Utmaningen
En av de största utmaningarna som teamet på Future Industrial Services stod inför var bristen på standardisering i samband med hanteringen av riskerna inom hälsa, miljö och säkerhet.
Över hela organisationen fanns många dokument och rutiner på plats på lokal nivå,, men dessa var inte standardiserade över hela gruppen för hanteringen av saker som COSHH, personlig skyddsutrustning, utvärderingar av tillbud och incidenter och metoder kring riskbedömningar.
Dessutom var synligheten i dessa system endast på lokal nivå, vilket gjorde det svårare att fatta välgrundade beslut och att skala upp rutiner och processer till alla anläggningar.
Innan företaget implementerade en digital lösning gjorde cheferna på olika platser allt på sitt eget unika sätt. Samma processer och förfaranden behövde tillämpas på alla platser för att skapa en enda källa till sanning och en enda arbetsmetod. Detta skulle bidra till att skapa konsekvens, där alla använder samma steg för att slutföra arbetsuppgifter för att effektivt utveckla verksamheten.
Att förlita sig på enskilda personer, Excel-kalkylblad och Word-dokument gjorde det också svårt att få insyn på alla nivåer. Det gjorde det svårt att spåra tillbud, medarbetarnas engagemang, trender, riskbedömningar och mycket mer. "Det var mycket mer manuellt tidigare och vi kunde inte se hela bilden", förklarar Matthew. "Vi brukade lägga 40-50 timmar i veckan på att underhålla systemet." Att behöva bära denna administrativa börda gjorde det mycket svårt för teamet att vara proaktivt.
Att spåra trender och mäta för att effektivt minska antalet incidenter var också en utmaning med den här metoden. Att reagera på information i realtid var omöjligt eftersom varje lokalt team gjorde insatser och uppföljningar på olika sätt. Detta gjorde det svårare att minska riskerna eller risken för tillbud eller skador, eftersom informationen inte var lättillgänglig för den högsta ledningen.
"Standardisering var den viktigaste drivkraften för denna förändring. Risken för fragmentering när människor arbetar på olika system beror på det faktum att du inte kan se dem. Vi arbetar inom en bransch där det finns högre risker som måste hanteras med robusta kontrollåtgärder och många saker spåras."
Matthew Blake, Technical and Compliance Director, Future Industrial Services
Lösningen
Data och information (granulär data) på varje nivå kan nu samlas in med hjälp av den digitala lösningen. Varje chef kan nu se om deras team har några utestående eller försenade åtgärder, med en rapport som genereras varje månad för försenade säkerhetsåtaganden. De kan till och med gå ner till varje geografisk verksamhet och få insikter om hur de hanterar säkerheten."
Med hjälp av automatisering kan Matthew och hans team också vara proaktiva eftersom allt sköts åt dem i systemet. Efter att en revision har genomförts, till exempel, planerar systemet automatiskt om en annan till en framtida tidpunkt som organisationen har fastställt. Detta gör det möjligt för dem att förstå sina prioriteringar och var de bör fokusera för att skapa en säkrare arbetsmiljö.
"Det är ett effektivt system med åtgärdsspårning och bra KPI-data som man kan gå in och titta på", säger Matthew. "Vi behövde verkligen något som var live och som gjorde att vi kunde eskalera saker till den som behövde se det. Du måste kunna se det snabbt för att kunna agera på det. Rapporteringsmöjligheterna i systemet är också viktiga för att vi ska kunna förstå exakt vad som händer. Nu kan jag gå in på vilken webbplats som helst digitalt och förstå om den hanteras på rätt sätt. Det är en stor fördel."
62% minskning av frekvensen för alla olyckor (AAFr)
Under de fyra år som systemet varit på plats, kan Future Industrial Services stolt säga att de har gått över ett helt år utan några skador som leder till förlorad arbetstid. De hade också minskat sin olycksfallsfrekvens (AAFr) med 62 % och ökat engagemanget med en 61 % ökning av medarbetarrapporteringen. Det här är ett bevis på styrkan i teamets säkerhetskultur, med 270 användare på sju platser som arbetar inom ett och samma digitalt system.
Läs mer här om ett modernt sätt att hantera avvikelser och tillbud
Data i realtid
"Den största fördelen för ledningen är att kunna se vad människor rapporterar i realtid, vilket ger oss möjlighet att ingripa vid behov," säger Matthew. "Vi har också kunnat spåra rullande 12 månaders statistik med ledande indikatorer i våra nyckeltal, som gör att vi kan analysera data för att se om vi kan hantera saker på bättre sätt."
61% ökning av antalet rapporter från anställda
För att hålla initiativet igång motiverar Future Industrial Services konsekvent sina team med flera belöningar. Till exempel, finns det fyra månatliga "Månadens Tillbud"-priser inklusive två slumpmässiga utlottningspriser och två som tilldelas till en anställd som har upptäckt en avvikelse / tillbud som tillför mest värde. De håller också regelbundna möten där återkoppling ges på varje tillbud och hur det har åtgärdats.. Detta driver ytterligare engagemang i teamen, vilket ökar moralen och deltagandet i arbetsmiljöfrågor.
Ta ett nytt grepp om ditt HMS-arbete!
Få ny inspiration på vad du kan förbättra inom arbetsmiljöarbetet med ett användarvänligt och skalbart systemstöd. Få insikter i data i realtid för att skapa en säkerhetskultur.
Boka möte här
Adam Erikson
Senior Business Development Manager, EcoOnline