Når du skal udføre arbejdspladsvurderinger (APV) og trivselsundersøgelser, kan du vælge, om medarbejdernes besvarelser skal være anonyme eller ikke. I dette indlæg kigger vi på, hvilke fordele og ulemper der er ved anonyme besvarelser.
Planlæg hele APV-processen, før du går i gang
Alle virksomheder med ansatte skal ifølge Arbejdsmiljøloven foretage en arbejdspladsvurdering minimum hvert tredje år, eller hvis der sker væsentlige ændringer på arbejdspladsen. APV’ens formål er at finde ud af, om der er problemer og/eller risici på arbejdspladsen. Til at finde ud af det, skal medarbejderne involveres i undersøgelsen.
Læs mere om, hvad en APV er her >
Før du går i gang med en APV (eller trivselsundersøgelse), bør du tænke hele processen igennem. Find ud af, hvem der gør hvad, og hvad I vil have ud af undersøgelsen. Det er vigtigt at have nogle klare rammer og have gennemtænkt alle trinene så godt som muligt – herunder hvilken metode, I vil bruge, og hvorvidt besvarelserne skal være anonyme, ikke-anonyme eller en blanding.
Fordele og ulemper ved anonymitet i APV’en
Fordele ved anonyme besvarelser
- Flere deltagere
Hvis undersøgelsen er anonym, kan du opnå en højere deltagelsesprocent blandt medarbejderne. Du kender det måske fra dig selv; det giver en vis ’tryghed’ at vide, at ingen ved, at det er lige præcis dig, der har sagt X, Y og Z. Nogle medarbejdere er altså mere villige til at deltage og give deres mening, hvis deres besvarelse forbliver anonym. Hvis det er tilfældet på din arbejdsplads, kan du få flere medarbejdere repræsenteret i undersøgelsen, ved at gøre den anonym.
- Ærlige og åbne svar
I tråd med ovenstående, så er mange af os nok mere tilbøjelige til at sige vores 100% ærlige mening, hvis vi ikke skal holdes ansvarlige for den. Det giver tryghed at have muligheden for at tale åbent og ærligt, uden at bekymre sig om konsekvenserne. Vil du have så ærlige svar som muligt, kan det derfor være en ide at gøre undersøgelsen anonym.
- Mindre frygt for, hvad andre tænker
Vi kan godt have tendens til at tænke for meget over, hvad andre forventer af os eller tænker om os, og det kan f.eks. påvirke vores svar i en undersøgelse. Ved at gøre det anonymt, fjerner du det pres fra medarbejderen, der så ikke skal bekymre sig om, hvilke svar han/hun forventes at give, eller hvilke negative konsekvenser, der kan være ved svaret.
Ulemper ved anonyme besvarelser
- Konteksten mangler
En af ulemperne ved anonyme besvarelser er, at vi kan miste noget kontekst og noget vigtig information, og det kan gøre det sværere at forstå problemerne ordentligt.
- Det er sværere at følge op på svarene
Når svarene er anonyme, er de sværere at følge op på. Kommer der besvarelser ind, som I ønsker at gå i dybden med, kan det være sværere, fordi I f.eks. ikke kan få uddybet problemstillingen og detaljerne. Derudover kan det være udfordrende at lave individuel opfølgning. Så hvis I får en besvarelse ind, der bekymrer jer, f.eks. fordi der er tegn på mistrivsel, stress eller lignende, så kan I ikke gå direkte til vedkommende og hjælpe.
Der er ikke noget rigtigt eller forkert svar her; det er op til jer at vurdere fordele og ulemper, og hvad der er vigtigst i jeres situation. Har I f.eks. tidligere lavet APV’er eller undersøgelser, hvor deltagerraten var lav, skal I måske gå med den anonyme tilgang.
I kan også vælge at lave en blanding. Det kan f.eks. være ved at udføre gruppeinterviews som én del af undersøgelsen og et anonymt spørgeskema som supplement. Der er metodefrihed i APV’en, så I kan gøre det på den måde, der giver bedst mening for jer.
Hvad vil det sige, at det er anonymt?
Vælger I, at medarbejderne skal kunne besvare anonymt, er det vigtigt, at I er enige om, hvad det egentlig vil sige. Anonymitet kan betyde forskellige ting for forskellige personer, og derfor bør I have lagt nogle klare rammer for, hvad det helt lavpraktisk betyder, inden I sætter undersøgelsen i gang.
Overvej f.eks.
- Datasikkerheden – alle data skal kunne håndteres sikkert og fortroligt.
- Hvem der har adgang til besvarelserne – er det ledelsen, arbejdsmiljøorganisationen, HR, eller hvem kan tilgå besvarelserne efterfølgende?
- Hvordan bruges besvarelserne og dataene – overvej bl.a. hvordan I vil gruppere besvarelser, hvem der får adgang til rapporter o.l. Anonymiteten skal sikres i hele processen og den APV-handlingsplan, I laver på bagkant af selve undersøgelsen.
- Information til medarbejderne – inden undersøgelsen sættes i gang, bør I informere medarbejderne om, hvad det vil sige, at den er anonym og f.eks. give dem mulighed for at stille spørgsmål eller sætte deres navn på besvarelser, hvis de ønsker det.
Få et system, der gør APV-processen mere overskuelig
Med vores digitale system til APV og undersøgelser, kan du bl.a. lave anonyme spørgeskemaer til din APV. Og så kan du nemt lave handlingsplaner og binde dem sammen med resten af dine arbejdsmiljøindsatser på baggrund af de indsamlede besvarelser og data.