Erklæring om moderne slaveri

EcoOnline Global og dets datterselskaper er opptatt av å forebygge moderne slaveri og menneskehandel i sin virksomhet og leverandørkjede. Selskapet mener at etterlevelse av Modern Slavery Act 2015 er et avgjørende skritt for å redusere relaterte risikoer og opprettholde menneskerettighetene.

For å sikre etterlevelse har EcoOnline strenge retningslinjer, investerer i opplæring av ansatte og måler effektiviteten ved hjelp av viktige resultatindikatorer. Selskapet implementerer også et robust due diligence-program som gjør det mulig å vurdere risiko og identifisere hull i kontrollene ved hjelp av spørreskjemaer for egenevaluering, screening av enheter og globale databasesjekker for å oppnå ønsket nivå av etterlevelse.

EcoOnline følger OECDs retningslinjer for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig forretningsatferd og evaluerer fortløpende sin eksponering og sannsynligheten for brudd på reglene for moderne slaveri.

Selskapet har en risikobasert tilnærming, med fokus på de mest kritiske leverandørene, og tar blant annet hensyn til faktorer som geografisk beliggenhet, type bransje, bransjerisikoindikatorer, totale utgifter og eventuelle tidligere vurderinger.

Som utvikler av innovative teknologiløsninger innen miljø, helse, miljø og sikkerhet og bærekraft er selskapet opptatt av å bekjempe tvangsarbeid og moderne slaveri, og selskapet bruker dedikerte ressurser på å oppfylle forpliktelsene sine.

1. Åpningsinnlegg, styrets leder

EcoOnline Global og dets datterselskaper («EcoOnline» eller «selskapet») er forpliktet til å forhindre at moderne slaveri og menneskehandel forekommer i virksomheten og leverandørkjeden, og stiller de samme høye kravene til sine leverandører. I denne sammenhengen mener EcoOnline at Modern Slavery Act 2015 («loven») er et viktig skritt fremover når det gjelder å oppmuntre virksomheter til å identifisere og proaktivt håndtere risikoer som er direkte relatert til eller forbundet med moderne slaveri og menneskehandel i hele virksomheten og leverandørkjedene.

Selv om loven kanskje ikke gjelder for alle selskapets datterselskaper eller jurisdiksjoner der det driver virksomhet, er alle datterselskaper som opererer under EcoOnline-paraplyen underlagt de samme strenge aktsomhetskravene som en del av konsernet.

2. EcoOnline Global

Selskapet har hovedkontor i Storbritannia og har driftsbaser i Storbritannia, USA, Canada, Norge, Sverige, Danmark, Finland, Irland, Tyskland og New Zealand.

EcoOnline er en SaaS-leverandør (software-as-a-service) som utvikler innovative teknologiløsninger for å støtte den digitale og miljømessige utviklingen som kundene våre er i gang med for å bygge en bærekraftig verden. Produktene omfatter programvare for miljø, helse og sikkerhet (EHS), Lone

Teamene våre bygger og implementerer transformativ programvare som sikrer at kundene ikke bare overholder kravene, men at de også oppnår langt høyere mål enn de har satt seg. EcoOnline setter mennesker først og kjemper for å beskytte mennesker og planeten.

Selskapet har en global tilstedeværelse på markedet og betjener mer enn 10 000 kunder i Storbritannia, Nord-Amerika, Norden og Asia-Stillehavsregionen, og har en mangfoldig arbeidsstyrke på mer enn 900 talentfulle medarbeidere.

I arbeidet med å levere SaaS-løsninger og bli den foretrukne leverandøren av EHSQ-verktøy, -tjenester og -løsninger, samarbeider selskapet med en rekke leverandører. For å muliggjøre effektiv styring av leverandørene og leverandørkjeden kategoriserer EcoOnline derfor leverandørene sine:

• Kritisk infrastruktur (inkluderer leverandører av hosting-tjenester og leverandører av sikkerhetsovervåkningstjenester)
• Strategiske forretningstjenester (inkluderer finansinstitusjoner, forsikringsleverandører, konsulenter og advokatfirmaer)
• Andre teknologileverandører (inkluderer teknologileverandører som leverer verktøy og tjenester som støtter den daglige driften)
• Andre forretningstjenester (inkluderer ikke-teknologileverandører som tilbyr verktøy og tjenester som støtter den daglige driften)

Med tanke på EcoOnlines globale fotavtrykk og behovet for å engasjere et bredt spekter av leverandører, forstår selskapet risikoen knyttet til muligheten for avvik fra menneskerettighetene i sine verdikjeder. Denne erklæringen erkjenner denne risikoen og bekrefter at selskapet har en nulltoleranse i forhold til slike avvik, ettersom det er forpliktet til å utrydde alle former for moderne slaveri og brudd på menneskerettighetene.

3. Retningslinjer

EcoOnline har, som en del av sin forpliktelse til å motvirke moderne slaveri og brudd på menneskerettighetene, implementert en policypakke for å veilede beste praksis. Retningslinjene omfatter følgende:

• Retningslinjer mot bestikkelser og korrupsjon
• Retningslinjer mot hvitvasking av penger og finansiering av terrorisme
• Adferdskodekser (ansatte og leverandører)
• Retningslinjer for like muligheter
• Retningslinjer for klager
• Retningslinjer for rekruttering
• Retningslinjer for aktsomhetsvurderinger av leverandører
• Retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold

4. Due Diligence

For å overvåke og redusere muligheten for moderne slaveri og brudd på menneskerettighetene, inkludert menneskehandel i selskapets leverandørkjede, er det implementert en policy og prosedyre for aktsomhetsvurderinger av leverandører. Både policy og prosedyre brukes som en del av EcoOnlines leverandørkontroll, og fullføres uansett før det inngås avtaler med entreprenører, konsulenter, partnere, samarbeidspartnere eller utkontrakterte leverandører som utfører tjenester for eller på vegne av selskapet. Due diligence hos EcoOnline omfatter:

• Leverandørene må svare på et spørreskjema for egenevaluering som inneholder spesifikke avsnitt om menneskerettigheter, anstendige arbeidsforhold, miljøansvar, bærekraft, økonomisk kriminalitet, moderne slaveri, informasjonssikkerhet og databeskyttelse.
• Leverandørene må vise og dokumentere at de har retningslinjer som forbyr brudd på menneskerettighetene, bestikkelser, korrupsjon og moderne slaveri.
• Leverandører må signere relevante EcoOnline-policyer.
• EcoOnline gjennomgår og foretar en uavhengig KYC-vurdering av den potensielle leverandøren (toårige gjennomganger for eksisterende leverandører) for å fastslå eventuelle faktiske eller potensielle negative konsekvenser i forhold til menneskerettigheter, anstendige arbeidsforhold og andre relaterte vedtekter.
• Alle oppdragsgivere blir sjekket mot globale databaser for sanksjoner og statlig eierskap.

EcoOnlines due diligence-prosess er utformet for å:

• Kartlegge og vurdere risikoområder i leverandørkjeden.
• Overvåke relevante risikokategorier i hele virksomheten og leverandørkjeden.
• Redusere risiko knyttet til eller direkte relatert til moderne slaveri, menneskehandel, brudd på sanksjoner, bestikkelser, korrupsjon, finansiering av terrorisme, økonomisk kriminalitet og databeskyttelse.

5. Risiko og etterlevelse

EcoOnline gjennomfører jevnlig horisontanalyser og evaluerer arten og omfanget av risikoeksponeringen i forhold til moderne slaveri og brudd på menneskerettighetene som potensielt kan forekomme i selskapets virksomhet og leverandørkjede. Selskapet har tatt i bruk OECDs retningslinjer for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig opptreden («RBC») og har representert dette ved å innlemme retningslinjene i sin policypakke.

EcoOnlines strategi består derfor av følgende:

• Integrere RBC i retningslinjer og styringssystemer.
• Identifisere og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser knyttet til moderne slaveri i forbindelse med selskapets virksomhet, produktutvikling og tjenestetilbud.
• Opphøre, forebygge og redusere risiko.
• Følge opp implementeringen av korrigerende tiltak og kontinuerlig forbedre resultatene.
• Kommuniser hvordan risikoer håndteres.
• Utvikle, bidra til og sørge for utbedring der det er hensiktsmessig.

6. Påvirkning

Med tanke på at EcoOnlines kjernevirksomhet er å tilby SaaS-løsninger som beskytter mennesker og planeten, og øker bærekraften, er selskapet godt posisjonert for å opprettholde sine forpliktelser som en troverdig global virksomhet. Gitt at EcoOnlines markedsfokus hovedsakelig er Storbritannia, Nord-Amerika, Norden og Asia-Stillehavsregionen, anser imidlertid ikke selskapet at det opererer i høyrisikoregioner med hensyn til moderne slaveri og menneskerettigheter, eller andre relaterte temaer.

Leverandører som selskapet ønsker å engasjere og som er underlagt selskapets due diligence-prosess, må delta i en viss grad av menneskelig interaksjon, enten det er gjennom produkt- eller tjenestedemonstrasjoner, leverandørdiskusjoner, diskusjoner før kontraktsinngåelse eller lignende. På denne måten kan EcoOnline fastslå risiko tidlig i prosessen med å ta inn leverandører, og stille potensielle leverandører direkte til ansvar der selskapet mener det er avvik fra anerkjent, akseptabel forretningspraksis.

EcoOnline har strenge regler for etterlevelse og tolererer ikke noen form for slaveri eller brudd på menneskerettighetene i sin leverandørkjede. Selskapet innfører relevante kontraktsklausuler i sine kontrakter, som forplikter hver part til å overholde alle gjeldende statlige, nasjonale, internasjonale og regionale lover, regler, direktiver, forskrifter eller andre gjeldende mekanismer som søker å øke ansvarlig forretningspraksis og begrense spredningen av menneskerettighetsbrudd. Dersom personer eller leverandører ikke overholder sine forpliktelser, avslutter EcoOnline sitt forhold til den aktuelle personen eller enheten.

Basert på en vurdering av EcoOnlines globale forretningsvirksomhet i 2023 og en gjennomgang av et utvalg av selskapets nåværende kritiske leverandører, mener selskapet at den samlede eksponeringen for risiko knyttet til moderne slaveri og alle typer brudd på menneskerettighetene som forekommer i selskapets forretningsprosesser og leverandørkjede, er lav.

7. Programeffektivitet og indikatorer

EcoOnline bruker nøkkelindikatorer («KPI-er») og nøkkelrisikoindikatorer («KRI-er») for å måle effektiviteten av sine tiltak og kontroller i forhold til moderne slaveri og brudd på menneskerettighetene, inkludert menneskehandel, som finner sted i forretningsprosessene eller leverandørkjeden. Nedenfor følger et eksempel på noen av selskapets KPI-er:

8. Opplæring

Som databehandler behandler EcoOnline også sensitive personopplysninger bare i et svært begrenset antall situasjoner, vanligvis i forbindelse med bestemte moduler innenfor vårt HMS-tilbud.

EcoOnline investerer ressurser i å utdanne og lære opp ansatte i å gjenkjenne risikoer knyttet til moderne slaveri, brudd på menneskerettighetene og andre relaterte temaer som kan oppstå i selskapets forretningsprosesser og leverandørkjede. Gjennom obligatoriske interne opplæringsprogrammer oppfordres de ansatte til å identifisere og rapportere brudd på selskapets retningslinjer og standarder, og til å eskalere eventuelle bekymringer knyttet til moderne slaveri og menneskerettigheter. Opplæringen omfatter også kunnskap om konsekvensene av å unnlate å rapportere om mulige avvik, og om begrunnelsen for å sikre at selskapet og dets medarbeidere overholder sine forpliktelser til å begrense risiko.

Eksempler på opplæringskurs som er gjennomført i rapporteringsperioden, er blant annet

• eLearning Adferd og etikk (hvordan oppdage og rapportere mistenkelig atferd)
• eLearning Whistleblowing (hvordan du anonymt kan varsle om lovbrudd ved hjelp av varslingsløsningen)

9. Konklusjon

EcoOnlines forpliktelser til å bekjempe moderne slaveri, menneskehandel og andre tilknyttede brudd på menneskerettighetene er godkjent av styret og tilrettelagt av selskapets Executive Leadership Team (ELT). EcoOnline har dessuten utnevnt en juridisk leder og en risikosjef som skal vurdere, overvåke og rapportere om selskapets etterlevelsesnivå og risiko knyttet til moderne slaveri, menneskehandel og menneskerettigheter.

Denne erklæringen er avgitt i samsvar med § 54(1) i Modern Slavery Act 2015 og utgjør EcoOnlines erklæring om slaveri og menneskehandel for regnskapsåret 2023, som begynner 1. januar 2023 og slutter 31. desember 2023.

Tom Goodmanson

ADMINISTRERENDE DIREKTØR

EcoOnline Global