Ved at indføre ePermits opnåede CBRE fuldt overblik over entreprenører på stedet, styrkede overholdelsen af sundhed og sikkerhed og sparede hver dag mange timers administrativt arbejde.
CBRE er global markedsleder inden for finansielle services til erhvervsejendomssektoren. Virksomheden administrerer Citibanks kontorer i London. Citibank er partner for tusindvis af virksomheder verden over og globalt anerkendt for at levere pålidelige finansielle tjenester. Deres bygninger i Canary Wharf dækker mere end 185.000 kvadratmeter, hvilket gør opgaven med at administrere dem både krævende og kompleks.
ePermits har hjulpet os med at administrere arbejdet i forbindelse med eksterne entreprenører langt mere effektivt. Dette sparer os enorme mængder tid, og sikrer at vi lever op til de højest mulige standarder for sundhed og sikkerhed.
– Jak Broadway Driftsleder, Critical Services
Driften af ejendomme i Citibanks størrelsesorden er en kompleks ledelsesopgave. En typisk arbejdsdag indebærer koordinering af 20-30 planlagte opgaver på tværs af en bred vifte af eksterne entreprenører. At have overblik over, hvem der skal have tilladelse til at opholde sig i de forskellige bygninger og sikre, at de har de rette tilladelser, er en enorm opgave. Det interne system, der var implementeret, fungerede i roligere perioder, men på travle dage kunne det ikke håndtere mængderne af personer som kom og gik.
Dette skabte problemer på mange niveauer. Uanmeldte besøg fra eksterne entreprenører og mangelfulde arbejdstilladelser udgjorde en væsentlig risiko for sikkerheden og driftsstabiliteten. De ansatte brugte uforholdsmæssigt mange ressourcer på manuel fejlretning og ad hoc-koordinering, hvilket yderligere belastede en allerede stor arbejdsbyrde. Udfordringerne tydeliggjorde et akut behov for digitalisering af processen.
Hurtig og pålidelig implementering
For at sikre den nødvendige stabilitet og skalerbarhed valgte CBRE Citibank at række ud til eksterne specialister. Målet var at implementere en gennemtestet og pålidelig platform, der kunne løfte de operationelle krav, som det nuværende system ikke kunne imødekomme. EcoOnline ePermits blev valgt, da hele teamet havde erfaring med at bruge denne løsning fra tidligere roller. De fandt systemet effektivt, nemt at navigere i samt enkelt at lære. De tidligere erfaringer medførte også, at implementeringen antageligt ville gå hurtigere end ved alternative løsninger. Jak Broadway var ansvarlig for at udrulle systemet for CBRE Citibank.
Arbejdet begyndte i februar 2021, mens Storbritannien stadig var i lockdown. Jak og hans team fik fjernassistance fra EcoOnline-teamet til at gennemføre implementeringsarbejdet på hver lokation. Det fungerede så godt, at det er besluttet, at de fleste fremtidige implementeringer vil blive gennemført virtuelt.
Håndtering af en kompleks udrulning på flere etager
For at imødekomme CBRE Citibanks krav om maksimal detaljegrad på tværs af mere end 80 etager, krævede projektet en ekstraordinær koordineringsindsats. Implementeringen strakte sig over flere måneder med fokus på høj præcision, og i maj 2021 blev det første pilotmiljø succesfuldt idriftsat.
Da Jak aldrig før havde ledet et projekt af denne størrelse, ville han sikre sig, at alt var så perfekt som muligt før lanceringen. Han brugte tre måneder på at teste systemet, så han var sikker på, at alt fungerede korrekt, og at det kunne alt det, de havde brug for. I den periode stod EcoOnline-holdet konstant til rådighed for at besvare spørgsmål og løse eventuelle problemer.
Tydelige tidsbesparelser og øget kontrol på stedet
Hvad nu, hvis De kunne omdanne Deres manuelle processer for arbejdstilladelser til automatiserede workflows? Hvad nu, hvis De kunne automatisere compliance-tjek af risikovurderinger og arbejdsmetodebeskrivelser, af entreprenørers træningskompetencer og introduktioner samt af entreprenørforsikringer? Hvad nu, hvis De systematisk kunne håndhæve forretningsregler for at beskytte Deres organisation, medarbejdere og entreprenører mod håndterbar risiko? Manglende effektiv arbejdskontrol kan forvandle selv en simpel opgave til en umiddelbar risiko og bringe hele organisationen, dens medarbejdere og entreprenører i fare. Eco online e permits leverer automatiserede workflows og håndhæver systematisk forretningsregler i processen for arbejdstilladelser for at sikre, at Deres organisation, medarbejdere og entreprenører er beskyttet mod risici og er fuldt compliant i hvert trin af tilladelses- og entreprenørstyringsprocessen. Forenkle Deres proces for arbejdstilladelser, og beskyt Deres organisation mod håndterbar risiko gennem hele tilladelsesprocessen. Anmod, godkend, udsted og afslut. Det er nemt at samle kravene til tilladelsen ved at identificere hvem, hvad, hvornår, hvor, hvorfor og hvordan – med regler automatisk indbygget. Disse regler kontrollerer risikovurderinger og arbejdsmetodebeskrivelser, at teammedlemmerne er kvalificerede til at udføre arbejdet, at de rette personer er blevet introduceret, og at entreprenørernes compliance-tjek, såsom forsikringer, allerede er på plads. Styr godkendelsesprocessen, og tillad kun autoriserede godkendere at gennemgå hver tilladelse, identificere eventuelle emissioner, løse konflikter mellem tilladelser og kontrollere, at nødvendige sikkerhedsforanstaltninger er på plads, såsom isoleringskrav eller ekstra PPE. Effektivisér udstedelsesprocessen mellem autoriserede udstedere og entreprenører. Kontrollér tydeligt, at tilladelsen er korrekt for teamet, at de har den rette PPE, og at tilladelsens sikkerhedstjeklister er på plads. Gennemfør handlingen sammen med entreprenøren med mulighed for papir- eller digitale underskrifter til at godkende og påbegynde arbejdet. Færdiggør, underskriv og afslut tilladelser, og sørg for, at højrisikotilladelser lukkes ved arbejdets afslutning efter en inspektion af arbejdspladsen. Bekræft, at isoleringer er blevet genindkoblet, og luk adgangstilladelser ved udgangen. Gennemfør alle efterfølgende audits og upload al jobrelateret dokumentation såsom inspektioner, ulykker, hændelser eller nærved-hændelsesrapporter. Indfang et fuldt auditspor for hele tilladelsesprocessen, så Deres medarbejdere og organisationer er beskyttet. Styrk sikkerhed og compliance i Deres forsyningskæde til det højeste niveau i Deres organisation med et automatiseret workflow til at styre og forenkle Deres proces for arbejdstilladelser. Eco Online ePermits giver Dem en innovativ digitalisering af Deres proces for arbejdstilladelser og fremtidssikrer Deres organisations sikkerhedsledelse. For mere information, besøg w w w dot eco online dot com.
ePermits gik i drift i den sidste uge af august 2021. Den oprindelige plan var en trinvis overgang til det nye system, men det viste sig uhensigtsmæssig, da entreprenører og projektledere kunne blive forvirrede over, hvilken proces de skulle følge. Fra 1. september skulle ePermits være fuldt ud implementeret.
Efter to travle uger med onboarding og demonstrationer af hvordan systemet skal anvende, begyndte den nye proces at falde på plads, og efter tre måneder var alle fuldt ud implementerede i de nye arbejdsgange.
EcoOnlines intuitive platform har medført en markant effektivisering af vores arbejdsgange. Systemet er nu en uundværlig del af vores hverdag og er dybt forankret i den operationelle praksis.
– Jak Broadway Driftsleder, Critical Services
Markante effektiviseringsgevinster og styrket kontrol
Implementeringen af ePermits har medført mange fordele. En af de mest håndgribelige er den enorme mængde tid, det har sparet. Tidligere brugte Jak to til tre timer om dagen på at administrere arbejdstilladelser. Nu bruger han i gennemsnit 10 minutter. De eksterne entreprenørerne har også sparet tid. Tidligere tog det en halv time at udfylde en ansøgning om en arbejdstilladelse. Nu tager det et par minutter. Projektledere, som tidligere var dybt involverede i processen, skal nu blot gennemgå ansøgningen og – hvis den er compliant – godkende den. Løsningen har altså også reduceret deres tidsforbrug i relation til arbejdstilladelser markant.
Siden ePermits blev lanceret i organisationen, er der udstedt 3.800 tilladelser. Dette illustrerer, hvor travlt der er hos virksomheden og i teamet. Selvom antallet af tilladelser ligger på niveau med dem, der blev udstedt under anvendelsen af det gamle system, er der nu langt mere kontrol over, hvem der befinder sig på stedet. Hvis en udstedt tilladelse ikke forefindes i systemet, kan entreprenøren ikke arbejde. Dette styrker sundheds- og sikkerhedskontrollen på stedet.
Alle kan nu til enhver tid se, hvem der er på stedet, og kontrollere deres tilladelser. Dette skaber fuld gennemsigtighed. Interne revisioner havde tidligere indikeret, at entreprenører havde været på stedet uden de rette tilladelser, hvilket gjorde organisationen sårbar, hvis en ulykke var indtruffet.
CBRE Citibank har nu langt bedre entreprenørregistre. Registrene inkluderer forsikringsoplysninger og individuelle kompetenceoversigter. Dette hjælper organisationen med at administrere eksterne entreprenører mere effektivt. Når entreprenører ankommer til stedet, ved de, at de er godkendt til at arbejde.
Spar tid. Reducér risiko. Bevar kontrollen.
Udfyld formularen, så kontakter vi dig for at aftale en samtale.
