Velkommen til del 2 af denne todelte blogserie! I del 1 udforskede vi forskellene mellem ISO 45001 og OHSAS 18001, herunder ændringer i klausulerne. Læs videre for at opdage andre ændringer samt trin til at blive ISO 45001-certificeret.
Velkommen til del 2 af vores todelte blogserie. I del 1 gennemgik vi forskellene mellem ISO 45001 og OHSAS 18001 – herunder ændringerne i klausulerne. I denne del dykker vi videre ned i ændringer og gennemgår de konkrete trin, du skal følge for at blive ISO-certificeret.
Klausul 6.1: Handlinger til at adressere risici og muligheder
Vi fortsætter hvor vi slap, og nu er det tid til at belyse Klausul 6. De risici og muligheder, der adresseres på dette trin, er baseret på omfanget (klausul 4.3), kravene (klausul 4.2), problemstillingerne (klausul 4.1), juridiske og andre krav (6.1.3) samt muligheder for at eliminere farer eller reducere risici (6.1.2.3).
Farer skal identificeres (6.1.2.1), og risici skal vurderes (6.1.2.2). Standarden kræver en løbende og proaktiv proces for fareidentifikation, der tydeligt beskriver, hvilke processer og aktiviteter der indgår.
Typisk afholdes en gruppesession med 2–6 deltagere – repræsentanter dækker både medarbejdere og ledere fra relevante områder samt en sikkerhedsekspert. Under sessionen anvendes en dokumenteret metode til fareidentifikation – eksempelvis et softwareværktøj. En effektiv tilgang kombinerer tjeklister og nøgleord med fokus på de risici og muligheder, der skal håndteres. Det er vigtigt, at holde et åbent sind under processen – det giver de bedste resultater.
Risikoevalueringen bør udføres systematisk og baseres på organisationens egne klassificeringsmetoder og kriterier (6.1.2.2). En risikomatrix, der kombinerer sværhedsgrad og sandsynlighed, bruges ofte til dette formål.
Det anbefales altid at reducere sværhedsgraden af en fare gennem iboende sikkerhedsprincipper, som også kan skabe nye arbejdsmiljømuligheder. Du kan følge dette kontrolhierarki:
Substitution af faren med en mindre farlig – med andre ord, reducér faren
reduktion af mængden af farlige materialer – minimering
benyttelse af mindre farlige materialer eller processer – substitution
brug mindre farlige forhold samt reducér konsekvenser med et smart layout – moderation
forenkling af arbejdsprocessen eller materialeflowet – simplificering
anvendelse af et design, der kan håndtere uregelmæssigheder uden skade – fejltolerance. For eksempel ved brug af stærkere dele, indkapsling af den farlige proces samt tilføjelse af sekundær indeslutning eller installation af automatiske sprinklere, eksplosionspaneler osv.
Brug tekniske kontroller
tilføjelse af instrumentering og kontroller – sandsynlighedsreduktion
tilføjelse af detektorer, alarmer, automatiske sikkerhedssystemer, sprinklere osv. – sandsynlighedsreduktion
sikring af beredskab for identificerede farer såsom tab af indeslutning, brande og eksplosioner. For eksempel tilstedeværelsen af brandslukningsudstyr, branddetektion og alarm samt uddannelse af personale.
brug af sprinklere, detektorer og alarmer, brandvandsmonitorer osv. – aktiv beskyttelse, konsekvensbegrænsning
Brug administrative kontroller
procedurer, tjeklister, herunder træning, afprøvning, vedligeholdelse og regelmæssige øvelser
brug passende personlige værnemidler – adskillelse
Juridiske krav og andre regler, der gælder for organisationens farehåndtering, skal følges. Rækkefølgen af de overvejede handlinger skal altid skitseres som angivet ovenfor: eliminering, substitution, tekniske kontroller og administrative kontroller.
Husk: Personlige værnemidler er ikke den første løsning til at reducere påvirkningen af en fare, selvom det i nogle tilfælde kan være den eneste mulige løsning.
Risikomatrix
Hold risikomatrixen så enkel som muligt. Dette vil hjælpe med at undgå lange diskussioner om, hvordan hver risiko skal kategoriseres. Det sikrer også, at resultaterne af din risikovurdering er uafhængige af det team, der udfører dem. En enkel 3 x 3 risikomatrix bør i mange tilfælde være tilstrækkelig til klassificering af arbejdsmiljørisici.
Sværhedsgraden af en arbejdsmiljøfare afhænger af organisationen og processerne. Du kan tænke på klassificeringen sådan her:
Farer med potentielt permanente eller alvorlige konsekvenser for medarbejdere kan klassificeres som alvorlige (store).
Farer, der potentielt forårsager betydelig skade og sygemelding for en medarbejder, klassificeres som medium.
Farer, der forårsager midlertidigt og mindre ubehag eller små skader, der ikke kræver lægebehandling eller sygemelding, kan klassificeres som mindre.
I stedet for at bruge absolutte sandsynligheder som én gang om året, én gang hvert tiende år osv., kan du bruge tre kontrolniveauer på den anden akse[1]:
Faren er tilstrækkeligt kontrolleret / ingen problemer er opstået
Kontrollen kunne forbedres / problemer er opstået
Alvorlige problemer med at kontrollere faren / problemer opstår ofte
Dette vil afgøre, om yderligere foranstaltninger er påkrævede. Det er relativt enkelt at evaluere praktiske arbejdsmiljøfarer baseret på disse kriterier.
3 x 3 risikomatrixen ser sådan ud:
Forebyggende foranstaltninger er nødvendige for de mellemstore, større og uacceptable risici i denne risikomatrix.
Mere komplekse risikomatrixer – som eksempelvis en 5 x 5 matrix med logaritmiske sandsynligheder – og risikovurderingsmetoder anvendes i højrisikoindustrier.
Klausul 8.3, 8.4 og 8.5: indkøb, entreprenører og outsourcing
ISO 45001 kræver visse processer til at kontrollere indkøb af produkter og tjenester for at sikre, at de er i overensstemmelse med din organisations arbejdsmiljøledelsessystem. For eksempel skal definerede arbejdsmiljøkriterier anvendes ved udvælgelse af entreprenører.
Det er vigtigt, at entreprenører følger kravene i din organisations arbejdsmiljøledelsessystem – herunder farer og risici relateret til deres arbejdsopgaver. På denne måde standardiseres processerne på tværs af interessenter og arbejdsstyrke. Det sikrer også, at konsistente metoder bruges af alle.
Entreprenøraktiviteter skal også vurderes og kontrolleres. Overvej følgende måder, du kan gøre dette på:
Undersøg ISO 45001-certificeringsinformation om entreprenøren
Vurdér entreprenørens egen erklæring om overensstemmelse med ISO 45001
Gennemfør arbejdsmiljøaudits og observationer af entreprenøren – de kan være udført af kunden eller en tredjepart
Etablér klare krav i udbudsmateriale og kontrakter i relation til arbejdsmiljøkrav – herunder rapportering, regler og sikkerhedsmøder
Afhold sikkerhedskoordineringsmøder og etablér grundig dokumentation før arbejdets påbegyndelse
Følgende dokumenter og registreringer er obligatoriske i ISO 45001
Sørg for, at følgende dokumentation findes under din ISO 45001-audit:
Obligatoriske dokumenter:
Omfanget af arbejdsmiljøledelsessystemet – klausul 4.3
Arbejdsmiljøpolitik – klausul 5.2
Ansvarsområder og beføjelser inden for arbejdsmiljøledelsessystemet – klausul 5.3
Arbejdsmiljøproces til håndtering af risici og muligheder – klausul 6.1.1
Metodik og kriterier for vurdering af arbejdsmiljørisici – klausul 6.1.2.2
Arbejdsmiljømål og planer for at opnå dem – klausul 6.2.2
Beredskabs- og indsatsproces – klausul 8.2
Obligatoriske registreringer:
Arbejdsmiljørisici og -muligheder – herunder handlinger til at adressere dem – klausul 6.1.1
Juridiske og andre krav – klausul 6.1.3
Bevis for kompetence – klausul 7.2
Bevis for kommunikation – klausul 7.4.1
Planer for håndtering af potentielle nødsituationer – klausul 8.2
Resultater af overvågning, målinger, analyser og præstationsevalueringer – klausul 9.1.1
Vedligeholdelse, kalibrering eller verificering af overvågningsudstyr – klausul 9.1.1
Resultater af overensstemmelsesevaluering – klausul 9.1.2
Internt auditprogram – klausul 9.2.2
Intern auditrapport – klausul 9.2.2
Resultater af ledelsesevaluering – klausul 9.3
Typen af hændelser eller afvigelser samt eventuelle opfølgende foranstaltninger – klausul 10.2
Resultater af enhver handling og korrigerende handling, herunder deres effektivitet – klausul 10.2
Bevis for resultaterne af kontinuerlige forbedringer – klausul 10.3
8 trin i relation til at blive ISO-certificeret
Nu hvor du har forstået alle kravene, er det tid til at overveje, hvordan din organisation kan blive certificeret efter ISO 45001. Vi foreslår følgende trin:
Lær mere om standarden
Opret et kompetent, engageret og repræsentativt team, der er involveret. Husk at inddrage linjeledelse og medarbejderrepræsentanter
Udfør en gap-analyse af det eksisterende arbejdsmiljøledelsessystem i sammenligning med ISO 45001-kravene. Gør dette ved at sammenligne alle eksisterende elementer i arbejdsmiljøledelsessystemet med ISO 45001-standarden, og fastslå hvor dine mangler er. Selv hvis din organisation ikke er certificeret efter OHSAS 18001, kræver den nationale arbejdsmiljølovgivning i dit land allerede, at din organisation har mange af elementerne på plads
Etablér projektplanen – herunder dato for migrationsaudit i samarbejde med projektteamet og din certificeringsorgans repræsentant
Ret op på manglerne. Typisk er manglerne de nye klausuler nævnt ovenfor i den nye ISO 45001-standard. Tildel ansvar for at lukke manglerne, dokumentér processen, informér og træn dine medarbejdere i de nye processer. Følg også op på fremskridt. Sørg for, at de modificerede processer implementeres
Udfør en intern audit og ret op på eventuelle afvigelser før migrationsaudit
Udfør migrationsaudit og opnå certificering
Etablér et mindre team til at vedligeholde og forbedre dit arbejdsmiljøledelsessystem – herunder linjeledelse, medarbejdere og interne auditører.
Er du klar til at opnå din ISO 45001-certificering? Se vores webinar om “ISO 45001, og hvordan det gavner virksomheder”, hvis du ønsker mere information om hvordan, du kan arbejde videre med at opnå certificeringen.
