När avvikelser blir vardag: Så uppstår glidning från säkerhetsrutiner

• Glidning från säkerhetsrutiner uppstår när mindre avvikelser från etablerade arbetssätt successivt blir accepterade som norm.
• Normalisering av avvikelser och en falsk känsla av trygghet kan öka riskerna utan att organisationen märker det.
• Produktionskrav, personalförändringar och bristande hanteringar av förändrade processer och rutiner är vanliga orsaker.
• Genom att uppmärksamma tidiga varningssignaler kan ditt företag stärka sin säkerhetskultur innan en incident inträffar.
• Digitala verktyg, regelbunden uppföljning och ett proaktivt säkerhetsarbete hjälper till att förebygga avvikelser från policyer och instruktioner.

Små avsteg i säkerhetsrutiner kan få stora konsekvenser

I vårt senaste webbinarium om kring ”Safety Drift” talade EcoOnlines produktchef Rob Leech med Andrea Korney, VP för Supply Chain och hållbarhet på JS Held, ett globalt konsultföretag. I detta webbinarium diskuterades de faktorer som kan leda till denna gråzon eller glapp mellan policy och arbetsvardagen. Även praktiska steg som säkerhetspersonal kan vidta för att hantera denna glidning.

I den här artikeln sammanfattar vi de viktigaste insikterna från webbinariet och visar hur du kan identifiera och motverka glidning från säkerhetsrutiner innan den leder till olyckor, tillbud eller andra oönskade händelser.

Innehållsförteckning

Klicka på ett specifikt avsnitt nedan för att navigera till det området:

• 1. Vad är Safety Drift?
• 2. Var uppstår och döljer sig dessa avvikelser på din arbetsplats?
• 3. Varför uppstår detta gap mellan rutiner och arbetsvardag?
• 4. Tips för att hantera Safety Drift
• 5. Vanliga frågor

Vad är Safety Drift?

Glidning från säkerhetsrutiner, Safety Drift, beskriver en gradvis förflyttning bort från etablerade säkerhetskrav, arbetsinstruktioner och kontrollåtgärder. Det handlar sällan om medvetna regelbrott. I stället sker förändringen stegvis, när små avvikelser accepteras eftersom arbetet ändå verkar fungera.

Fenomenet är nära kopplat till det som brukar kallas normalisering av avvikelser. Begreppet myntades av sociologen Diane Vaughan i samband med hennes forskning om orsakerna bakom rymdfärjan Challengers haveri 1986.

Ett vanligt exempel är när ett arbetslag väljer att korta ned en säkerhetsgenomgång eftersom arbetsmomentet har utförts många gånger tidigare. Ett annat är när ett arbetstillstånd godkänns som en rutinåtgärd utan att de aktuella riskerna faktiskt diskuteras.

När en incident väl inträffar är det ofta inte den enskilda händelsen som är grundproblemet. Olyckan blir istället det tillfälle då du och din verksamhet upptäcker hur långt man har avvikit från sina ursprungliga säkerhetsrutiner.
Denna ”glidning” är vanligtvis en långsam process som har ackumulerats över tid.

Här uppstår och döljer sig avvikelser från säkerhetsrutiner

Enligt Andrea kan glidning och avvikelser från säkerhetsrutiner uppstå i många olika situationer där förutsättningarna förändras snabbare än verksamheten hinner anpassa sig.

Vanliga riskfaktorer är:

• Ökade produktionskrav och tidspress.
• Begränsade personalresurser.
• Nya entreprenörer eller underleverantörer
• Erfaren personal som börjar ta genvägar i arbetet.
  

Riskerna ökar ofta när många nya personer introduceras i verksamheten samtidigt. Medarbetare och entreprenörer tar med sig olika erfarenheter, arbetssätt och syn på säkerhetskultur. Om introduktion och kommunikation inte fungerar fullt ut kan flera olika arbetssätt börja tillämpas parallellt.

För säkerhetsansvariga innebär det att kontinuerligt säkerställa att rutiner, riskbedömningar och utbildningar fungerar i den verklighet där arbetet faktiskt utförs, här och nu.

När förändringar i verksamheten skapar nya risker

Många organisationer arbetar idag i en miljö som präglas av förändring. Nya regelverk, osäkra leveranskedjor och ett förändrat omvärldsläge påverkar verksamheten i stor grad.

Om en leverantör byts ut, nya material introduceras eller en ny entreprenör anländer till byggarbetsplatsen förändras också riskbilden. Om dessa förändringar inte fångas upp i riskbedömningar och rutiner ökar sannolikheten för avvikelser.

Informationssilos mellan olika avdelningar kan göra problemet ännu större. Beslut som fattas inom inköp, ekonomi eller supply chain kan få direkta konsekvenser för säkerheten ute i verksamheten, utan att sambandet alltid är tydligt.

Andrea Korney beskriver det så här:

När verkligheten inte följer rutiner och arbetsprocesser

Många säkerhetsrutiner bygger på en ideal process. Ett arbete ska planeras, riskbedömas, godkännas och därefter utföras enligt instruktion.

I praktiken uppstår dock situationer där produktionen behöver återstartas snabbt, en arbetsledare inte finns tillgänglig eller utrustning måste tas i drift omedelbart.

Ett exempel är när en maskin måste stängas ner (lock-out): Den typiska händelseföljden är att isoleringen verifieras, tillståndet erhålls och en arbetsledare granskar. Arbetet slutförs sedan.

Verkligheten är dock ofta annorlunda. Det kan finnas ett krav på att snabbt komma igång med produktionen igen och maskinen måste därför igång snabbt, personalen är stressade eller att arbetsledaren kanske inte är närvarande.

Personalen anpassar sig till förändrade omständigheter genom att skapa lösningar som känns effektivare. Med tiden blir denna risknormalisering accepterad praxis, även om den skiljer sig från dokumenterade procedurer. Även om officiell procedur följs för det mesta, smyger sig små förändringar in och blir en del av processen.

Det är i dessa mellanrum mellan dokumenterade rutiner och faktiskt arbetssätt som riskerna växer.

Varför sker glidning och avvikelser från säkerhetsrutiner?

Bristande självinsikt och att framgång kan skapa en falsk trygghet är bland de största drivkrafterna för Safety Drift. En av de vanligaste orsakerna är att verksamheten upplever få eller inga incidenter under lång tid.

När inget allvarligt händer kan det uppstå en känsla av att dagens arbetssätt fungerar tillräckligt bra, även om vissa rutiner inte följs fullt ut. Små avvikelser ifrågasätts inte längre och blir med tiden en accepterad del av vardagen.

Detta gäller särskilt i organisationer där revisioner och kontroller sällan identifierar några större brister vid en genomgång.

En annan faktor är:

Beslut långt från verksamheten påverkar säkerheten.

Många beslut som påverkar arbetsmiljön fattas långt från den plats där arbetet utförs. Krav på kostnadsbesparingar kan exempelvis leda till förändrade inköp, lägre lager av kritiska material eller andra prioriteringar som indirekt påverkar säkerheten.
Även om besluten inte tas av säkerhetsorganisationen kan de skapa förutsättningar som ökar risken för avvikelser från policyer, instruktioner och etablerade arbetssätt.

På samma sätt som beslut fattas högre upp i organisationen bidrar även felaktig hantering av förändringar till denna glidning, till Safety Drift. De flesta organisationer har välutvecklade processer för större förändringar som omorganisationer eller företagsförvärv.

Mindre förändringar får däremot inte alltid samma uppmärksamhet. En ny arbetsledare, förändrade ansvarsområden eller en ny entreprenör kan påverka arbetssätt, kommunikation och riskhantering betydligt mer än många tror.
Om förändringarna inte följs upp riskerar säkerhetsarbetet att successivt försvagas.

Samtidigt hanterar många organisationer fler förändringar än någonsin tidigare. Digitalisering, AI, nya regelverk, kompetensförsörjning och globala osäkerheter påverkar verksamheten parallellt. När förändringstakten ökar blir det svårare att säkerställa att riskbedömningar, utbildningar och säkerhetsrutiner utvecklas i samma takt.

Slutligen var båda talarna överens om att säkerhetsglidning blir vanligare när arbetsplatser blir mer komplexa:

Tips för att hantera Safety Drift

Så kan du förebygga avvikelser från säkerhetsrutiner

En riskbedömning hjälper dig att identifiera faror, bedöma risker och vidta rätt åtgärder för att skapa en säkrare arbetsplats. Men för att riskbedömningen ska ge verklig effekt behöver du också säkerställa att rutiner och kontrollåtgärder fungerar i praktiken, inte bara på papperet. Enligt det systematiska arbetsmiljöarbetet, SAM, är riskbedömning en väsentlig del enligt föreskriften.

Här är sex sätt att upptäcka tidiga tecken på att säkerhetsrutiner håller på att urholkas.

• 1. Jämför planerat arbete med verkligheten
  Det finns ofta en skillnad mellan hur ett arbete är tänkt att utföras och hur det faktiskt utförs i vardagen.
  Därför är det viktigt att regelbundet vara ute i verksamheten, observera arbetet och prata med medarbetarna. Följs rutinerna som de är skrivna? Har arbetsmoment förändrats över tid? Finns det genvägar som har blivit accepterade?
  Genom att förstå verkligheten får du en tydligare bild av var risker kan uppstå.
• 2. Vänta inte på att en incident ska avslöja problemen
  Många organisationer fokuserar främst på olyckor och tillbud när de utvärderar sitt säkerhetsarbete. Men när en incident inträffar har problemen ofta funnits där länge.
  Var därför uppmärksam på tidiga varningssignaler, exempelvis:
• Återkommande avvikelser vid revisioner och inspektioner.
  • Försenade eller uteblivna åtgärder.
  • Färre rapporterade tillbud och riskobservationer.
  • Hög omsättning bland entreprenörer eller inhyrd personal.
  • Utbildningar som genomförs utan att arbetssätt eller beteenden förändras.
• 3. Leta efter mönster, inte enskilda händelser
• 4. Skapa utrymme för dialog och feedback
  Om en rutin upplevs som krånglig eller inte fungerar i praktiken kommer människor förr eller senare hitta egna lösningar.
• Ställ frågor som:
  • Vilka rutiner fungerar bra?
  • Vilka upplevs som svåra att följa?
  • Har arbetsförutsättningarna förändrats?
  • Finns det moment där instruktioner inte speglar verkligheten?
• 5. Lär av det som fungerar
  Säkerhetsarbete handlar inte bara om att utreda problem. Det handlar också om att förstå varför saker fungerar bra.
• 6. Se hela riskbilden

Risker uppstår sällan isolerat.

En förändring i leveranskedjan kan påverka produktionen. Ett personalbyte kan påverka kompetensnivån. Ett nytt regelverk kan kräva förändrade arbetssätt. Minskad personal kan ge upphov till stress.

När du genomför riskbedömningar är det därför viktigt att inte bara fokusera på arbetsmiljö- och säkerhetsrisker. Ta även hänsyn till operativa, ekonomiska, organisatoriska och externa faktorer som kan påverka verksamheten.

Ju bättre helhetsbild du har, desto lättare blir det att fatta rätt beslut.

Hur kan digitala verktyg hjälpa dig att förebygga Safety Drift och bygga säkerhetskultur?

Digitala verktyg kan hjälpa dig att upptäcka mönster och risker som annars kan vara svåra att identifiera. För att förebygga Safety Drift och skapa en bättre säkerhetskultur.

Genom digitala inspektioner, skyddsronder, arbetstillstånd och riskbedömningar får du bättre insyn i hur säkerhetsarbetet fungerar över tid. Du kan upptäcka trender, följa upp åtgärder och identifiera områden där rutiner inte följs på avsett sätt.

Exempelvis kan data visa om checklistor fylls i ovanligt snabbt eller om vissa kontroller konsekvent hoppas över. Det handlar inte om att övervaka medarbetare, utan om att säkerställa att viktiga säkerhetsmoment får den uppmärksamhet de kräver.

Ett digitalt system för arbetstillstånd kan också minska risken för att gamla tillstånd återanvänds eller att viktiga överlämningar missas mellan arbetspass och arbetslag.

Samtidigt gör digitala riskbedömningsverktyg det enklare att arbeta enhetligt i hela organisationen, utan att förlora den flexibilitet som krävs när förutsättningarna förändras.

Från reaktivt till proaktivt säkerhetsarbete

EcoOnlines EHS/HMS-programvara hjälper dig att upptäcka osynliga risker, öka säkerhetssynligheten och övergå från ett reaktivt till ett proaktivt säkerhetsarbete.

Vill du se hur digitala verktyg kan hjälpa dig att upptäcka risker tidigare och stärka säkerhetsarbetet? Se vår korta produktdemo nedan.

Få en helhetsbild för att förbättra säkerhetskulturen och undvika Safety Drift. Se här hur:

Visst vill du en enklare hantering av inspektioner, revisioner och riskbedömningar och samtidigt kunna ge information internt till medarbetare och till ledningsgruppen. Visste du att företag med digitala lösningar vill rapportera cirka trettio procent färre årvillkor? Econlines plattform förenklar varje steg I ditt arbetsmiljöarbete, underlättar för såväl medarbetarna som från ledningsgruppen att få insikter I och förbättra arbetsmiljö. Från anställda till entreprenörer hjälper vi dig att enkelt följa lagkrav och att vara proaktiv. Slutför skyddsronder och riskbedömningar utan anställning. Använd vårt systemstöd för att bifoga foton, tilldela åtgärder och att följa upp. Följ allt I ett och samma digitala flöde. Dessutom kan du använda AI för att skapa checklistor på några sekunder. Med vår funktion för QR-koder kan medarbetare enkelt rapportera in avvikelser med sin mobiltelefon, vilket ger snabbare återkoppling och ett större arrangemang. Skapa uppgiftsbaserade riskbedömningar för att säkerställa att varje steg är säkert och följa reglerna. Dynamiska riskbedömningar hjälper dig att anpassa dig till förändrade förhållanden I realtid. Hantera riskfyllt arbete på ett säkert sätt. Med modulen arbetstillstånd kan du se till att alla riskbedömningar och godkännande får plats innan en arbetsuppgift eller uppdrag påbörjas. Inget arbetsmiljöprogram är komplett utan specifika HMS-utbildningar och kurser. Medarbetare kan enkelt hålla koll på sina kurser från sina mobiltelefoner, minska tid på administration så att du spenderar mindre tid vid skrivbordet och mer tid på att skapa en tryggare och säkrare arbetsmiljö. Fatta välgrunden beslut med hjälp av robust data. Ta enkel kontroll över dina nyckeltal, följ upp inrapporteringar och åtgärder samt följ trender för ett förebyggande arbetsmiljöarbete. Oavsett om du är ute I verksamheten eller vid ditt skrivbord ger Econlines EOS-plattform dig och ditt team verktyg för hela arbetsmiljöarbetet. Är du redo att se hur vi på EcOnline kan förbättra ditt arbetsmiljöarbete, kontakta gärna oss så hjälper vi dig att komma igång.

Boka en demo

Vi går igenom hur en lättanvänd EHS-mjukvara kan gynna ditt företag.

Boka ett kostnadsfritt samtal här