Hvad er en intern audit?

I dette indlæg kigger vi på, hvad en intern audit er, og hvordan den hænger sammen med arbejdsmiljøgennemgange og sikkerhedsrunderinger.

Hvad er en intern audit?

En intern audit er en systematisk vurdering af forhold, interne processer, kontroller og procedurer i virksomheden, hvor man bruger medarbejderne som informationskilde.

Den tager udgangspunkt i at få belyst nuancer og forskellige organisatoriske og faglige aspekter af den eksisterende praksis.

Baggrunden for at bruge medarbejdere i de interne audits, er at de har en masse viden om de områder, der auditeres i. Ulempen ved at bruge medarbejderne, er at det kan være svært at holde objektiviteten. Medarbejdernes personlige holdning og erfaring kan præge auditten. Derfor bør I altid involvere medarbejdere fra forskellige afdelinger og niveauer, så virksomheden bliver så bredt repræsenteret som muligt. Og I kan også vælge at få hjælp af eksterne parter i processen.

Hvorfor skal man udføre interne audits?

Formålet med at udføre interne audits er at sikre, at virksomheden fungerer effektivt, efterlever gældende love og regler, og når sine strategiske mål. Det er ikke et direkte krav ifølge Arbejdsmiljøloven, at man skal lave interne audits og/eller sikkerhedsrunderinger, men det er værktøjer, der kan hjælpe med at opfylde andre krav.

En intern audit hjælper jer med at undersøge styrkerne og svaghederne ved f.eks. jeres ledelsessystem. Den skal gerne give jer indsigt i, hvor tingene fungerer godt samt hvor der er plads til forbedring.

Interne audits adskiller sig fra eksterne audits, som udføres af en uafhængig tredjepart som f.eks. revisorer eller certificeringsorganer, der primært fokuserer på regnskabsaflæggelse, finansiel rapportering eller opretholdelse/erhvervelse af certificeringer. Intern audit fokuserer derimod på hele organisationens operationelle og strategiske aktiviteter som processer, kontrolsystemer, risikostyring og overholdelse af interne politikker.

Interne audits kan være et vigtigt redskab for ledelsen til at fremme gennemsigtighed, ansvarlighed og kontinuerlig forbedring i organisationen.

Hvor ofte skal du lave en intern audit?

En intern audit giver jer et billede af forholdene i virksomheden på et bestemt tidspunkt. Men ting og omstændigheder har det jo med at ændre sig, og derfor viser en enkelt intern audit ikke ’hele sandheden’.

Der er ikke direkte krav til, hvor ofte I skal udføre de interne audits, så I bør gøre det regelmæssigt og efter behov. Det vigtige er, at I bruger dem til at fokusere på at forbedre jeres drift og styring med henblik på at sikre troværdighed overfor eksterne parter.

Hvem skal udføre interne audits?

Interne audits skal udføres af personer eller teams, der er kvalificerede til opgaven og har tilstrækkelig indsigt og forståelse for organisationens processer, interne kontroller og relevante lovgivningskrav. Typisk udføres de af en intern auditfunktion eller en dedikeret intern auditor inden for virksomheden.

Auditorerne må ikke have direkte ansvar for de områder, de auditerer, for at sikre upartisk vurdering, og så skal de rapportere direkte til ledelsen eller bestyrelsen.

Er der nogle specifikke krav, hvis man har en certificering?

Ja, hvis man har en certificering, som f.eks. ISO 9001 (kvalitetsstyring), ISO 14001 (miljøledelse) eller ISO 45001 (arbejdsmiljøledelse), så er der specifikke krav til, hvordan interne audits skal udføres for at opretholde certificering. De krav er typisk fastlagt i standarden for certificeringen.

Er man certificeret under en specifik standard, så er interne audits ikke blot en anbefaling, det er et krav. De skal udføres i overensstemmelse med standardens retningslinjer med fokus på overholdelse, effektivitet og løbende forbedringer.

Lever man ikke op til kravene om intern audit, så kan virksomheden risikere at miste sin certificering.

Hvad er forskellen på en intern audit og en sikkerhedsrundering?

Forskellen mellem intern audit og sikkerhedsrundering ligger primært i deres formål, omfang og tilgang. Selvom begge har til formål at forbedre virksomhedens processer og sikkerhed, er deres fokus og udførelsesmetode forskellige.

Intern audit har fokus på:

• Evaluering af virksomhedens interne systemer, kontroller og processer
• Identificering af afvigelser fra standarder, love og interne politikker og foreslå forbedringer
• Kan omfatte en bred vifte af emner som kvalitetsstyring, økonomi, risikostyring og arbejdsmiljø

Sikkerhedsrunderinger har fokus på:

• Den daglige sikkerhed på arbejdspladsen
• Identificering af specifikke farer eller risici for medarbejderne fx manglende værnemidler, dårlig belysning eller farlige arbejdsforhold
• Primær sikring af medarbejdernes fysiske sikkerhed og overholdelse af arbejdsmiljøregler

Så helt overordnet kan man sige, at intern audit er strategisk og procesorienteret med fokus på hele virksomhedens systemer og efterlevelse af standarder, hvor sikkerhedsrunderinger er praktiske og operationelle med fokus på at sikre medarbejdernes sikkerhed og sundhed i det daglige arbejde.

Brug et system til interne audits

Du kan med fordel bruge et system til at understøtte dine interne audits. Læs mere om vores løsning til interne audits og sikkerhedsrunderinger her >