ISO 45001-klausuler: De seks essentielle certificeringsklausuler

Når du som arbejdsmiljø- eller sikkerhedsansvarlig står med ansvaret for at implementere og vedligeholde ISO 45001, kan opgaven virke overvældende. Du skal ikke blot sikre, at alle – fra direktion til medarbejdere i marken – er engagerede, men også balancere behovene på tværs af afdelinger, lokationer og ofte også byer eller lande.

Så hvordan kommer I bedst muligt i gang?

Det første skridt er at danne sig et overblik over hele ISO 45001-standarden. Derefter kan du arbejde dig systematisk gennem de enkelte klausuler. Her gennemgår vi de seks vigtigste – klausul 4 til 10 – og koger dem ned til det væsentlige.

KAPITEL 1

Klausul 4: Organisationens kontekst

4.1 Forståelse af organisationen og dens kontekst

Identificér de interne og eksterne faktorer, som påvirker jeres evne til at nå jeres arbejdsmiljømål.

Eksempler:

Interne faktorer: Forældet teknologi, manglende sikkerhedskultur.

Eksterne faktorer: Lavkonjunktur, mangel på kvalificeret arbejdskraft.

4.2 Forståelse af medarbejdernes og interessenternes behov og forventninger

Her ser du på alle, der påvirkes af jeres arbejdsmiljø – medarbejdere, leverandører, entreprenører, tilsynsmyndigheder, aktionærer og lokalsamfund. Kortlæg deres behov og forventninger – både generelle (som lovkrav) og specifikke for jeres virksomhed. Dette kunne inkludere overordnede aspekter som overholdelse af branchens sikkerhedsstandarder eller forhold, der er mere specifikke for din virksomhed.

4.3 Fastlæggelse af omfanget af arbejdsmiljøledelsessystemet

Brug viden fra 4.1 og 4.2 til at udarbejde en klar beskrivelse af systemets omfang – hvilke aktiviteter, lokationer og afdelinger, der er omfattet.

4.4 Arbejdsmiljøledelsessystem

Definér, hvordan organisationen vil etablere, vedligeholde og løbende forbedre sit arbejdsmiljøledelsessystem – eksempelvis gennem anvendelse af diagrammer, roller og processer til at kortlægge hvordan processerne involverer de forskellige niveauer i din organisation.

KAPITEL 2

Klausul 5: Lederskab og medarbejderdeltagelse

ISO 45001 stiller under denne klausul krav til ledelsens engagement. Det øverste ledelsesniveau skal aktivt tage del i at skabe et sikkert og sundt arbejdsmiljø. Klausulen har fire underklausuler:

5.1 lederskab og engagement

Ledelsen skal tydeligt vise sit engagement – både gennem ressourcer, investeringer og adfærd.

5.2 Arbejdsmiljøpolitik

Politikken skal beskrive, hvordan organisationen vil:

• Skabe et sikkert arbejdsmiljø
• Eliminere farer og risici
• Sikre medarbejderinvolvering

Alle disse oplysninger skal dokumenteres, kommunikeres og være tilgængelige.

5.3 Roller, ansvar og beføjelser

Det skal fremgå klart, hvem der har hvilke roller og ansvarsområder. Dette dokumenteres typisk i jobbeskrivelser, kontrakter og instruktioner.

5.4 Høring og deltagelse

I dette afsnit finder du skitseret, hvordan din organisation bør tilskynde til og sikre medarbejderhøring og -deltagelse.

• Høring: Medarbejderne bliver spurgt om deres mening, før ledelsen træffer en beslutning.
• Deltagelse: Medarbejderne er aktivt involveret i beslutningsprocessen.

KAPITEL 3

Klausul 6: Planlægning

Her handler det om at planlægge, hvordan risici skal elimineres eller håndteres. Anvend de oplysninger, der er skitseret i afsnit 4.1, 4.2 og 4.3, mhp. at planlægge, hvordan risici elimineres eller afbødes. Denne klausul har to underklausuler:

6.1 Handlinger til at adressere risici og muligheder

Dette afsnit omhandler vurdering af risici og derefter sikring af, at ledelsessystemet kan opnå de tilsigtede resultater.

Risici kan omfatte:

• Farer fra opgaver, udstyr eller stoffer
• Psyko/sociale risici såsom vold, mobning og chikane
• Farer, der kommer fra design, layout og installation
• Muligheder for at forbedre sikkerhed og trivsel

Dette er også, hvor du ville skitsere din organisations juridiske krav i relation til dit produkt eller din tjenester såvel som branche eller område.

6.2 Arbejdsmiljømål og planlægning for at nå dem

Fastlæg mål, der er målbare, realistiske og i tråd med politikken – og sørg for, at medarbejderne bidrager med input.

KAPITEL 4

Klausul 7: Support

Denne klausul handler om de ressourcer, kompetencer og kommunikationskanaler, der skal understøtte systemet. Der fokuseres på, hvordan din organisation understøtter dit team samt det overordnede ledelsessystem. Den har fem underklausuler.

7.1 Ressourcer

Identificér de mennesker, udstyr, tjenester, produkter, værktøjer og budgetter, der skal til for at nå jeres mål. Dette inkluderer alt, der hjælper din organisation med at opbygge, vedligeholde, forbedre driften og opfylde arbejdsmiljømålene.

7.2 Kompetence

Her handler det om at sikre, at alle har de nødvendige færdigheder, og at træning og kvalifikationer dokumenteres og vedligeholdes. Det handler altså om at tilvejebringe dit team med de færdigheder og den ekspertise, der er nødvendig for at lykkes i deres roller og at arbejdet udføres på en sikker måde. Endvidere skal du forholde dig til hvordan du sporer medarbejdernes kvalifikationer, uddannelse, træning og erfaring. Og du skal kunne dokumentere de initiativer du implementerer for at hjælpe de ansatte med at opnå og vedligeholde deres kompetenceniveau – herunder identificere mangler i deres viden.

7.3 Bevidsthed

For at sikre maksimal medarbejderdeltagelse og effektivitet i arbejdets udførelse er det vigtigt at sikre, at alle er bevidste om medarbejdernes rettigheder – eksempelvis retten til at forlade usikre forhold. De ansatte skal også kende til virksomhedens arbejdsmiljøpolitik samt -mål, og de skal kende til konsekvenserne ved manglende overholdelse – enten juridisk eller organisatorisk. Der skal også være klarhed omkring hvordan SOP’er (standard operationelle procedurer), manualer, instruktioner og andre dokumenter kan tilgås.

7.4 Kommunikation

Afsnittet handler om, hvordan din virksomhed kommunikerer arbejdsmiljøpolitikker – både internt og eksternt. Intern kommunikation ville omfatte, hvordan du kommunikerer med dine medarbejdere og interessenter, mens ekstern kommunikation kunne omfatte entreprenører, besøgende på stedet, leverandører eller andre partnere. Din kommunikation skal også tage hensyn til køn, sprog og etnicitet hos dit publikum.

7.5 Dokumenteret information

Et uorganiseret eller forældet dokumenthåndteringssystem kan underminere din organisations kommunikation. At bevare dokumentation er afgørende for at opretholde compliance. Denne klausul udforsker, hvordan du håndterer dokumenter, politikker, procedurer, understøttende dokumenter, filer og optegnelser.

Du skal undersøge, hvordan dine dokumenter er:

• Opbevaret og kan tilgås
• Opdateret og vedligeholdt
• Beskyttet i relation til fortrolighed
• Formidlet og godkendt

KAPITEL 5

Klausul 8: Drift

De foregående klausuler hjælper dig med at identificere risici og farer samt de kontroller, der skal etableres for at opretholde sikker drift. Klausul 8 fokuserer på at operationalisere disse elementer. Klausul 8 har to underklausuler som omtales nedenfor.

8.1 Driftsplanlægning og -kontrol

Hvordan vil din organisation bruge planlægnings- og kontrolforanstaltninger på daglig basis, samtidig med at de korrekte optegnelser opretholdes? Hvis du eksempelvis arbejder med farlige materialer; hvilket beskyttelsesudstyr (PPE) og hvilke politikker og procedurer stilles til rådighed? Hvordan kan denne opgave optimeres eller kontrolleres bedre?

Du skal også planlægge, hvordan du vil sikre, at eventuelle ændringer, der finder sted, foretages på en kontrolleret måde. Hvilke ændringer skal overvejes, hvis dine aktiviteter udvides til en ny placering eller hvis I tilføjer et nyt stykke udstyr til arbejdsprocesserne? Hvilke nye farer og risici medfører denne ændringer? Hvilke juridiske overvejelser bør I foretage i disse tilfælde? Hvis du anvender nye entreprenører eller outsourcer aspekter af din virksomhed, hvordan vil dette blive adresseret?

8.2 Nødberedskab og -respons

Du har allerede identificeret dine risici og farer. Nu skal du udvikle en nødberedskabsplan, samt bestemme hvordan du vil kommunikere den og udrulle træning i relation til planen.

Denne klausul kan være særligt udfordrende, fordi du vurdere andre faciliteter end blot egne. Udgør nogle af de omkringliggende bygninger en risiko for dig? Hvilken risiko udgør du for dem? Beskytter brandhaner tilstrækkeligt dit nærområde, eller ville du have brug for dine vandtanke og pumper til at håndtere en nødsituation?

KAPITEL 6

Klausul 9: Præstationsevaluering

Dette er din organisations mulighed for at validere eller forbedre dit hårde arbejde på hvert niveau, vi har diskuteret indtil nu. Klausul 9 har tre underklausuler.

9.1 Overvågning, måling, analyse og evaluering

Din organisation skal have en proces etableret til at evaluere virksomhedens sundheds- og sikkerhedspræstationer. Processen skal inkluderer de metoder og kriterier, du vil anvende til at sikre resultater opnås. Dette omfatter fokus på både ledende og efterfølgende indikatorer:

• Ledende indikatorer: Kunne omfatte antallet af inspektioner, revisioner og træningssessioner
• Efterfølgende indikatorer: Kunne omfatte antallet af hændelser og nærved-hændelser

9.2 Intern revision

Overholder dit sundheds- og sikkerhedsledelsessystem kravene i ISO 45001? Overholder det dine egne behov – dvs. egne interne krav? Du skal revidere dit ledelsessystem regelmæssigt for at sikre, at det kontinuerligt overholder begge førnævnte. Du skal også udvikle en revisionsplan samt en handlingsplan for opfølgning. Dette, for at adressere resultaterne af disse revisioner og sikre konstant overholdelse samt vedvarende forbedringer.

9.3 Ledelsesevaluering

Du skal have en proces implementeret til at gennemgå dit ledelsessystem med planlagte intervaller. Processen kunne omfatte gennemgang af:

• Nye eller igangværende risici og muligheder
• Status for handlinger fra tidligere gennemgange
• Eventuelle ændringer i behovene hos interesserede parter og medarbejdere
• Igangværende eller nye juridiske krav
• Behovet for ændringer i dine mål eller politikker

KAPITEL 7

Klausul 10: Forbedring

Dette er en væsentlig del af ISO 45001. Klausulen sikrer, at hele dit team konstant arbejder mod kontinuerlige forbedringer. Den omfatter tre underklausuler:

10.1 Generelt

Din organisation skal identificere potentiale for at forbedre, handle og opnå tilsigtede resultater. Ofte findes dette gennem afvigelser eller hændelser. Muligheder kan også identificeres gennem medarbejderfeedback.

10.2 Hændelser, afvigelser og korrigerende handlinger

Når afvigelser opstår, hvad er din proces for at reagere og korrigere i relation til udfordringer? Lad os sige, der er brand i dine faciliteter. Du skal spørge:

• Reagerede du rettidigt?
• Hvad gjorde du for at kontrollere og korrigere?
• Undersøger du hændelsen for at finde hovedårsagen. Kigger du også på lignende hændelser, så du kan handle for at forhindre, at det sker igen?
• Vil de nye handlinger blive indført på en kontrolleret måde? Hvordan vil de blive kommunikeret til dit team?
• Hvilke optegnelser skal oprettes eller opdateres?

10.3 Kontinuerlig forbedring

Det er vigtigt at huske, at sikkerhed og overholdelse af sikkerhedsforanstaltninger repræsenterer en løbende udvikling – ikke en destination. Du skal konstant stræbe efter at bevæge dig fremad og forbedre. Denne klausul kan danne grundlag for din køreplan. Du er forpligtet til at:

• Vedligeholde optegnelser
• Forbedre dine arbejdsmiljøpræstationer over tid
• Fremme en stærk sikkerhedskultur – du husker måske, at dette var en del af klausul 5
• Tilskynde til medarbejderdeltagelse
• Kommunikere resultaterne af de kontinuerlige forbedringer

KAPITEL 8

Sådan får du styr på det hele

At arbejde med ISO 45001 kan være komplekst – især i større organisationer. Men med EcoOnline får du en samlet, digital løsning, der gør det nemt at håndtere standardens krav. Drop tunge regneark og manuelle processer, og få i stedet et klart overblik over dit arbejdsmiljøarbejde – ét sted.