Transformér sikkerheden med et digitalt sikkerhedsstyringssystem

Vi ved alle, at sundhed og sikkerhed er vigtigt, men det kan være svært at administrere indsatsen vedrørende disse aspekter ved hjælp af Excel-ark eller noter på papir. Traditionelle manuelle processer som disse kan få medarbejdere til at føle
at de drukner i administration. Gennem tidskrævende og uoverskuelige manuelle processer fastholdes organisationen også i en reaktiv tilgang til sikkerhed, da det er svært at allokere tid og ekstra ressourcer på at være proaktiv.

For at foretage reelle ændringer i dit sundheds- og sikkerhedsstyringssystem skal du først overbevise topledelsen i din organisation. Vi vil nu dykke ned i, hvordan du kan bevise værdien af digitale sikkerhedsstyringssystemer for din organisation.

KAPITEL 1

5 områder der påvirker topledelsens beslutninger

Når du endelig får tid med topledelsen, er det vigtigt, at du bruger din tid godt. Dette kan gøres ved at fokusere på de fem områder, som ledere er mest optagede af:

1. Omkostninger

Omkostninger er en af de første ting, du sandsynligvis vil blive spurgt om. Dette skyldes, at ledelsen ønsker at vide, at det, du beder om, vil være pengene værd for virksomheden og vil give et afkast (ROI) til virksomheden. Når du præsenterer den valgte softwareløsning, skal du sikre dig, at du har undersøgt de forskellige muligheder på markedet, og hvordan dit valg vil hjælpe med at levere et stærkt sikkerhedsresultat og et investeringsafkast – mere om dette senere.

2. Tid

Tid er et andet vigtigt område. Du skal bevise, at det system, du bruger i øjeblikket – hvorvidt det er papirbaseret, Excel-ark eller begge dele – optager tid og fjerner fokus fra andre vigtige prioriteter. Det er op til dig at bevise, at et digitalt system vil hjælpe med at optimere processer og gøre dit team mere effektivt. Du kan få inspiration til hvilke parametre, du kan fokusere på i relation til værdiskabelse og dokumentation ved at se vores webinar “”Skab overblik og fremdrift: Brug data aktivt i arbejdsmiljø-indsatsen”.

3. Kvalitet

Vil den digitale løsning bidrage med bedre kvalitet i dit arbejde, i virksomhedens processer og/eller i relation til de tjenester I tilbyder jeres kunder? Dette er et andet aspekt, du skal sandsynliggøre over for topledelsen, når du dokumenterer behovet for at vælge en digital løsning. Brug tid på at fokusere på, hvordan den digitale sikkerhedsløsning vil hjælpe med at forbedre kvaliteten af organisationens processer.

Brug af papir bidrager ikke til standardisering af processer, som et digitalt system vil gøre, og denne form for manuelle arbejdsformer er ikke optimale i relation til kommunikation, deling af viden samt dokumentation. Medarbejdere kan overdrage dokumentation og risikovurderinger til deres leders i form af udskrevne ark. Disse kan efterlades på lederens skrivebord, som allerede er dækket af papirarbejde. Alt sammen fører til tabt tid, manglende konsolidering af data, vanskelig dokumentationssporing samt versionsstyring, hvilket igen medfører udfordringer i relation til korrigerende handlinger, opfølgning og afrapportering.

4. Risiko og omdømme

Det er vigtigt for ledelsen at vide, at en digitale løsning vil bidrage med at reducere sandsynligheden for bøder samt at styrke virksomhedens troværdighed i markedet. Når du bruger et papirbaseret system, kan papirer og formularer – som ovenfor anført – nemt gå tabt eller blive fejlplaceret, hvilket gør det sværere at bevise, at du har taget de nødvendige skridt for at overholde regler, lovgivning og standarder. Dette kan resultere i dyre bøder samt tab af troværdighed. Et digitalt system vil fungere som et centralt opbevaringssted for information og optegnelser, som du kan få adgang til når som helst og som let vil kunne dokumentere de aktiviteter I udfører og processer I implementerer mhp. at overholde lovgivningen samt optimere sikkerheden og arbejdsmiljøet for de ansatte.

5. Omsætning

Fokusér også på hvordan en digital løsning kan hjælpe med at øge virksomhedens omsætning ved at tiltrække nye kunder eller hjælpe med at fastholde eksisterende. Højtprofilerede virksomheder ønsker at samarbejde med virksomheder, der har styr på sikkerheden samt kan fremvise en stærk sikkerhedshistorik. En solid digital løsning kan både hjælpe med at forbedre såvel som dokumentere sikkerhedshistorikken. Der vil også være mere valid data tilgængeligt – og dermed være grundlag for styrket indsigt i mangler og afvigelser. Det vil også være muligt at spore tendenser og mønstre gennem rapporterings- og analysefunktioner og dette kan igen give et mere solidt og tydeligt grundlag for læring.

KAPITEL 2

Hvordan demonstreres værdien af et digitalt system for topledelsen

Det er – som tidligere anført – vigtigt at bevise afkastet på investeringen, når du præsenterer løsningen for topledelsen. Derfor har vi lavet nedenstående forslag til udregninger, som kan anvendes til at adressere behovet for at vise værdien.

Trin 1

Beregn direkte besparelser fra investeringer

For at beregne direkte besparelser skal du udarbejde en liste over aspekter, der har en økonomisk omkostning, og som investeringen vil kræve, især materialer, varer og menneskers tid.

Vis, hvad de nuværende samt fremtidige omkostninger er og vurdér allokeret tid. Træk derefter de fremtidige omkostninger og tid fra det nuværende tal for at bestemme besparelsen.

Trin 2

Beregn indirekte besparelser fra investeringer

Ligesom i trin 1 skal du udarbejde en liste over aspekter, der kan spores og måles, f.eks. forbedring af rater i relation til sikkerhedshændelser, før de opstår.

Trin 3

Beregn investeringsomkostninger

Disse omkostninger kan omfatte implementeringsomkostninger, tilpasningsomkostninger, uddannelsesomkostninger og indkøb af nødvendigt udstyr.

Trin 4

Beregn omkostningsbesparelserne

Brug de besparelser og omkostninger, der er bestemt i trin 1-3, og brug ligningen her til at bestemme softwarens investeringsafkast.

Trin 5

Beregn ROI’en

Brug besparelserne fra trin 4 og omkostningerne fra trin 3 til at bestemme softwarens ROI ved hjælp af ligningen til højre.

KAPITEL 3

Hvordan EcoOnline kan hjælpe dig med at levere

EcoOnlines softwareløsninger er betroet af tusindvis af kunder i over 70 brancher verden over. Vi har over 25 års erfaring inden for sikkerhedsområdet og kan hjælpe dig med at opnå alt det ovenstående og mere med vores robuste platforme!

Men tag ikke bare vores ord for det! Se hvad vores kunder siger:

»Vores team er blevet betragteligt mere effektivt på grund af vores partnerskab med EcoOnline. Uden EcoOnline ville vi ikke have de analyser og indsigter, som vi nu har, og evnen til objektivt at identificere forbedringer og handlinger.« – Brendon Doig, leder af sikkerhed og tryghed, Spartan Controls

»At have implementeret EcoOnlines løsning har gjort det meget nemmere at håndtere udfordringer, fordi vi har de rigtige værktøjer på plads til at gøre det. Vi ville ikke kunne fungere så effektivt, som vi gør nu uden dette system. EcoOnline har været afgørende for vores succes.« Callum Monteith, General Manager for sundhed, sikkerhed og risiko, YMCA Calgary

»EcoOnlines system er enkelt at bruge. Al data er nu indeholdt én portal, hvilket er en stor fordel, fordi vi kan se alle vores oplysninger ét sted. Denne platform er også nem for vores kunder at bruge, hvilket gør distribution af information til dem meget mere effektiv.« Ketil Hansen, salgs- og produktchef, Valvoline Oil A/S

Måske du også vil finde værdi i vores miniguide om hvordan du kan skabe en god og robust sikkerhedskultur i din organisation – tryk på grafikken nedenfor for at tilgå guiden.