Erklæring om moderne slaveri

1. Innledning og forpliktelseserklæring

Denne erklæringen er utarbeidet i henhold til paragraf 54 i Modern Slavery Act 2015 («loven») og tilsvarende lovgivning rundt om i verden. Den beskriver tiltakene EcoOnline har iverksatt i regnskapsåret 2025 for å forhindre moderne slaveri og menneskehandel i vår virksomhet og forsyningskjeder.

EcoOnline Global og dets datterselskaper («EcoOnline» eller «selskapet») er forpliktet til å forhindre moderne slaveri og menneskehandel i sin virksomhet og forsyningskjede, og stiller de samme høye kravene til sine leverandører.

Selskapet anser at overholdelse av Modern Slavery Act 2015 er et avgjørende skritt for å redusere relaterte risikoer og opprettholde menneskerettigheter. For å sikre overholdelse opprettholder EcoOnline et strengt retningslinjeverk, investerer i opplæring av ansatte og måler sin effektivitet gjennom nøkkelindikatorer. Selskapet implementerer også et robust due diligence-program som muliggjør risikovurdering og identifisering av kontrollgap, ved å bruke egenvurderingsskjemaer, enhetsscreening og globale databasekontroller for å oppnå ønsket nivå av overholdelse. Selv om loven kanskje ikke gjelder for alle selskapets datterselskaper eller jurisdiksjoner der det driver virksomhet, er alle datterselskaper som opererer under EcoOnline-paraplyen underlagt de samme strenge aktsomhetskravene som en del av konsernet.

EcoOnline følger OECDs retningslinjer for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig forretningsatferd og evaluerer fortløpende sin eksponering og sannsynligheten for brudd på reglene for moderne slaveri. Selskapet har en risikobasert tilnærming, med fokus på de mest kritiske leverandørene, og tar blant annet hensyn til faktorer som geografisk beliggenhet, type bransje, bransjerisikoindikatorer, totale utgifter og eventuelle tidligere vurderinger. Som utvikler av innovative teknologiløsninger innen miljø, helse, miljø og sikkerhet og bærekraft er selskapet opptatt av å bekjempe tvangsarbeid og moderne slaveri, og selskapet bruker dedikerte ressurser på å oppfylle forpliktelsene sine.

2. Organisasjonsstruktur

Med hovedkontor i Storbritannia har selskapet operative baser i Storbritannia, USA, Canada, Norge, Sverige, Danmark, Finland, Irland og New Zealand.

EcoOnline er en programvare som en tjeneste (SaaS)-leverandør som utvikler innovative teknologiløsninger for å støtte den digitale og miljømessige utviklingen som våre kunder omfavner for å bygge en bærekraftig verden. Produktdekningen inkluderer programvare for miljø, helse og sikkerhet (EHS), sikkerhet for enslige arbeidere, kjemikaliesikkerhet, krisehåndtering, miljøledelse og bærekraftsrapportering, og våre team bygger og implementerer transformativ programvare som sikrer at kundene ikke bare overholder regelverk, men også oppnår langt større mål de har satt seg. EcoOnline setter mennesker først og kjemper for beskyttelse av mennesker og planeten.

Selskapet har en global markedstilstedeværelse, og betjener mer enn 10 000 kunder i Storbritannia, Europa, Nord-Amerika, Norden og Asia-Stillehavsregionene, og har en mangfoldig arbeidsstyrke på over 600 talentfulle ansatte.

I sitt mål om å levere SaaS-løsninger og bli den foretrukne leverandøren av EHSQ-verktøy, -tjenester og -løsninger, samarbeider selskapet med en rekke leverandører. For å muliggjøre effektiv styring av sine leverandører og forsyningskjede, kategoriserer EcoOnline sine leverandører:

3. Retningslinjer

EcoOnline har, som en del av sin forpliktelse til å motvirke moderne slaveri og brudd på menneskerettighetene, implementert en policypakke for å veilede beste praksis. Retningslinjene omfatter følgende:

• Retningslinjer mot bestikkelser og korrupsjon
• Retningslinjer mot hvitvasking av penger og finansiering av terrorisme
• Adferdskodekser (ansatte og leverandører)
• Retningslinjer for like muligheter
• Retningslinjer for klager
• Retningslinjer for rekruttering
• Retningslinjer for aktsomhetsvurderinger av leverandører
• Retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold

4. Due Diligence

For å overvåke og redusere muligheten for moderne slaveri og brudd på menneskerettighetene, inkludert menneskehandel i selskapets leverandørkjede, er det implementert en policy og prosedyre for aktsomhetsvurderinger av leverandører. Både policy og prosedyre brukes som en del av EcoOnlines leverandørkontroll, og fullføres uansett før det inngås avtaler med entreprenører, konsulenter, partnere, samarbeidspartnere eller utkontrakterte leverandører som utfører tjenester for eller på vegne av selskapet. Due diligence hos EcoOnline omfatter:

• Leverandørene må svare på et spørreskjema for egenevaluering som inneholder spesifikke avsnitt om menneskerettigheter, anstendige arbeidsforhold, miljøansvar, bærekraft, økonomisk kriminalitet, moderne slaveri, informasjonssikkerhet og databeskyttelse.
• Leverandørene må vise og dokumentere at de har retningslinjer som forbyr brudd på menneskerettighetene, bestikkelser, korrupsjon og moderne slaveri.
• Leverandører må signere relevante EcoOnline-policyer.
• EcoOnline gjennomgår og foretar en uavhengig KYC-vurdering av den potensielle leverandøren (toårige gjennomganger for eksisterende leverandører) for å fastslå eventuelle faktiske eller potensielle negative konsekvenser i forhold til menneskerettigheter, anstendige arbeidsforhold og andre relaterte vedtekter.
• Alle oppdragsgivere blir sjekket mot globale databaser for sanksjoner og statlig eierskap.

EcoOnlines due diligence-prosess er utformet for å:

• Etablere og vurdere risikoområder i forsyningskjeden
• Overvåke relevante risikokategorier i hele virksomheten og leverandørkjeden.
• Redusere risiko knyttet til eller direkte relatert til moderne slaveri, menneskehandel, brudd på sanksjoner, bestikkelser, korrupsjon, finansiering av terrorisme, økonomisk kriminalitet og databeskyttelse.

5. Risiko og overholdelse

EcoOnline overvåker og evaluerer jevnlig arten og omfanget av sin risikoeksponering i forhold til moderne slaveri og brudd på menneskerettighetene som potensielt kan forekomme i selskapets virksomhet og forsyningskjede. Selskapet har vedtatt OECDs retningslinjer for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig næringsliv («RBC») og har representert dette ved å innlemme retningslinjene i sitt retningslinjeverk.

EcoOnlines strategi består derfor av følgende:

• Integrere RBC i retningslinjer og styringssystemer.
• Identifisere og vurdere faktiske og potensielle negative konsekvenser knyttet til moderne slaveri i forbindelse med selskapets virksomhet, produktutvikling og tjenestetilbud.
• Opphøre, forebygge og redusere risiko.
• Følge opp implementeringen av korrigerende tiltak og kontinuerlig forbedre resultatene. o Kommunisere hvordan risikoer håndteres.
• Utvikle, bidra til og sørge for utbedring der det er hensiktsmessig.

6. Styring av forsyningskjeden

Siden EcoOnlines kjernevirksomhet er å tilby SaaS-løsninger som beskytter mennesker og planeten, og øker bærekraften, er selskapet godt posisjonert til å oppfylle sine forpliktelser som en troverdig global virksomhet. Gitt at EcoOnlines markedsfokus hovedsakelig er Storbritannia, Europa, Nord-Amerika, Norden og Asia-Stillehavsregionene, anser selskapet imidlertid ikke at det opererer i høyrisikoregioner med hensyn til moderne slaveri og menneskerettigheter, eller andre relaterte emner.

Leverandører som selskapet ønsker å engasjere og som er underlagt selskapets due diligence-prosess, må delta i en viss grad av menneskelig interaksjon, enten det er gjennom produkt- eller tjenestedemonstrasjoner, leverandørdiskusjoner, diskusjoner før kontraktsinngåelse eller lignende. På denne måten kan EcoOnline fastslå risiko tidlig i prosessen med å ta inn leverandører, og stille potensielle leverandører direkte til ansvar der selskapet mener det er avvik fra anerkjent, akseptabel forretningspraksis.

EcoOnline har strenge regler for etterlevelse og tolererer ikke noen form for slaveri eller brudd på menneskerettighetene i sin leverandørkjede. Selskapet innfører relevante kontraktsklausuler i sine kontrakter, som forplikter hver part til å overholde alle gjeldende statlige, nasjonale, internasjonale og regionale lover, regler, direktiver, forskrifter eller andre gjeldende mekanismer som søker å øke ansvarlig forretningspraksis og begrense spredningen av menneskerettighetsbrudd. Dersom personer eller leverandører ikke overholder sine forpliktelser, avslutter EcoOnline sitt forhold til den aktuelle personen eller enheten.

Basert på en vurdering av EcoOnlines globale forretningsaktiviteter i 2025 og en stikkprøvekontroll av selskapets nåværende kritiske leverandører, anser selskapet at den totale eksponeringen for risikoer knyttet til moderne slaveri og enhver form for brudd på menneskerettighetene som forekommer i selskapets forretningsprosesser og forsyningskjede, er lav.

7. Opplæring og bevissthet

EcoOnline investerer ressurser i å utdanne og lære opp ansatte i å gjenkjenne risikoer knyttet til moderne slaveri, brudd på menneskerettighetene og andre relaterte temaer som kan oppstå i selskapets forretningsprosesser og leverandørkjede. Gjennom obligatoriske interne opplæringsprogrammer oppfordres de ansatte til å identifisere og rapportere brudd på selskapets retningslinjer og standarder, og til å eskalere eventuelle bekymringer knyttet til moderne slaveri og menneskerettigheter. Opplæringen omfatter også kunnskap om konsekvensene av å unnlate å rapportere om mulige avvik, og om begrunnelsen for å sikre at selskapet og dets medarbeidere overholder sine forpliktelser til å begrense risiko.

Eksempler på opplæringskurs som er gjennomført i rapporteringsperioden, er blant annet

• eLæring om atferd og etikk (dekker kjennskap til selskapets etikk og retningslinjer for atferdskodeks)
• eLæring om anti-bestikkelser og korrupsjon (inkl. hvordan man oppdager og rapporterer mistenkelig atferd, og kjennskap til relevante retningslinjer)

8. Programmeffektivitet og indikatorer

EcoOnline bruker nøkkelindikatorer («KPI-er») og nøkkelrisikoindikatorer («KRI-er») for å måle effektiviteten av sine tiltak og kontroller i forhold til moderne slaveri og brudd på menneskerettighetene, inkludert menneskehandel, som finner sted i forretningsprosessene eller leverandørkjeden. Nedenfor følger et eksempel på noen av selskapets KPI-er:

9. Styring

EcoOnlines forpliktelser til å bekjempe moderne slaveri, menneskehandel og andre tilknyttede brudd på menneskerettighetene er godkjent av styret og tilrettelagt av selskapets Executive Leadership Team (ELT). EcoOnline har dessuten utnevnt en juridisk leder og en risikosjef som skal vurdere, overvåke og rapportere om selskapets etterlevelsesnivå og risiko knyttet til moderne slaveri, menneskehandel og menneskerettigheter.

10. Godkjenning

Denne erklæringen er utarbeidet i samsvar med paragraf 54(1) i Modern Slavery Act 2015 og tilsvarende lovgivning rundt om i verden. Den utgjør EcoOnlines erklæring om slaveri og menneskehandel for regnskapsåret 2025, som starter 1. januar 2025 og slutter 31. desember 2025.

Denne erklæringen ble godkjent av styret i EcoOnline den 17. mars 2026. Den er signert på vegne av styret av:

Tom Goodmanson

ADMINISTRERENDE DIREKTØR

EcoOnline Group