Hvad du bør vide om ISO 45001

Velkommen til denne todelte blogserie om ISO 45001. I del 1 ser vi nærmere på, hvad ISO 45001 er, og hvordan den adskiller sig fra den tidligere standard OHSAS 18001. I del 2 gennemgår vi, hvordan man bliver ISO 45001-certificeret. Lad os begynde med del 1.

Hvorfor ISO 45001 er vigtig?

Kender du de reelle omkostninger ved arbejdsulykker og arbejdsrelaterede sygdomme i din organisation? Ifølge Den Internationale Arbejdsorganisation (ILO) mister over 7.600 mennesker livet hver eneste dag som følge af arbejdsrelaterede ulykker eller sygdomme. Det svarer til mere end 2,7 millioner dødsfald om året. De menneskelige konsekvenser er enorme – og det er de økonomiske konsekvenser også . Dårlig arbejdsmiljøpraksis koster anslået næsten 4 % af det globale BNP hvert år.

Hvad er ISO 45001?

ISO 45001 er en international standard, der hjælper virksomheder med at reducere antallet af ulykker og bidrager til at skabe et sundere og sikrere arbejdsmiljø. Standarden giver virksomheder en gennemtestet ramme til at etablere og vedligeholde et effektivt arbejdsmiljøledelsessystem.

Ved at implementere ISO 45001 udviser organisationer et aktivt engagement i medarbejdernes sikkerhed og trivsel – og som en ekstra gevinst kan det samtidig styrke forretningsprocesser og effektivitet.

Kort sagt: ISO 45001 hjælper dig med at beskytte både dine medarbejdere og din virksomhed.

Kom godt i gang: Forstå standarden

Lad os starte helt fra begyndelsen. Hvis du vil håndtere sundhed og sikkerhed godt, skal du starte med en systematisk ramme. ISO 45001-standarden er en international ISO-standard, der giver denne ramme.

ISO 45001 hjælper alle typer af organisationer med at forebygge arbejdsrelaterede dødsfald, skader og sygdomme – hvilket i sagens natur er enhver arbejdsmiljøspecialists højeste prioritet. Standarden hjælper også organisationer med at overholde lovkrav og systematisk forbedre sikkerhedspræstationer samt nå fastsatte arbejdsmiljømål.

Selvom en ekstern revision af dit sikkerhedsledelsessystem ikke er obligatorisk, er det den eneste måde at sikre certificering på. Alternativt kan du vælge Selverklæring om Overensstemmelse for at undgå de tilknyttede certificeringsomkostninger. Men det er vigtigt at bemærke, at forretningsforbindelser samt partnere kan kræve eller foretrække leverandører og samarbejdspartenere, der har et ISO 45001-kompatibelt arbejdsmiljøcertifikat.

Hovedformålet med ISO 45001 er at sikre, at organisationer har etableret et sikkert og sundt arbejdsmiljø for deres medarbejdere. Standarden dækker områder som risikovurdering, træning, beredskab, overvågning og måling og meget mere. Standarden giver vejledning om, hvordan man designer og implementerer effektiv arbejdsmiljøarbejde, der er i overensstemmelse med gældende love og regler. For at opnå certificeringen skal organisationer demonstrere overholdelse af alle kravene i standarden. Standarden bruger den samme overordnede struktur som kvalitetsledelsesstandarden ISO 9001:2015 og miljøstandarden ISO 14001:2015 – som defineret i Annex L, tidligere kendt som Annex SL. Den overordnede struktur starter med tre indledende informationsklausuler. Disse klausuler efterfølges af syv klausuler baseret på Plan – Do – Check – Act cyklussen som vist nedenfor. PDCA-cyklussen sikrer kontinuerlige forbedringer af ledelsessystemet.

KAPITEL 1

Hvad er forskellen på ISO 45001 og OHSAS 18001?

Du tænker måske over, hvordan ISO 45001 adskiller sig fra OHSAS 18001. ISO 45001 fokuserer på processer, organisationen som helhed og forskellige interessenter. Den lægger også vægt på både risici og muligheder. OHSAS 18001 derimod er procedurebaseret. OHSAS 18001 tager ikke hensyn til interessenter uden for organisationen, og beskæftiger sig udelukkende med risiko. OHSAS 18001 blev udfaset i 2021, så nu følger de fleste organisationer ISO 45001-standarden.

ISO 45001 fordrer, at organisationer identificerer potentielle farer på arbejdspladsen og dernæst, at der udvikles strategier til at afbøde risici. Dette omfatter vurdering af risikoniveauet forbundet med hver fare. Derudover skal der udvikles procedurer til at reducere eller eliminere denne risiko.

Organisationer, der har opnået ISO 45001-certificering, vil alt andet lige have forbedrede processer i relation til risikostyring. Dette vil resultere i færre ulykker, skader og dødsfald på arbejdspladsen.

KAPITEL 2

Organisationens kontekst

ISO 45001 stiller krav om, at organisationen forstår sin kontekst – det vil sige de interne og eksterne forhold, der har indflydelse på arbejdsmiljøet. Disse faktorer kan både fremme og hæmme de ønskede resultater af arbejdsmiljøledelsessystemet.

Eksempler på sådanne forhold kan være det juridiske, politiske eller konkurrenceprægede miljø, herunder forhold relateret til miljø, leverandører, samarbejdspartnere, nye teknologier og/eller ressourcer. Derfor bør man ikke kun afdække medarbejdernes behov og forventninger, men også kravene fra andre interessenter såsom kunder, aktionærer, leverandører og personer, der påvirkes af organisationens aktiviteter.

Certificeringsprocessen kræver, at standardens krav implementeres på tværs af hele organisationens drift og omfatter blandt andet:

✔ identifikation af risici

✔ oplæring af medarbejdere i sikkerhedsprotokoller

✔ og meget mere.

Derudover skal der regelmæssigt gennemføres interne revisioner for at sikre, at organisationen løbende overholder standardens krav.

KAPITEL 3

Hvad er medarbejderens rolle

Definitionen af medarbejdere adskiller sig mellem OHSAS 18001 og ISO 45001. Hvor OHSAS 18001 primært fokuserede på egne medarbejdere, entreprenører og besøgende på arbejdspladsen, udvider ISO 45001 begrebet til også at omfatte arbejdere fra eksterne leverandører, entreprenører, vikarer og andre. Dette gælder i det omfang, organisationen har indflydelse på deres arbejde eller arbejdsrelaterede aktiviteter (klausul 3.3).

Entreprenører, midlertidigt personale og endda leverandører skal derfor inddrages i sikkerhedsledelsen som en del af systemets omfang. Også topledelsen betragtes som en del af medarbejdergruppen i standarden.

Mens OHSAS 18001 kun stillede krav om, at medarbejderne skulle informeres om sikkerhedspolitik, lovgivning, krav og deres rolle, stiller ISO 45001 højere krav til høring og aktiv deltagelse af ikke-ledende medarbejdere. Arbejdsgiveren skal desuden tage hensyn til deres behov og forventninger.

ISO 45001 præciserer detaljeret, hvor medarbejderhøring og deltagelse er påkrævet – se klausul 5.4 i standarden.

KAPITEL 4

Hvilke muligheder findes der?

OHSAS 18001 beskæftiger sig udelukkende med negative risici. Her defineres risiko som en kombination af sandsynligheden for og konsekvensen af en farlig hændelse. ISO 45001 udvider derimod perspektivet og definerer risiko som effekten af usikkerhed – en effekt, der både kan være positiv og negativ.

Derfor introducerer ISO 45001 begrebet arbejdsmiljømulighed – et udtryk, der dækker over forhold, som kan føre til forbedringer af arbejdsmiljøets præstation og sikkerhedsniveau.

Uden for standardens omfang

Ligesom OHSAS 18001 omfatter ISO 45001 ikke produktsikkerhed, materielle skader eller miljøpåvirkning. Disse aspekter ligger uden for de risici, der vedrører arbejdstagere og andre relevante interessenter. Fokus i ISO 45001 er fortsat rettet mod arbejdsmiljøets risici og muligheder (se klausul 1 i standarden).

Nedenfor ses nogle af de nye eller væsentligt ændrede klausuler i ISO 45001 sammenlignet med OHSAS 18001:

• Klausul 4: Organisationens kontekst
• Klausul 4.1: forståelse af organisationen og dens kontekst

Organisationen skal identificere alle relevante interne og eksterne forhold, som kan påvirke dens evne til at opnå de ønskede resultater med arbejdsmiljøledelsessystemet. En omfattende liste over eksempler kan findes i Annex A.4.1.

Klausul 4.2: behov og forventninger fra medarbejdere og andre interesserede parter

Organisationen skal identificere de øvrige interessenter – ud over medarbejderne – der har relevans for arbejdsmiljøledelsessystemet. Interessenter defineres som personer eller organisationer, der kan påvirke, blive påvirket af eller betragte sig selv som påvirket af en beslutning eller aktivitet (klausul 3.2).

Herefter skal både medarbejdernes og de øvrige interessenters behov og forventninger kortlægges. Samtidig skal organisationen identificere gældende eller potentielt kommende juridiske krav, som relaterer sig hertil. Resultatet bliver et samlet sæt krav, der danner grundlag for systemets videre udvikling.

Klausul 4.3: omfanget af arbejdsmiljøledelsessystemet

Det næste skridt er at udarbejde dokumentation, der beskriver systemets faktiske omfang. Denne dokumentation skal omfatte produkter, tjenester og arbejdsrelaterede aktiviteter, som kan påvirke organisationens arbejdsmiljøpræstation. På baggrund af de identificerede forhold, krav og aktiviteter skal omfanget fastlægges – præcist, faktuelt og i overensstemmelse med organisationens virkelighed.

KAPITEL 5

Klausul 5.1, 5.2 og 5.3: Lederskab

Topledelsens engagement i arbejdsmiljøledelse fremhæves i endnu højere grad i ISO 45001 end i den tidligere OHSAS 18001-standard. Klausul 5.1 beskriver i detaljer topledelsens ansvar og forpligtelser.

Disse kan sammenfattes som følger:

• Påtage sig det overordnede ansvar for at sikre sunde og trygge arbejdsforhold samt forebygge arbejdsrelaterede skader og sygdomme.
• Udarbejde en arbejdsmiljøpolitik (jf. klausul 5.2) og fastsætte relaterede arbejdsmiljømål, som stemmer overens med både organisationens strategi og kravene i standarden.
• Sikre, at arbejdsmiljøledelsessystemet reelt opfylder sine fastsatte mål.
• Fremme kontinuerlig forbedring gennem anvendelse af PDCA-cyklussen (Plan–Do–Check–Act).
• Integrere arbejdsmiljøledelsessystemet i organisationens overordnede forretningsprocesser.
• Sikre, at der er tilstrækkelige og kompetente ressourcer til rådighed til at udvikle, implementere og vedligeholde arbejdsmiljøledelsessystemet samt at der rapporteres til topledelsen omkring systemet præstation (se Klausul 5.3).
• Understøtte og styrke lederes evne til at udvise aktivt lederskab i arbejdsmiljøarbejdet.
• Skabe og fremme en organisationskultur, der understøtter arbejdsmiljøpolitikken og målene.
• Beskytte medarbejdere mod repressalier, når de indberetter hændelser, farer eller bekymringer.
• Kommunikere tydeligt til medarbejdere og andre interessenter om betydningen af effektiv arbejdsmiljøledelse og nødvendigheden af at overholde kravene i systemet.
• Sikre, at der findes processer for høring og deltagelse af medarbejdere, herunder velfungerende arbejdsmiljøudvalg.

Topledelsen skal kunne dokumentere, at disse forpligtelser bliver efterlevet i praksis.

Klausul 5.4: Høring og deltagelse af medarbejdere

Det er topledelsens ansvar at skabe en kultur præget af åben kommunikation, som aktivt understøttes af både mellemledere og medarbejderrepræsentanter. En kombination af lederuddannelse, opdaterede processer, nye værktøjer og fjernelse af barrierer for deltagelse bidrager til at opbygge en åben og tillidsfuld sikkerhedskultur.

Dette fremmer et arbejdsmiljø, hvor medarbejderne frit kan udtrykke deres synspunkter, og hvor deres input bliver værdsat og anvendt konstruktivt. Det er afgørende, at information om arbejdsmiljøledelsessystemet er let tilgængelig, opdateret og formidlet rettidigt.

Klausul 5.4 opstiller en særskilt liste over områder, hvor medarbejderhøring og deltagelse er påkrævet. Det gælder især i situationer, hvor medarbejdere besidder særlig viden eller erfaring, der har direkte indflydelse på andres arbejdsmiljø. Eksempler omfatter identifikation af farer, undersøgelse af hændelser, fastlæggelse af kontrolforanstaltninger samt vurdering af uddannelsesbehov.

Derudover kræver arbejdet med interessenters behov og forventninger, arbejdsmiljøpolitikken, samt fordeling af organisatoriske roller og ansvar (jf. klausul 5.4), inddragelse og høring af ikke-ledende medarbejdere.