Boosta kunskapen genom e-learning

I det här artikel tittar vi på hur dina medarbetare kan utvecklas och hur du kan utbilda nya kollegor på ett bättre, snabbare och effektivare sätt med e-learning.

Du får ta del av hur: 

• du kan skapa bra arbetsinstruktioner med olika inlärningsmetoder,
• du kan utvärdera utbildningar,
• du får tips kring e-learning vid nyanställningar och även kring kompetensutveckling. 

Det här säger Arbetsmiljölagen om information och utbildning

Enligt arbetsmiljölagen är det arbetsgivaren som har ansvar att säkerställa en god och säker arbetsmiljö. Arbetsgivaren har ett ansvar att informera arbetstagare om hur arbetet ska bedrivas samt vilka risker som finns i arbetet.

Medarbetaren ska ha den kunskap de behöver för att bedriva arbetet på ett säkert sätt. Om kollegor inte har kunskap om riskerna och hur man undviker dem kommer de inte att kunna utföra arbetet ordentligt och på ett säkert sätt. Samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare ska ske i arbetsmiljöarbetet.

Vad innebär detta i praktiken?

Genom att skapa och använda e-learning som utbildningsform kan du ge en stabil grund och en enhetlig informationskanal för alla medarbetare.  

Förutom att säkerställa att du som arbetsgivare uppfyller lagkraven kring riskinformation och kunskap kan du också minska antalet olyckor på jobbet. Samtidigt kommer det att göra anställda mer effektiva och mindre benägna att göra misstag i arbetet. Ytterligare en fördel är att du kan minska kostnaderna för både utbildning och olyckor.

Bra arbetsinstruktioner ger en trygg arbetsvardag

Vad betyder egentligen då en bra arbetsinstruktion? 

Detta kan vara olika från person till person: erfarenhet och förkunskaper är några faktorer som spelar in. Det handlar både om hur man ger och tar emot information och vad man uppfattar som "bra" undervisning. Låt oss nu utgå från ett rättsligt perspektiv. 

Enligt arbetsmiljölagen ska du kunna dokumentera att du har instruerat dina anställda. I grund och botten handlar det om att dina anställda ska ha  fått  tillräckligt bra arbetsinstruktioner och information om riskerna för att kunna utföra sitt arbete på ett säkert sätt. Det är arbetsgivarens ansvar att se till att arbetstagaren har förstått vad det innebär.  

Här kan e-learning som vår digitala och flexibla utbildningsplattform vara till stor nytta. Du kan själv enkelt bygga riktade utbildningar med olika innehåll (text, bild och video) och skicka ut till medarbetarna. Kollegorna som ska ta kursen kan göra det när det passar dem, via datorn eller på sin mobil.

Checklista för bra arbetsinstruktioner

•  Instruktionen behöver ha ett tydligt mål och syfte, och innehållet måste struktureras med en logisk ordning.
• Avsätt tid för en mer intensiv utbildning i början (för att övervinna inlärningskurvan)
  Se till att skriva på ett så enkelt språk som möjligt.
• Materialet behöver vara engagerande, främja nyfikenhet och här kan olika format bidra (text, film, quizz osv).
• Var noga med att upprepa spridningen och användningen av instruktionen.
• Se till att utvärdera och uppdatera innehållet regelbundet.

Fokus på utvärderingen för att förbättra framtida resultat

Förutom att undervisa ska du också utvärdera materialet, så att de delar av utbildningen som medarbetarna kämpar med kan förbättras.

Här är det viktigt att du själv vet vilka mål du har med utbildningen. Det kan exempelvis vara hur många ska gå kursen inom en viss tidsperiod? Tar det lång tid för kollegorna att göra vissa moment i en e-learningkurs? Är det många deltagare som måste göra om kunskapsquizzet?  

Forskning visar att endast 12 % av den undervisning och det lärande vi tilldelas på arbetet omsätts i praktiken. Det vill säga 88 % av innehållet kommer inte att tas in av det som förmedlas på arbetsplatsen. (Källa: Harvard Business Review)

Men hur kan mer kunskap omsättas i praktiken?

Att utvärdera via e-learning är enkelt. Du kan göra detta, till exempel genom att använda "finn fem fel" i en bild eller andra typer av tester i slutet av en instruktion eller undervisning.

Detta är effektivt om medarbetare har genomgått en kurs i säkerhet. Om en stor andel inte noterar den saknade hjälmen på bilden är det ett tecken på att materialet behöver förbättras. 

Att snabbt kunna sätta upp micro lessons - 3-4 minuters kurser, är ett annat sätt att påminna och låta kunskapen få fästa. 

Tips! Se till att nyttja e-learning i kombination och som uppföljning av en "fysisk" kurs! 

Sätt ramarna för en effektiv utbildning

För att ge dina anställda en effektiv utbildning måste du ge dem rätt förutsättningar att lära sig, och det kan vara utmanande. För även om den mänskliga inlärningsprocessen verkar vara generisk, så kan det vara olika för olika individer.

Vi lär oss på fyra olika sätt:

• Visuellt – genom att titta
• Auditiv – genom att höra
• Taktil – genom att röra och känna
• Kinestetisk – genom att göra

Det är väldigt olika hur människor lär sig bäst, och om du vill säkerställa de bästa förutsättningarna för alla dina anställda att lära sig är det bäst att använda alla fyra sätten samtidigt. 

Men du måste inte bara ta hänsyn till vilken typ av lärande du använder, utan också hur ramverket och omständigheterna för lärandet ser ut.

Här finns det många faktorer att tänka på såsom miljön där lärandet äger rum, personens fysiska och mentala tillstånd, timing etc. Allt detta måste passa individen om du vill få bästa möjliga nytta av lärandet.

Nedan kan du se ett urval av de många olika kombinationer som påverkar inlärningens effektivitet:

Använd resurserna på ett smart sätt

Naturligtvis har en arbetsplats inte tid eller resurser att skicka sina anställda på alla olika inlärningsmetoder eller kombinationer, det vore inte resurseffektivt.

Hur kan du ta fram en instruktion eller utbildningsmaterial som är  effektiv och träffsäker när alla lär sig på olika sätt? 

Ett verktyg som kan nå så många som möjligt och samtidigt kan kombinera olika inlärningsmetoder är e-learning. 

Med ett engagerande material där visuella effekter enkelt kan kombineras med små uppgifter – både digitala och fysiska - ger du förutsättningarna för ett bra utbildningsmaterial. Ett sådant material kan slå brett. Deltagare kan själva bestämma var och när de vill lära sig, och i vilken takt. Du har i din tur möjlighet att ta emot feedback och resultat, och bedöma om justeringar behöver göras i materialet.

E-learning som en del i kompetensutvecklingen

Se e-learning även som ett verktyg att behålla medarbetare och spara tid genom att få ut e-kurser till hela organisationen samtidigt.

Det kan handla om nya företagsriktlinjer som ledningen behöver säkerställa att alla anställda tagit del av. Det kan även handla om att sprida information (även med film) om den senaste produkten eller lanseringen. Med gamification gör du inlärningen roligare genom poäng, belöningar och ledartabeller. Vill man förändra något beteende är e-learning en bra ingrediens, här är ett konkret exempel för att minska elförbrukningen.

E-learning som en del i introduktionen

En fördel med e-learning som en del i introduktionen för nyanställda/ny i rollen är att hon eller han kan ta del av kurserna i sin egen takt. Ansvarig chef eller kontaktperson kan ta del av utvecklingen genom notifieringar och följa upp. På sätt får alla ta del av samma information och du som arbetsgivare får en kvalitetssäkrad process. 

En utbildningsplan varvat med e-learning ger en större flexibilitet, även för dig som arbetsgivare. Du behöver inte fysiskt avsätta tid för alla nya medarbetare. Genom e-learning får du som arbetsgivare en tydligare uppfattning på kompetensbrist. Visar det sig att den nyanställda behöver många försök för att klara av en kurs, kan det vara bra att följa upp och ge extra stöd.

Vanliga frågor och svar

Behöver jag någon särskild utrustning för att skapa utbildningsmaterial via er lösning Learning Manager?

En dator och internetuppkoppling är grunden. Sedan kan du skapa en kurs genom några enkla klick och rulla ut den till anställda. Ofta har man en utbildning färdig i Powerpoint och du kan ta bilder utifrån den och komplettera med filmer.

Jag vill kunna göra en egen kurs om vårt kontors brandskydd -  går det att göra på ett smidigt sätt?

Ja, kurser kan skräddarsys enkelt oavsett om det är i fabriks- eller kontorsmiljö. Du kan filma miljöer med din mobiltelefon (var sitter brandskyddsutrutningen?  var är återsamlingsplatsen? var är hjärtstartaren?) och komplettera med kartbild och annan information. 

Tar det lång tid att implementera Learning manager?

Det går smidigt genom att utse en eller ett par administratörer. Har du redan material klart går det på 1-2 timmar att få ut en enklare kurs till hela organisationen. Men ofta vill man ju gärna testa av i en mindre skala, testa av funktioner och göra en kortare utvärdering.  Vi på EcoOnline säger att du kan rulla ut en kurs inom 1-2 veckor.

Hur mycket tid kan man spara?

Det är olika, men när du väl har gjort ett material så behöver du inte göra det en gång till. Det är också otroligt enkelt för den som ska ta en kurs, då denne kan genomföra den när och var som helst.
Du sparar också tid genom att slippa boka mötesrum eller lägga tid på att försöka få en tid i kollegornas kalendrar för utbildning. 

Vi har Chemical Manager idag - ingår den digitala utbildningsplattformen automatiskt?

Nej, det är en separat tjänst. Vår digitala utbildningsplattform är ett bra komplement för att få sprida kunskap om säker kemikaliehantering. Vi erbjuder exempelvis e-learning inom säker kemikaliehantering, riskbedömning av kemiska riskkällor samt kurser i hur man använder Chemical Manager.  Det vill säga det finns redan framtagna kurser.

Vilka kurser / e-learning finns för oss som arbetar på kontor?

Vi har exempelvis redan framtagna kurser inom ergonomi för kontorsarbete, belastningsbesvär i nacke och axlar samt om hur man känner igen stress och utmattning.