Beredskabsplan: Skabelon til hvad den skal indeholde

Formålet med en beredskabsplan er, at I skal kunne handle korrekt i virksomheden, hvis der sker en ulykke/krise. I dette indlæg får du en kort introduktion til, hvad en beredskabsplan er, samt en skabelon til, hvad en beredskabsplan bør indeholde.

<!–[if lte IE 8]>

<![endif]–> hbspt.cta.load(144606870, ’58c2026a-fae4-4108-8c71-9749dfa373e7′, {“useNewLoader”:”true”,”region”:”eu1″});

En beredskabsplan (eller kriseplan) er et praktisk værktøj, som I internt i virksomheden kan bruge i tilfælde af ’ekstraordinære’ hændelser. Formålet med beredskabsplanen og krisehåndteringen er at kortlægge og tydeliggøre de procedurer og opgaver, der gælder i virksomheden for at sikre en så god håndtering og hurtig tilbagevenden til ’normal’ som muligt. Beredskabsplanen skal altså beskrive, hvordan tingene skal håndteres, hvis virksomheden befinder sig i en situation, der er udenfor de almindelige rutiner.

Der er flere gode grunde til at have en kriseplan/beredskabsplan, herunder at beskytte medarbejderne og virksomhedens ressourcer så godt som muligt.

Lad os kigge på, hvad en beredskabsplan bør indeholde.

<!–[if lte IE 8]>

<![endif]–> hbspt.cta.load(144606870, ‘cea6ce8e-4c95-4f7b-95fd-e3e137b92d14’, {“useNewLoader”:”true”,”region”:”eu1″});

Skabelon til beredskabsplan

Kriseberedskabet og beredskabsplanen vil se forskellige ud fra organisation til organisation. Nedenfor kan du se en skabelon for, hvad en beredskabsplan kan indeholde, og hvilke ting, I bør diskutere og ’formalisere’ ift. kriseledelsen.

1: Beskrivelse af formål, krav, roller og ansvar

Start med at diskutere og beskrive de følgende områder:

• Hvad er jeres formål med beredskabsplanen; hvad er målet med (god) kriseledelse?
• Hvilke krav stiller I til beredskabsplanen og kriseledelsen?
• Hvem har hvilke roller og ansvarsområder i forbindelse med planen og en eventuel krise? Hvem må træffe hvilke beslutninger og eventuelt uddelegere beslutninger og opgaver? Hvis den øverste ledelse ikke indgår i beredskabsteamet, hvordan foregår samspillet og kommunikationen så imellem de to parter?
• Hvem står for kommunikation til/i beredskabsteamet? Hvem står for kommunikation internt i organisationen? Og hvem står for kommunikationen eksternt?

2: Beskrivelse af opgaver og handlinger

Beskriv de generelle opgaver og handlinger, der skal tages hånd om i forbindelse med en krisesituation, og beskriv hvem der er ansvarlige for hvilke områder eller har ret til at uddelegere.

• Hvem aktiverer beredskabsplanen?
• Generelle instrukser for tilkald og involvering af beredskabsteamet
• Hvem træffer hvilke beslutninger; hvem uddelegeres beslutninger til?
• Koordination med myndigheder
• Meddelelser og notifikationer
• Evakuering

3: Beskrivelse af plan for aktivering og ’afslutning’ af beredskabet

Diskutér og beskriv processen for igangsættelse af beredskabsplanen i tilfælde af en krise. Overvej, om processen skal se forskellig ud alt efter typen af hændelse/krise.

• vornår og hvordan skal beredskabsplanen aktiveres?
• Klargøring af jeres faciliteter, værktøjer og systemer til krisestyring
• Hvem håndterer alarmer og varslinger og hvordan?
• Mødeaktivitet i beredskabsteamet
• Involvering af den øvrige organisation og ’omverden’
• Hvornår vil krisen betragtes som ’afsluttet’?
• Hvordan vender organisationen tilbage til almindelig drift?
• Er der følgevirkninger af krisen, der skal tages hånd op efterfølgende?

4: Krisekommunikation

Beskriv planen for kommunikation både i beredskabsteamet, internt i organisationen og eksternt.

• Hvad skal der tages hensyn til/højde for i krisekommunikationen?
• Hvem er ansvarlig for kommunikation i beredskabsteamet og hvordan?
• Hvem er ansvarlig for kommunikation i organisationen og hvordan?
• Hvem er ansvarlig for kommunikation med myndigheder?
• Hvem er ansvarlig for kommunikation eksternt med interessenter som medierne, partnere, leverandører mfl.?
• Findes der skabeloner til pressemeddelelser, kommunikation på sociale medier osv., eller skal disse laves klar?

<!–[if lte IE 8]>

<![endif]–> hbspt.cta.load(144606870, ‘c53d07dc-c55d-4fa1-85b1-154c115d88cc’, {“useNewLoader”:”true”,”region”:”eu1″});

Digitalt kriseberedskab

Ved at digitalisere jeres beredskabsplan, er du sikker på, at den altid er tilgængelig for hele eller dele af beredskabsteamet. Med vores digitale løsning til krisehåndtering kan I forberede alle ovenstående dele af beredskabsplanen og kriseledelsen digitalt og sikre, at opgaver, roller osv. er klar, hvis krisen er ude. Læs mere om vores software til beredskabsplan og kriseledelse her >