I dette indlæg kigger vi på, hvordan du som arbejdsplads kan udvikle dine medarbejdere og oplære nye kollegaer bedre, hurtigere og mere effektivt med et e-læringssystem.
Vi kommer ind på
- hvordan du laver god instruktion bl.a. ved brug af forskellige læringsmetoder
- rammerne omkring oplæring
- den ’korrekte’ udnyttelse af ressourcer, og hvordan det påvirker oplæring og medarbejderfastholdelse
Ifølge Arbejdsmiljøloven skal arbejdsgiver sørge for, at det arbejde, som medarbejderne udfører, er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt.
Det hænger sammen med ’instruktionspligten’, som bl.a. siger, at arbejdsgiver skal informere medarbejderne om de risici, der er forbundet med deres arbejde. Hvis de ikke kender til risiciene, og hvordan de kan undgås, kan de ikke udføre arbejdet forsvarligt.
Og hvordan gør du så det?
Det kan du bl.a. gøre ved brug af e-learning. Med e-learning kan du skabe et solidt fundament og en ensartet informationskanal til alle medarbejdere.
Udover at overholde loven, kan du også nedsætte antallet af arbejdsulykker, da medarbejderne er informeret om forholdene. Det vil samtidig gøre de ansatte mere effektive og mindre tilbøjelige til at lave fejl. Og så er en ekstra gevinst, at du kan reducere omkostninger for både oplæring og ulykker.
God instruktion giver en sikker hverdag
Hvad vil ’god instruktion’ egentlig sige?
Det er ikke raketvidenskab. Men det kan dog være forskelligt fra person til person. Både hvordan man giver og modtager en instruktion, og hvad man opfatter som ’god’ instruktion. Lad os for nuværende tage udgangspunkt i et lovmæssigt perspektiv.
Ifølge Arbejdsmiljøloven skal du kunne dokumentere, at du har instrueret dine medarbejdere i arbejdets forhold, heraf instruktionspligten. I bund og grund handler det om, at dine medarbejdere skal have modtaget tilstrækkeligt instruktion til at kunne udføre deres arbejde sundheds- og sikkerhedsmæssigt forsvarligt.
Det kan opnås på forskellige måder.
Jo mere målrettet din instruktion og dit undervisningsmateriale er, jo nemmere bliver det også at dokumentere og imødekomme de enkelte medarbejderes behov for ’god’ og ’tilstrækkelig’ instruktion.
Her kan et e-læringssystem være til stor gavn. Her kan du nemlig bl.a. gøre materiale af forskellig art nemt og mere tilgængeligt for dine medarbejdere.
Tjekliste til god instruktion
- Der skal være et klart mål og formål, og indholdet skal struktureres med en logisk udvikling.
- Intensiv træning/oplæring - dette for at overkomme en stejl læringskurve.
- Sprogformen skal være så enkel som muligt.
- Materialet skal gøres spændende og engagerende via forskellige formater.
- Sørg for at gentage instruktionen; anvendelse, videreformidling og mulighed for at gennemgå materialet igen og igen, hvis nødvendigt.
Ingen oplæring er bedre end sin evaluering
Udover at undervise/instruere skal du også evaluere på oplæringen/instruktionen, så de elementer af oplæringen, medarbejderne har det svært ved, kan blive forbedret.
Som underviser eller oplæringsansvarlig forpligter du dig til at evaluere på netop det underviste, da forskning viser, at kun 12 % af undervisning og læring, vi får tildelt, bliver omsat til praksis. Det vil sige, at 88 % vil gå tabt (kilde: Harvard Business Review).
Men hvordan evaluerer du bedst gennem e-læring?
Det kan du fx gøre ved at bruge ”find fem fejl” på et billede eller andre små tests som afslutning på en instruktion eller undervisning. Dette er oplagt, hvis dine medarbejdere fx har gennemgået et sikkerhedskursus. Hvis en stor andel ikke noterer den manglende hjelm på billedet, er det her, der skal lægges en yderlig indsats.
Sæt rammerne for effektiv oplæring
For at give din medarbejdere en effektiv oplæring skal du give dem de rette betingelser for netop at lære. Og det kan være udfordrende. For selvom menneskets læringsproces synes at være den samme, er den alligevel helt forskellig.
Vi lærer helt overordnet på fire forskellige måder:
- Visuelt – ved at se
- Auditivt – ved at høre
- Taktilt – ved at røre og føle
- Kinæstetisk – ved at gøre
Det er altså meget forskelligt, hvordan mennesker lærer bedst, og hvis du vil sikre den bedste indlæring hos dine medarbejdere, er det mest effektivt at ramme alle fire måder på én gang.
Men ikke nok med dét, så har rammerne også en stor betydning for vores indlæring. Der findes nemlig mere end 1 mio. forskellige kombinationer inden for den optimale læring hos det enkelte individ. Du skal derfor ikke kun tage hensyn til, hvilken form for læring du anvender, men også hvordan rammerne for læringen ser ud.
Her er der mange faktorer at have in mente såsom omgivelserne, læringen sker i, personens fysiske og mentale tilstand, timing osv. Dette skal alt sammen passe til den enkelte, hvis du ønsker at få det bedste udbytte af læringen.
Nedenfor kan du se et udsnit af de mange forskellige kombinationer, der findes for optimal læring.
Selvfølgelig har en arbejdsplads ikke tid eller ressourcer til at sende sine medarbejdere igennem alle de forskellige læringsmetoder eller kombinationer, da det vil give et minimalt udbytte.
Men hvad gør du så?
Brug dine ressourcer korrekt
Når vi er så forskellige, og udbyttet af en læring kun er 12 %, hvordan sikrer du så, at den instruktion, du tilbyder dine medarbejdere, er effektiv og rammer plet?
Et værktøj, der rammer flest muligt og samtidig gør det muligt at ramme hvert enkelt individ på deres fortrukne læring, er e-learning.
Med et engagerende materiale, hvor visuelle effekter nemt kan kombineres med små opgaver – både elektroniske og fysiske – sikrer du det bedste fundament for et godt resultat for indlæring.
Det rammer bredt. Kursisterne bestemmer (som oftest) selv hvor og hvornår, de vil lære. Du har mulighed at se tilbagemeldinger og resultater igennem, og vurdere, hvilke fagligheder der skal sættes ekstra ind overfor. Du kan også se, hvilke kollegaer der potentielt kan gå ind og være mentor for de øvrige kollegaer.
Mindsk rekrutteringsomkostninger ved fastholdelse
Det kan være dyrt at miste en kollega og skulle rekruttere en ny. Det koster typisk omkring 26 ugers løn at få en ny kollega kørt i stilling. Det vil sige et halvt år, og det er blot gennemsnittet (kilde: Blatter et al., 2012; Muehlemann & Pfeifer, 2016: Hvad koster en nyansættelse).
Ved at klæde medarbejderne på til deres arbejde sikrer du en bedre fastholdelse af eksisterende kollegaer.
Groft sagt kan vi sætte det sådan op: Ingen udvikling er lig med afvikling.
Som arbejdsgiver vil du gerne åbne for potentialet hos de medarbejdere, der ønsker udvikling og udfordringer. Gennem udfordrende arbejdsopgaver sikrer du en højere grad af fastholdelse, hvor e-læringssystemer kan være måden at udbrede viden og opkvalificere medarbejdere.
Dette vil i sidste ende reducere dine omkostninger ved rekruttering og i samme ombæring effektivisere arbejdsgangen.
Fast procedure for udvikling og oplæring
I EcoOnline har vi med e-learning platformen ’Learning Manager’ haft fokus på 1) at gøre det overskueligt at få on-boardet en ny medarbejder, så de hurtigst muligt kan komme i gang, og 2) at sikre, at eksisterende medarbejdere kan få udfoldet deres potentiale og opkvalificere sig.
En fast producere for nye medarbejdere skal helst:
- køre automatisk
- få dem hurtigt i gang
- være overskuelig og intuitiv
- være inkluderende, så alle kan være med.
En fast procedure for eksisterende medarbejdere skal helst:
- give mulighed for at vælge niveau og sværhedsgrad
- gøre det hurtigt at komme i gang og være intuitiv
- have en enkel opsætning med relevant indhold
- være effektiv i engagement og udvikling.
FAQ:
Hvad koster det, hvis en kollega kommer til skade?
Det afhænger af forskellige ting. Det, at en kollega kommer til skade, hvor vedkommende ikke kan komme på arbejde efterfølgende, er direkte arbejdstab.
Det kan udvikle sig til eventuelle sanktioner og påbud fra Arbejdstilsynet, dog kommer dette selvfølgelig an på arbejdsskaden og -ulykken. Men det kan være alt fra produktionstop og bøde til udvikling af rapport over forebyggende tiltag.
Hvordan får du kollegaer og personale til at forstå vigtigheden af at udføre det, som der er blevet trænet til?
Det er en udfordring for mange arbejdspladser, og vil du illustrere vigtigheden, er du måske nødt til at sætte det i perspektiv.
Brug et worst case scenarie som dine kollegaer kan forstå: Der er vådt på gulvet, og det resulterer i, at nogen vælter. Den yderste konsekvens af det er, at de slår hovedet og får en hjerneskade.
En anden måde at håndtere det på, kan være ved at lave en fælles bødekasse til fx en byggeplads, hvor sikkerhedsudstyr er påkrævet. Hvis de så glemmer at tage deres hjelm på, så koster det i bødekassen.
Drejer det sig om IT-sikkerhed, kan du indføre en regel om, at hvis nogen glemmer at lukke computeren ned efter sig, må kollegaerne skrive fra vedkommendes mail og meddele, at vedkommende hermed skylder kage.
Der er altså mange kreative løsninger, som kan indføres ved forglemmelser.
Er det en god idé at få en statistik over, hvordan kollegaerne lærer bedst?
Ja, det er det. Dog risikerer du, at resultatet vil være blandet, og at folk ikke ved, hvordan de lærer bedst.
Hvis du har meget fokus på det visuelle og efterfølgende laver en test, evt. med ”find fem fejl”, nogle spørgsmål og evalueringer ved undervisning, vil du i dit materiale finde frem til, hvem der har svært ved den pågældende læringsmetode.
Hvilke kurser kan du lave, hvis alle sidder på kontor?
Selvom du ikke arbejder med kemikalier eller store maskiner, er der stadig relevante sikkerhedsprotokoller for en arbejdsplads. I et kontormiljø kan det være en dør, der skal låses, og en alarm, der skal sættes i gang, for at sikre værdigenstande på kontoret. Det kan også handle om fx førstehjælp og ergonomi eller IT-sikkerhed.