Krisplan och krisövning: Så skapar du en effektiv krisberedskap för ditt företag

Oväntade händelser kan slå till när som helst – en cyberattack, en leverantörskedja som bryts eller en naturkatastrof. Som ett litet eller medelstort företag kan konsekvenserna bli förödande om ni inte är förberedda. Att ha en krisplan för verksamheten är inte bara en ”bra-att-ha-sak”, utan en avgörande del av att bygga ett hållbart och motståndskraftigt företag. Men hur ser en bra plan ut, och vad krävs för att den ska fungera i praktiken?

Den här artikeln guidar dig igenom hur du kan förbättra din krisberedskap och se till att din verksamhet är redo att hantera allt som kommer i din väg.

Varför din verksamhet behöver en tydlig krisplan

En krisplan fungerar som en handlingsmanual när det oförutsägbara inträffar. I stället för att panikartat försöka gissa nästa steg, ger planen en strukturerad väg framåt. Den minskar inte bara stressen hos ledningen och medarbetarna, utan den sparar också värdefull tid och pengar genom att du och dina kollegor kan agera snabbt och beslutsamt.

Det gäller att snabbt få kontroll över situationen, och här är den gyllene timmen avgörande. Det är ett begrepp inom krishantering som syftar på den första timmen efter en kris eller nödsituation har brutit ut. Hur du agerar under denna kritiska period är helt avgörande för att styra händelseförloppet och behålla kontrollen. En tydlig krisplan ser till att ni kan agera snabbt och rätt under just denna tid.

• Roller och ansvar: Vem gör vad i en krissituation?
• Kommunikation: Hur ska ni kommunicera med anställda, kunder och media?
• Till normal läge: Vilka åtgärder krävs för att återgå till normal drift?

Krisplanen ska omfatta olika scenarier och här är det bra att tänka på krisens tre faser:

• Innan krisen

• Under krisen

• Efter krisen

Från teori till praktik: Vikten av en krisövning

En plan är bara så bra som dess utförande. Här spelar krisövning på ditt företag/i din verksamhet en avgörande roll. Genom att regelbundet öva på olika scenarier kan ni testa planens svagheter och se till att alla vet exakt vad de ska göra när det verkligen gäller.

En krisövning kan vara allt från en enkel skrivbordsövning, där ni diskuterar ett scenario, till en fullskalig simulering. Det viktigaste är att det ger er en chans att:

• Identifiera luckor i er nuvarande plan.
• Träna medarbetare på deras roller.
• Öka teamets samarbetsförmåga under press.

Att genomföra krisövning är det bästa sättet att ta er krisberedskap till nästa nivå.

Tips för att förbättra din befintliga krisplan

Har ni redan en plan på plats? Bra! Här är tre sätt att förbättra den: 

• Uppdatera den regelbundet: En plan som är ett år gammal kanske inte längre är relevant. Se till att kontaktuppgifter, roller och processer är aktuella.
• Involvera hela teamet: Alla medarbetare är en del av lösningen. Genom att involvera dem i både planering och övningar ökar ni engagemanget och kompetensen i hela organisationen.
• Tänk brett: Glöm inte de ”osannolika” riskerna. En krisberedskap som bara fokuserar på brand och inbrott missar många av dagens hot, som cyberattacker eller avbrott i digitala tjänster.

En investering i trygghet och säkerhet

Att bygga en stark krisplan för verksamhet och genomföra krisövninger är en investering i er framtid. Det skyddar inte bara era tillgångar och anställda, utan bygger även förtroende hos kunder och samarbetspartners.

Detta gör också att du och dina kollegor kan bygga en säkerhetskultur på arbetet.

Vill du veta mer om hur ni kan ta er krisberedskap till nästa nivå? Läs mer om vår digitala lösning D4H här

Viktigt att veta: Lagkrav på krisberedskap för företag 

I Sverige har alla arbetsgivare ett lagstadgat ansvar för att skydda sin personal.

Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 1999:7 (Första hjälpen och krisstöd) ställer krav på att ni ska ha en beredskap för olycksfall och akuta sjukdomsfall. Detta krav kompletteras av AFS 2023:2, kapitel 4 som ställer krav på riskbedömning, hantering av olyckor och allvarliga tillbud samt rutiner för räddnings- och första hjälpeninsatser.

Även om det inte finns ett generellt lagkrav på en fullskalig krisplan för alla företag, är en grundläggande beredskap för att hantera olyckor och kriser på arbetsplatsen ett måste. För företag som bedriver samhällsviktig verksamhet kan det finnas ytterligare krav.