Hvad skal jeg kigge efter i relation til sikkerhedsledelsessystem?

Når de fleste organisationer begynder at lede efter et system til sikkerhedsstyring, kigger de ofte efter noget, der kan hjælpe dem med at opnå overholdelse af en bestemt standard – eksempelvis ISO 45001. Det er en god ambition, men vi vil gerne bede dig om at tænke endnu større. Spørg dig selv: “Hvilket værktøj vil hjælpe os med at opbygge den rette EHS-kultur i hele organisationen – fra top til bund – og bidrage til at opretholde denne kultur på ubestemt tid?”

Dette bør være et vigtigt aspekt af tankegang, fordi dit sikkerhedsstyringssystem bør ikke være noget, du blot bruger én gang om året – i ugerne op til en inspektion. Det skal være noget, der kan væves ind i din daglige kultur, og som du kan stole på til at træffe fremtidige beslutninger på højt niveau.

For at finde ud af mere om, hvordan du kan forbedre sikkerheden og styrke compliance på din arbejdsplads, kan du deltage i et af vores webinarer og få værdifuld viden samt handlingsorienterede trin der kan hjælpe dig med at opnå succes i relation til din EHS-indsats.

Med det i tankerne, her er nogle af de must-haves for dit sikkerhedsstyringssystem eller arbejdsmiljøstyringssystem.

KAPITEL 1

Mobilvenlighed styrker adoptionen hos frontlinjemedarbejdere

Et effektivt EHS-system handler om mere end et par mobile apps; det skal fungere der, hvor arbejdet udføres. For at lykkes, skal systemet være helt igennem bygget til mobilen. Det er den eneste måde at sikre, at dine frontlinjemedarbejdere faktisk bruger systemet – og bruger det rigtigt. Dette skaber pålidelig og realtidsdata direkte fra gulvet, hvilket er afgørende for at kunne træffe hurtige, informerede beslutninger og løbende forbedre jeres sikkerhed.

Systemet skal animere de mennesker, der rent faktisk anvender systemet til at gøre ting som:

• Markere farer
• Udføre inspektioner
• Rapportere hændelser
• Identificere muligheder

Det betyder, at din mobile app skal være nem og intuitiv at anvende, så dine frontlinjebrugere kan udføre sikkerhedsaktiviteter med få hurtige tryk.

Det er ofte svært at opnå medarbejdernes accept af en ny løsning. Det ses ofte, at løsningen blot opfattes som “mere arbejde” eller “et besværligt ekstra trin”. Alt skal være enkelt og intuitivt. Noget så simpelt som at skulle logge ind hver gang noget skal registreres, kan opfattes som et ekstra trin.

På den anden side, hvis du giver dem en Single Sign On (SSO)-løsning, de nemt kan tilgå, og en løsning der kan erstatte besværlige clipboards, sedler, løse papirer eller regneark, vil dit team hurtigt finde anvendelsen af løsningen hensigtsmæssig.

KAPITEL 2

Realtidsdata: grundlaget for handlingsorienterede indsigter

Forældet eller utilgængelig data udgør en af de alvorligste trusler mod effektiviteten i papir- eller regnearksbaserede EHS-styringssystemer. Kort sagt er det umuligt for organisationens interessenter og beslutningstagere at kende den nøjagtige status på deres EHS-indsats. Dette, hvis vitale observationer og inspektioner befinder sig op på en supervisors skrivebord uden at blive behandlet. Ligeledes skaber det flaskehalse, når de afgørende data ligger isolerede i komplekse regneark, som kun et begrænset antal medarbejdere reelt forstår.

Ved at digitalisere og modernisere jeres EHS-styringssystem elimineres al denne administrative papirbelastning. Data flyder øjeblikkeligt fra frontlinjebrugerne til supervisorerne og direkte til ledelsesteamet i realtid. Disse oplysninger skal præsenteres i enkle og intuitive dashboards, der til enhver tid giver jeres EHS-team et klart overblik over jeres EHS-kultur. Realtidsdata gør jeres EHS-team i stand til at opdage tendenser, mens de udvikler sig. Dette, så mindre problemer kan løses proaktivt, før de eskalerer. Samtidig kan data fra disse dashboards gnidningsfrit omdannes til indsigtsfulde præsentationer til den øverste ledelse eller direktionen. I kan generere rapporter, der underbygges af tal, statistikker samt tendenser , og derved levere velinformerede anbefalinger til, hvor det største forbedringspotentiale befinder sig.

KAPITEL 3

EHS-sikkerhedsstyringssystem: udviklet af EHS-ledere til EHS-teams

EHS-teams kan fristes til at implementere løsninger, der blot nærmer sig deres funktionelle behov. Det ses ofte, at man vælger at anvende generiske platforme, såsom Microsoft SharePoint, til at administrere EHS-styringssystemet. Vi understreger dog, at denne tilgang ofte viser sig at være langt mere problematisk, end det umiddelbart måtte synes.

Som Abraham Maslow pointerede: “Hvis det eneste værktøj, du har, er en hammer, har du tendens til at se ethvert problem som et søm.” Når en organisation benytter SharePoint til essentielle funktioner som IT-infrastruktur eller HR-processer, opstår rationalet hurtigt: “Vi har succesfuldt implementeret SharePoint til vores dokumenthåndtering. Vi har allerede investeret betydelige ressourcer i tilpasning – hvorfor ikke udvide brugen til alle vores operationer?”

Det er korrekt, at man i teorien kan tilpasse en generisk platform som SharePoint til at fungere i relation til EHS-indsatsen. Men dette kræver en uforholdsmæssig stor indsats og tunge tilpasninger fra organisationens side.

Succes kræver et system, der er udviklet specifikt med EHS-disciplinen for øje. Tiden bør ikke investeres i ugelange eller månedlange tilpasningsprojekter for at tvinge en generisk løsning til at imødekomme jeres specifikke krav. I har brug for en platform, der fra grunden er designet til at understøtte præcis jeres EHS-behov.