PDCA står for Plan, Do, Check, Act. PDCA-cirklen er en model, der bruges i flere forskellige sammenhænge. I dette indlæg kigger vi på den fra et arbejdsmiljømæssigt perspektiv.
Hvad er PDCA?
PDCA står for ’Plan, Do, Check, Act’. På dansk har vi valgt at oversætte de fire stadier til ’planlægning, organisering og gennemførelse, kontrol og opfølgning og justeringer’.
PDCA-cirklen eller PDCA-modellen er særligt kendt fra arbejdet med LEAN og udvikling, og du kender den måske også ifm. ISO-certificering, men vi bruger den også i forbindelse med det systematiske arbejdsmiljøarbejde. Systematisk arbejdsmiljøarbejde er en cyklisk proces, hvor man konstant planlægger, implementerer, evaluerer og forbedrer. Når man ser på PDCA-cirklen i relation til arbejdsmiljøopgaver, kan den anvendes til at sikre, at arbejdsmiljøet bliver løbende vurderet og forbedret.
PDCA er en cirkelmodel, fordi den er en kontinuerlig forbedringsmodel, der kan bruges til at optimere processer i virksomheden og sikre løbende forbedringer. Det er altså ikke en engangsproces, men den ’går i ring’ og kan gentages. Den består af fire ’stadier’, som skal følges i urets retning startende med Plan.
Hvordan kan du anvende PDCA-cirklen i arbejdsmiljøarbejdet?
Du kan bruge PDCA-cirklen som en proces for arbejdsmiljøarbejdet, hvis du ønsker en struktureret tilgang til det løbende arbejde. PDCA er et oplagt rammeværktøj til at holde fokus på at skabe løbende forbedringer og forandringer.
Lad os tage et kig på de fire stadier i cirklen.
1: Plan
(Planlægning)
I dette stadie skal I kortlægge arbejdsmiljøets nuværende tilstand. Det handler om at identificere og analysere arbejdspladsens risici og muligheder for forbedring, som f.eks. arbejdsforhold, sikkerhed, ergonomi, psykosocialt arbejdsmiljø osv. Her kan I anvende værktøjer som arbejdspladsvurdering (APV) og risikovurdering.
Når I har gjort dette, skal I opstille nogle konkrete strategier, mål og handlinger for arbejdsmiljøet, som skal være fundament for de forbedringer, I skal i gang med at lave. Arbejdsmiljømålene bør være klare og målbare, så det er tydeligt, hvad I ønsker at opnå. I bør også udarbejde en handlingsplan og afsætte ressourcer til handlingerne.
2: Do
(Organisering og gennemførelse)
I dette stadie starter I med at organisere arbejdet ud fra de mål og handlingsplaner, I har lavet. Her skal I fordele roller og ansvarsområder; hvem gør hvad. Hvis I ikke allerede har en etableret arbejdsmiljøorganisation (AMO), så er det på tide at etablere den nu.
Når det er gjort, kan I gå i gang med at implementere og gennemføre de planlagte ændringer og tiltag. Det kan være nye procedurer, systemer, træning, ændringer i arbejdspladsens fysiske forhold osv. I dette stadie er det vigtigt, at de involverede medarbejdere er velinformerede og opmærksomme på de nye tiltag og deltager aktivt i processen, der hvor det er nødvendigt.
Dette stadie handler altså om at sikre, at alle de planlagte initiativer bliver gennemført på en effektiv måde.
3: Check
(Kontrol og opfølgning)
I kontrolfasen skal I følge op og vurdere, om de gennemførte ændringer har haft den ønskede effekt. Det kan I gøre ved at indsamle data, analysere resultaterne og sammenligne dem med de mål, I satte i planlægningsfasen. Her kan I også genbesøge nogle af de redskaber, I brugte til at kortlægge og analysere den nuværende situation i stadie 1. Hvor er der ændringer; og er det de ønskede ændringer? Hvis I ikke har opnået målene, kan det være nødvendigt at finde ud af, hvad der ’gik galt’ og justere strategien. Det kan også være, at I er på vej mod målene, men at tingene tager længere tid end forventet.
Det handler altså om at kontrollere, at de aftalte handlinger rent faktisk er sket og følge op på, hvilke effekter, de har og ikke har haft.
4: Act
(Justeringer)
I sidste stadie skal I på baggrund af stadie 3 beslutte, hvad der skal gøres herfra. Evaluér de ting, I nu ved og vurdér, om I er på rette vej, eller om noget bør justeres. Hvis målene er opnået, kan de nye tiltag standardiseres og fortsætte som en del af den daglige praksis. Hvis målene ikke er opnået, bør I måske revidere planen og foretage justeringer. Dette stadie handler om at lære af erfaringerne og sikre, at der er en konstant forbedring.
Dokumentation
For hele processen gælder det, at vi bør holde styr på vores dokumentation af båderammer og handlinger. Det er både for vores egen skyld, så vi nemt kan gå tilbage og tjekke indsatser, effekter m.m. Men det er også for at have dokumentation overfor f.eks. Arbejdstilsynet.
Hvilke arbejdsmiljøværktøjer kan bruges ifm. med PDCA?
Her er en liste over nogle værktøjer, I kan bruge i de forskellige stadier af PDCA-cirklen:
