Flyt din kemihåndtering fra Excel til en digital løsning | EcoOnline

Flyt din kemihåndtering fra Excel til en digital løsning

Published 4 januar, 2024

10 minute read

I dette indlæg får du

  • 7 trin du med fordel kan følge, når du skal vurdere kemiske risici og skabe høj kemisk sikkerhed på din arbejdsplads.
  • En forklaring af, hvordan de 7 trin ser ud i to forskellige scenarier: Scenarie 1 er ved manuel håndtering, og scenarie 2 er ved hjælp af et digitalt system. 
  • 5 konkrete fordele ved at benytte en digital løsning til håndtering af kemisk sikkerhed og arbejdsmiljø. 
  • En tjekliste til, hvordan du går fra den manuelle håndtering til en digital løsning - hvis du ikke allerede har gjort det. 

Se 18-minutters demovideo af Nordens største  kemidatabase: Chemical Manager

 

7 trin til effektiv og kontinuerlig kemisk risikovurdering

 

Det er op til den enkelte virksomhed at afgøre, hvordan I laver den kemiske risikovurdering og overholder lovgivningen. Men vi vil gerne introducere 7 trin, der kan være rigtig nyttige at følge.

FIGURP~1

 

Trin 1: Udarbejd en kemikaliepolitik

En politik for kemikaliesikkerhed for en lille lavrisikovirksomhed kan være en del af den overordnede sundheds- og sikkerhedspolitik eller arbejdsmiljøpolitik. Det kan f.eks. være angivet, at der kun indkøbes indenlandske produkter eller produkter fra en bestemt leverandør. Introduktions- og genopfriskningskurser kan være baseret på brugsvejledningen på produktet.

En virksomhed med en mere kompleks anvendelse af farlige stoffer kan have brug for en separat kemikaliepolitik, der dækker farlige stoffer, som er biprodukter fra andre processer, såsom sten, kul eller træstøv, samt købte kemikalier. Det kan fremgå af politikken, at virksomhedens mål blot er at overholde lovgivningen i de lande, hvor den opererer. Eller det kan være, at virksomheden ønsker at gå skridtet videre og beskytte mennesker og miljø ved at begrænse eller forbyde brugen af en bredere vifte af stoffer (som dem på SIN-listen).

Politikken bør præcisere roller og ansvar for kemikaliesikkerhedsstyring i virksomheden. Når du implementerer en softwareløsning, skal du definere, hvem der kan få adgang til hvilke dele af systemet; hvem der kan tilføje emner på lageroversigten, hvem der kan lave en vurdering, hvem der skal godkende hver vurdering, og hvem der har skrivebeskyttet adgang. En kortlægning af adgangsrettigheder i softwaren for roller og ansvar i politikken gør det nemmere at kontrollere, at alle forstår, hvad de skal gøre. 

 

Trin 2: Lav en lageroversigt

Denne tilsyneladende enkle opgave kan være tidskrævende. Mange virksomheder har opdaget, at opgaven med at lave en lageroversigt, er en god mulighed for at få ryddet ud – at fjerne kemikalier, der ikke længere er nødvendige. Det er forbløffende, hvad du kan finde bagerst i et skab. Stoffer skal bortskaffes korrekt – nogle kan hældes ud i vasken, andre skal følge en særlig affaldsstrøm.

Psst! Læs også artiklen 'Ryd op i din kemiske dokumentation og få bedre overblik' her >

En fragmenteret tilgang til lageroversigter kan indebære, at forskellige afdelinger køber variationer af de samme stoffer til samme formål. Oprettelse af en central og tilgængelig lageroversigt vil give bedre kontrol med indkøb. Det vil desuden sikre omkostningsbesparelser, hvis et produkt kan købes i store partier. Ansvaret for at føje varer til lageret bør dog normalt ligge hos hver afdeling, ikke hos arbejdsmiljølederen.

Selvom en lageroversigt, der er oprettet i Excel, kan være et udgangspunkt, vil en softwaredrevet skabelon synliggøre eventuelle huller i oplysningerne og gøre det nemmere at dele viden.

 

Trin 3: Indhent sikkerhedsdatablade

Der kræves et sikkerhedsdatablad for hvert produkt på lageret. Hvis virksomheder baserer deres kontrolforanstaltninger på et forældet sikkerhedsdatablad, er de muligvis ikke opmærksomme på nye fund om farerne.

Hvert år udgiver organisationer som ECHA og IARC opdateringer om de skadelige virkninger af eksponering for forskellige stoffer. Det kan påvirke de nødvendige kontrolforanstaltninger eller de personer, der kan være særligt sårbare over for eksponering. Det er tidskrævende at få fat på leverandører for at få nye sikkerhedsdatablade regelmæssigt, og mange virksomheder antager, at nogen vil fortælle dem, hvis der sker ændringer. Sørg for, at du har en proces på plads, så dette er sandt.

 

Trin 4: Vurder risiciene og træf beslutninger om kontrolforanstaltninger 

Sikkerhedsdatabladet bør anvendes til at identificere eksponeringsveje og virkninger for hvert stof. Men sikkerhedsdatabladet er ikke det samme som en kemisk risikovurdering. Et enkelt kemikalie, der anvendes til to opgaver, kan have brug for to kemiske risikovurderinger. F.eks. kan den kemiske risikovurdering for påføring af maling med en rulle være forskellig fra den for brug af den samme maling i en spray. Alternativt kan to eller tre stoffer, der kun anvendes i en enkelt proces, dækkes af én kemisk risikovurdering.

Gennemgå faserne i den proces, du risikovurderer, og alle de måder, hvorpå nogen kan blive eksponeret. Tænk på brugerne – og på andre, der kan blive påvirket af stoffet. Brug eventuelt hierarkiet i figuren nedenfor. 

Figur Hierarki for kontrolforanstaltninger ifm. kemikaliesikkerhed

Kontrolforanstaltninger øverst i hierarkiet vil være mere effektive på lang sigt, og de bør derfor overvejes først. Foranstaltningerne nederst i hierarkiet kan stadig være vigtige, enten som kortsigtet foranstaltning, indtil der er mulighed for en længerevarende kontrolforanstaltning, eller som et ekstra beskyttelseslag ud over dem, der er højere oppe. Tabellen længere nede indeholder nogle eksempler på hver type kontrolforanstaltning.


Hvordan afgør du, om de kontrolforanstaltninger, du har, er tilstrækkelige?

Nogle virksomheder bruger en risikomatrix til at tildele et nummer til den skade, der kan forårsages, sandsynligheden for eksponering og antallet af personer, der kan blive eksponeret. Forskellige typer stoffer har forskellige egenskaber, som skal forstås for at fastslå den potentielle skade. F.eks.
driftstemperatur for flygtige væsker eller partikelstørrelse på støv. Brugen af en matrix vil hjælpe dig med at prioritere og identificere uacceptable farer.

De oplysninger, du bruger fra sikkerhedsdatabladet og andre kilder, og de beslutninger, du træffer om risiko- og kontrolforanstaltninger, skal dokumenteres som din kemiske risikovurdering. Det er nemmere at gøre, hvis din vurderingsskabelon kan bede dig om forskellige oplysninger afhængigt af tidligere svar, og hvis der findes rullelister, hvor faresætninger og kontrolforanstaltninger er standardiserede.

Tabel: Eksempler på kontrolforanstaltninger for farlige stoffer

Kontrolforanstaltnings-type og princip

Eksempel – før

Eksempel – efter

Eliminering – ændr processen.

En køkkenmontør skar paneler i rette størrelse og brugte et klæbemiddel til at fastgøre kantbånd. Klæbemidlet skulle anvendes i et godt ventileret område på grund af dampe.

Montøren sendte specifikationer til en specialvirksomhed, der brugte industrielt udstyr til at skære og færdiggøre panelerne. Dette forhindrede eksponering for klæbemidler, sparede montøren tid, og det endelig arbejde var af højere kvalitet.

Substitution – samme proces, andet stof eller anden form af stoffet.

En virksomhed købte 5 liters beholdere af et renseprodukt, der skulle fortyndes med vand, 1:50. Det ufortyndede kemikalie er ætsende, så konsekvenserne af et udslip kan være alvorlige.

Selv om det var dyrere at købe den allerede fortyndede version i mindre beholdere, var der færre ulykker, og virksomheden var mindre afhængig af personlige værnemidler, tilsyn og uddannelse. Rengøringspersonalet fik udført mere arbejde på samme tid.

Tekniske kontrolforanstaltninger – adskil personer fra faren

En produktionsproces for kredsløbskort anvendte lokal udstødningsventilation, en almindelig form for teknisk kontrolforanstaltning, til at fjerne dampe, der blev dannet, når kortene blev sprøjtet i hånden.

En lukket proces brugte en robotsprøjte inde i et kabinet. Arbejdere lastede og aflæssede stadig udstyret, men blev ikke længere udsat for dampe under sprøjtning. Antallet af afviste kort blev reduceret, hvilket betalte for forbedringerne.

Administrative kontrolforanstaltninger – ændr den måde, folk arbejder på

Arbejdere blandede kemikalier baseret på, hvor stofferne blev opbevaret. Dette førte til udslip af dampe.

Opbevaringsområdet blev omorganiseret for at gøre den korrekte proces nemmere, og der blev sat etiketter på hylderne som en påmindelse.

Regelmæssig uddannelse sikrede den korrekte rækkefølge af trin.

Supervisorer blev bedt om at kontrollere processerne mere regelmæssigt.

Personlige værnemidler – sikkerhedsdatabladet vil rådgive om den nødvendige standard og type af personlige værnemidler.

Et farligt rengøringskemikalie var blevet erstattet af et, der var mindre farligt. Supervisoren ophørte med at købe beskyttelseshandsker, da sikkerhedsdatabladet ikke længere krævede dem. Nogle rengøringsmedarbejdere fik udslæt.

Nogle rengøringsmedarbejdere havde mere følsom hud og brugte meget tid med hænderne i vand. En række handsker blev testet af rengøringsmedarbejderne, og deres foretrukne mulighed blev stillet til rådighed.

 

Trin 5: Implementér kontrolforanstaltninger

Kontrolforanstaltninger omfatter brugsanvisninger om stoffer, tilhørende udstyr (såsom ventilationstjek eller korrekt brug af værktøj) og personlige værnemidler, hvor der er behov for det.

Det omfatter også afhjælpende foranstaltninger. Hvad skal vi gøre, hvis nogen får det på huden? Hvad skal vi gøre, hvis der spildes eller frigives gas? Er der noget særligt, vi skal gøre i tilfælde af brand?

Det minder os om, hvorfor sikkerhedsdatablade ikke er nok alene – de indeholder ikke lokale oplysninger, f.eks. hvordan man kontakter en førstehjælper, eller hvor spildsæt opbevares. At kunne levere tilpassede, enkle oplysninger til medarbejderne, gør det lettere for dem at følge kontrolforanstaltningerne.

God uddannelse kan lære medarbejderne at følge de korrekte metoder til en opgave, de udfører regelmæssigt. Men vil de huske, hvad de skal gøre i en nødsituation? Brugen af QR-koder på stoffer kan gøre det enkelt for medarbejdere, førstehjælpere eller eksternt redningsmandskab at finde
vigtige oplysninger hurtigt.

 

Trin 6: Gennemgå og opdatér kemiske risikovurderinger 

Alt for ofte udføres kemiske risikovurderinger kun en enkelt gang om året (eller sjældnere endda). Men kemiske risikovurderinger skal tages op til fornyet overvejelse, når der sker ændringer, der kan påvirke risikovurderingen.

Virksomheder skal ’overvåge’ interne ændringer – f.eks. hvis en leverandør udskifter et stof, hvis udstyr udskiftes, eller hvis der er betydelige personaleændringer. Overvågning af eksterne ændringer kan være en større udfordring, så det er betryggende at have et system på plads, der markerer ændringer i sikkerhedsdatablade, lovgivning eller vejledning, som dine vurderinger er afhængige af.

Dine systemer til helbredsovervågning og rapportering af hændelser bør understøtte din kemiske risikovurdering. Tilskynd dine medarbejdere at rapportere eventuelle helbredssymptomer, f.eks. hududslæt eller stakåndethed, så en tidlig undersøgelse kan klarlægge, om disse er arbejdsrelaterede.

Download: Gratis skabelon til kemisk risikovurdering

 

Trin 7: Gennemgå processen

Trin 6 handler om at gennemgå, vedligeholde og opdatere individuelle kemiske risikovurderinger, mens trin 7 handler om at gennemgå den overordnede proces.

Hvis din virksomhed følger en ISO-ledelsesstandard (f.eks. ISO 45001 eller ISO 14001), vil du genkende dette som trinnet med løbende forbedring. Ved at gennemgå de første seks trin kan du overholde reglerne. Men ved at gennemgå den overordnede proces, kan du blive mere effektiv til at opnå compliance, samtidig med at du kan finde besparelser, produktivitetsgevinster og andre fordele.

 

Forskellene på kemihåndtering med og uden et digitalt system

I de følgende to tabeller opstiller vi to scenarier: Et for, hvordan kemikaliesikkerheden håndteres, hvis det gøres manuelt; og et for, hvordan det håndteres med et digitalt system. Her forsøger vi at tydeliggøre forskellene på de to scenarier.

 

Håndtering af kemikaliesikkerhed UDEN et digitalt system 

Tabellen nedenfor viser nogle typiske situationer i virksomheder, der forsøger at håndtere kemikaliesikkerhed ved hjælp af papirbaserede systemer eller almindelig kontorsoftware (f.eks. regneark og tekstbehandlingsdokumenter). Til venstre har du de samme 7 trin som i figuren ovenfor, og til højre har du eksempler på, hvordan det gøres i mange virksomheder.

Trin Scenarie 1: Manuel kemihåndtering (Excel, Word o.l.)
1: Udarbejd en kemikaliepolitik

Kemikaliepolitik findes ikke. I stedet indsættes der brudstykker fra en skabelonpolitik uden klart definerede roller og ansvarsområder for den pågældende virksomhed.

En velskrevet politik – men en politik, der repræsenterer
"arbejdet, som arbejdsmiljølederen forestiller sig det", ikke
"arbejdet, som det udføres af frontlinjemedarbejderne", f.eks.
fordi det ville være meget tidskrævende at følge de fastlagte
processer uden de rette værktøjer.

2: Lav en oversigt over kemiske produkter på arbejdspladsen

Ingen enkelt kemioversigt – hver afdeling har en mappe med
sikkerhedsdatablade.

En samlet oversigt for hele virksomheden med oplysninger om
hvert stof, der kopieres til et regneark. Der findes flere kopier af
regnearket, og det er ikke klart, om nogen af dem er opdateret.

Forskellige afdelinger køber flere mærker af samme produkt til
lignende opgaver.

Der mangler stoffer i oversigten.

I de værste tilfælde er der stadig stoffer, som er forbudte, eller
som er underlagt streng lovkontrol.

3: Indhent sikkerhedsdatablade for hvert produkt i virksomheden

Ikke opdaterede sikkerhedsdatablade på arbejdsmiljølederens
kontor.

Mapper med sikkerhedsdatablade efter afdeling – nogle så
gamle, at de har et faxdatomærke. Mange mangler vigtige
oplysninger.

Oftest aktuelle sikkerhedsdatablade, men de indhentes ved
regelmæssige gennemgange, og det kræver et stort arbejde at
kontakte leverandørerne.

4: Vurder risici og beslut kontrolforanstaltninger

Overhovedet ikke lavet, fordi der er en fejlopfattelse af, at et
sikkerhedsdatablad er det samme som en kemisk
risikovurdering.

Der udfyldes en generisk skabelon fra internettet, som gemmes i en mappe (som papir) eller på et delt drev. Skabelonen er ikke optimeret til virksomheden.

Virksomheden laver en skabelon baseret på bedste praksis og
deres egen situation, men når den er udfyldt, administreres den ikke.

Normalt er der ingen centraliseret sporing eller rapportering af
væsentlige fund. I værste tilfælde er der forskellige tilgange til
risiko i hver afdeling.

5: Implementér kontrolforanstaltninger

Kopier af sikkerhedsdatablade (eller risikovurderinger, eller
begge) i skabe med kemikalier.

Kopier af kemiske risikovurderinger er tilgængelige for alle
medarbejdere på intranettet eller et delt drev.

I begge tilfælde er der begrænset dokumentation for, at
personalet nogensinde ser dokumenterne eller forstår
kontrolforanstaltningerne, hvis de ser dem. Der tilbydes
generisk uddannelse i kemikaliesikkerhed, men den dækker
ikke specifikke farer og kontrolforanstaltninger på
arbejdspladsen.

6: Gennemgå og opdatér kemiske risikovurderinger

Ingen kemiske risikovurderinger at gennemgå eller opdatere.

Kemiske risikovurderinger er baseret på gamle oplysninger.

Nye stoffer vurderes først efter køb i stedet for før.

Ingen dokumentation på en forbedringspolitik med henblik på
at overveje at fjerne eller erstatte produkter før tekniske
kontrolforanstaltninger, uddannelse og personlige
værnemidler.

7: Gennemgå processen

Reaktiv – politik og procedurer gennemgås, når der sker en
ulykke, eller når der rapporteres om sundhedsmæssige
konsekvenser af kemikalier.

Periodisk – der kan være en årlig (eller mindre hyppig)
gennemgang af politikken og processen med revisioner, der
synes passende.

 

 

Håndtering af kemikaliesikkerhed MED et digitalt system 

Nedenfor kan du se selv samme 7 som før, men nu er scenariet baseret på, at virksomheden har et digitalt system til kemihåndteringen. Læg mærke til forskellene fra før.

Trin Scenarie 2: Digital kemihåndtering
1: Udarbejd en kemikaliepolitik

En klar beskrivelse af virksomhedens mål med hensyn til
kemikaliesikkerhed, med løbende forbedringer af standarder i
centrum – eliminer og erstat før tekniske kontrolforanstaltninger og personlige værnemidler.

Klare roller, ansvarsområder og kompetencekrav, der afspejles
i adgangsrettigheder til systemet (f.eks. skrivebeskyttet,
rediger, opret).

Der er dokumentation for, at politikken anvendes og er effektiv.

2: Lav en oversigt over kemiske produkter på arbejdspladsen

Et enkelt system til registrering af alle stoffer, hvor hver
afdeling kan identificere hvilke stoffer, der er relevante for dem.

Oplysningerne er fuldstændige for hvert af de anførte stoffer,
ellers markeres huller, så de kan færdiggøres.

Indkøbsprocesser forbedres, således at et produkt kan købes i
løs vægt til deling på tværs af flere afdelinger, hvilket sikrer
besparelser i indkøb og reducerer antallet af kemikalierisikovurderinger, hvis stoffet anvendes til samme job.

Alle forbudte eller begrænsede stoffer bliver identificeret og
fjernet i de fleste tilfælde, eller bliver strengt kontrolleret i
nødvendigt omfang, når der ikke findes alternativer.

3: Indhent sikkerhedsdatablade for hvert produkt i virksomheden

Hvert kemiprodukt har et aktuelt sikkerhedsdatablad, der er let
tilgængeligt for alle, der har brug for oplysningerne.

Sikkerhedsdatablade opdateres automatisk, når der er
ændringer, og et forældet sikkerhedsdatablad bruges ikke ved
en fejl.

4: Vurder risici og beslut kontrolforanstaltninger

Med udgangspunkt i en skabelon, der indeholder felter, som de
fleste virksomheder har brug for, tilpasser virksomheden
skabelonen til at følge den proces, som medarbejderne følger,
og den terminologi, som medarbejderne bruger (f.eks.
afdelingsnavne, rolletitler, lagerpladser).

Det er hurtigere at udfylde formularen pga. rullelistefelter med
forhåndsgodkendte meddelelser.

Kemikalierisikovurderinger kan skelnes fra
sikkerhedsdatablade, og vigtige oplysninger er nemme at finde.

Sporbarhed af beslutninger, f.eks. hvilke kemikalier der er
blevet erstattet med mindre farlige alternativer, eller hvorfor et
stof ikke kunne erstattes.

5: Implementér kontrolforanstaltninger

Der kan oprettes flere visninger af de samme data, så
forskellige typer medarbejdere kan fokusere på de oplysninger,
de har brug for.

Supervisorer kan hurtigt gennemgå alle nødvendige
kontrolforanstaltninger og bekræfte disse med personalet.

QR-koder på kemiprodukter og udstyr gør det nemt at slå de
kontrolforanstaltninger, der er nødvendige, op, hvis du bruger
et ukendt stof, eller hvis der opstår en nødsituation.

6: Gennemgå og opdatér kemiske risikovurderinger

Sikkerhedsdatablade er aktuelle med markerede revisioner til
den ansvarlige afdelings- eller arbejdsmiljøleder.

Der sendes automatiske meddelelser om at opdatere
kemikalierisikovurderingerne.

Kan identificere hvilke processer, der skal gennemgås i hvilke
afdelinger, når der kommer nye oplysninger (f.eks. opdateret
sikkerhedsdatablad eller oplysninger fra ECHA, IARC eller
nationale myndigheder).

Alle nye stoffer vurderes til den planlagte aktivitet før et køb.
Dokumentation for en forbedringspolitik med henblik på at
fjerne eller erstatte produkter før tekniske
kontrolforanstaltninger, uddannelse og personlige
værnemidler.

7: Gennemgå processen

Proaktiv og kontinuerlig – anskaffelse af alle stoffer uden for
politikken er begrænset, forslag til forbedringer kan deles på
tværs af afdelinger, der bruger de samme stoffer, og behovet
for helbredsovervågning kan let identificeres.

 

 

5 fordele ved et digitalt system til det kemiske arbejdsmiljø

1: Du får nemt overblik og høj overskuelighed 

Med et system kan du nemt og hurtigt dykke ned i hver af virksomhedens enheder og straks se, hvilken type af kemi, der anvendes.

2: Du gør det let at implementere det sikre kemiske arbejdsmiljø i hele virksomheden 

Med et samlet, overskueligt og lettilgængeligt system bliver det langt nemmere at udbrede den kemiske sikkerhed på din arbejdsplads og arbejdsmiljøarbejdet generelt. F.eks. ved brug af en mobil-app, der giver mulighed for, at alle i virksomheden kan opnå hurtig adgang til al
tilgængelig kemidokumentation.

3: Du kan udføre de kemiske risikovurderinger nemmere og mere effektivt 

I vores system kan du bl.a. anvende vores standardskabeloner eller opbygge dine egne, så den kemiske risikovurdering bliver meget nemmere at gå til. Og det er bl.a. fordi, vigtige data automatisk overføres fra sikkerhedsdatabladene.

4: Du kan tjekke den farlige kemi med få klik

Se om I har kemiske produkter i virksomheden, der er registeret på f.eks. ’Listen over Kræftfremkaldende stoffer’, ’Kandidatlisten’ m.fl. På den måde bliver det nemmere at skabe en højere sikkerhed og sundhed for dig og dine kollegaer.

5: Du kan begrænse jeres indkøb af ny kemi

Se om I har kemiske produkter i virksomheden, der er registeret på f.eks. ’Listen over Kræftfremkaldende stoffer’, ’Kandidatlisten’ m.fl. På den måde bliver det nemmere at skabe en højere sikkerhed og sundhed for dig og dine kollegaer.

Chemical Manager | EcoOnline

 

Tjekliste: Sådan flytter du din kemihåndtering fra en manuel til en digital løsning

Disclaimer: Trinene nedenfor tager i høj grad udgangspunkt i vores eget system til
kemihåndtering, Chemical Manager.

Tjekliste-1-1

 


Forfatter Michelle Bjerg

Michelle er Country Marketing Manager i EcoOnline Danmark. Hun har flere års erfaring med marketing og kommunikation og stor passion for at formidle indhold inden for arbejdsmiljøområdet. Alle indlæg skrevet af Michelle er udarbejdet i tæt samarbejde med produktspecialister med høj faglig viden på området.

Vores relaterede indlæg

| Arbejdsmiljø / EHS
Bæredygtig håndtering af kemikalier

Den bæredygtige udvikling er i fuld gang, og den skal understøttes på så mange leder og kanter som muligt. Det gælder...

| Arbejdsmiljø / EHS
Psykisk arbejdsmiljø: Hvad du bør vide

Det er lovpligtigt at omfatte det psykiske arbejdsmiljø i arbejdsmiljøarbejdet for danske virksomheder – fuldstændig på...

| Arbejdsmiljø / EHS
Ryd op i din kemiske dokumentation og få bedre overblik

Ved at rydde op i din kemiske dokumentation kan du nedbringe antallet af produkter, I bruger på arbejdspladsen, sørge...