

• eLearning Uppförandekod och etik (hur man upptäcker och rapporterar misstänkt beteende)
• eLearning Whistleblowing (hur man anonymt rapporterar överträdelser med hjälp av whistleblowing-lösningen)

9. Slutsatser

EcoOnlines åtaganden att bekämpa modernt slaveri, människohandel och andra relaterade brott mot de mänskliga rättigheterna stöds av styrelsen och underlättas av företagets Executive Leadership Team (ELT). Vidare utser EcoOnline en Head of Legal och en Risk Manager för att bedöma, övervaka och rapportera om bolagets nivå av efterlevnad och risker i samband med modernt slaveri, människohandel och mänskliga rättigheter.

Detta uttalande görs i enlighet med avsnitt 54(1) i Modern Slavery Act 2015 och utgör EcoOnlines uttalande om slaveri och människohandel för räkenskapsåret 2023, som börjar den 1 januari 2023 och slutar den 31 december 2023.

Tom Goodmanson

VD OCH KONCERNCHEF

EcoOnline Global