Kriser kan opstå uden varsel, og derfor er det vigtigt at være forberedt, så du sikrer god og effektiv krisehåndtering. I dette indlæg guider vi dig til, hvorfor du bør have en god beredskabsplan, og hvordan du sikrer en solid proces for krisehåndtering.

Derfor bør du have en beredskabsplan og en proces for krisehåndtering

I nogle tilfælde kan det være et krav, at arbejdspladsen har en beredskabs- og evakueringsplan. Du bør sætte dig ind i, om der er nogle specifikke lovkrav på området for lige netop din type virksomhed. Ens for alle arbejdsgivere er dog, at de er forpligtet til at beskytte medarbejderne.

Alle risikoforebyggende foranstaltninger har svagheder

Drømmescenariet er selvfølgelig altid, at I er så godt på forkant med jeres risikovurdering, at I kan forhindre risici i at blive til hændelser/ulykker/kriser. Men nogle gange sker der ting, vi ikke kan forudse; og nogle gange mislykkes de forebyggende foranstaltninger.

Selvom din organisation gør alt, hvad den kan for at beskytte medarbejderne mod at få skader, har du sandsynligvis stadig adgang til en førstehjælpskasse. Og selvom du har rutiner og installationer, der forhindrer brand i at opstå, har du også adgang til brandslanger eller brandslukkere.

Det er ganske enkelt ‘sund fornuft’ at være forberedt på det værst tænkelige, og så håbe på, at I aldrig kommer dertil.

Du skal beskytte dine medarbejder – det er både god moral og et lovkrav

Det er din opgave som arbejdsgiver at beskytte dine medarbejdere.

Derfor er det nødvendigt at indføre foranstaltninger for at beskytte dem, der er i størst risiko for at komme til skade. At minimere risici og lave forebyggende foranstaltninger er derfor første opgave.

Men hvis ulykken er ude, bør du også vide, hvad du så skal gøre. Og her kommer kriseberedskabet ind i billedet.

Planlægning af en beredskabsplan og en proces for krisehåndtering, og ikke mindst træning i krisehåndtering, kan bidrage til at minimere eventuelle påvirkninger af mennesker og miljø betydeligt, hvis krisen er ude.

Tab af produktion og omdømme kan påvirke din virksomheds overlevelse

Enhver hændelse kan direkte eller indirekte påvirke din organisations produktionsevne, økonomi og omdømme.

Eksempler: 

• Manglende adgang til vigtige oplysninger vil bremse processer, der er afhængige af disse oplysninger.
• En afbrydelse af en fysisk produktionslinje vil standse produktionen af varer.
• En (større) hændelse kan forårsage massiv medieopmærksomhed – og muligvis tab af omdømme, hvis den ikke håndteres ‘korrekt’.

Disse ting kan have økonomiske og menneskelige konsekvenser, og det kan tage lang tid at komme sig over. Får du ikke taget hånd om en hændelse eller en krise med det samme, kan det få fatale konsekvenser for din arbejdsplads. Og derfor er et solidt og afprøvet kriseberedskab et must.

En kriseplan giver dig ro i sindet

Med en konkret, funktionel og forståelig kriseplan på plads får både du og alle dine kollegaer mere ro i sindet. Det giver tryghed at vide, at organisationen vil arbejde effektivt på at reducere indvirkningen af en hændelse eller en krise, og at der vil blive truffet foranstaltninger, der sikrer forretningskontinuitet hele vejen igennem.

6 praktiske tips til bedre krisehåndtering

1. Sammensæt en gruppe og tildel roller til gruppens medlemmer.

Du ønsker en sammenhængende gruppe, som ved, hvordan man reagerer og kommunikerer i en krise. Samtidig bør du undgå ’gruppetænkning’, der kan forhindre folk i at rejse bekymringer eller træffe de rigtige beslutninger på kritiske tidspunkter. Overvej derfor fra tid til anden at involvere en ny person, der kan se på beredskabsplanen med friske øjne.

2. Lav handlingskort

Brug handlingskort til aktivt at præcisere, hvem der skal gøre hvad. De skal være tilgængelige både fysisk og digitalt fx via en mobilapp til kriseplaner – ideelt set altid lige ved hånden, som printet og foldet i kreditkortstørrelse.

3. Test og øv kriseberedskabet

Øv handlingskortene og beredskabsplanen, så alle er med på, hvad de skal, og så I kan spotte uhensigtsmæssige forhold i planen og forbedre dem efterfølgende.

Tid kan være en udfordring, men I behøver ikke at øve hele planen hver gang; I kan dele den op og lave mindre øvelser. Fokusér især på starten, og hvad der vil ske i de første par minutter. Selv for scenarier, du tror, du ikke kan planlægge – som et terrorangreb – kan I stadig snakke om, hvordan I vil bruge kriseplanerne i en række unikke situationer.

4. Involvér beslutningstagere i krisehåndteringen

Lav mindre øvelser, der involverer centrale beslutningstagere i virksomheden. Det er en omkostningseffektiv måde at teste kommunikation, teknologi og procedurer på ifm. jeres krisehåndtering. Du kan teste både forventede og uventede nødsituationer.

5. Planlæg kontrolpunkter og statusmøder

Hav en foruddefineret dagsorden for kontrolpunkter og/eller statusmøder, der finder sted på faste tidspunkter under en krise. Beslutningstagere skal reagere på særlige triggers, som fx kommunikation med interessenter, status på udstyr eller spredning af krisen.

6. Vær omstillingsparat

Enhver alvorlig skade forudgås af nærved-hændelser, som ikke blev rapporteret eller ikke blev fulgt op på. At forstå hvordan man forebygger alvorlige skader og dødsfald begynder med en rapporteringskultur, hvor nærved-hændelser er velkomne og ikke bliver straffet.

Effektiv håndtering af hændelser handler ikke om at placere skyld. I stedet bør I foretage årsagsanalyser, så I forstår hvorfor noget skete, ikke kun hvad – det er hvad, der forhindrer gentagelser.

Sådan kan software styrke jeres krisehåndtering

Hvis der opstår en krise, skal I kunne reagere og handle hurtigt. Det kan være svært, hvis jeres beredskabsplan figurerer på fysiske papirer eller i en mappe på nogens computer. Jeres kriseplan bør være tilgængelig på nul-komma-fem for alle, der er ansvarlige for krisehåndteringen.

Digitale beredskabsplaner sikrer hurtig respons

Jo hurtigere organisationen kan inddæmme truslen, desto mindre skade vil den forvolde. Med den rette software til krisehåndtering kan jeres teams kommunikere hurtigt, følge fremskridt og samarbejde effektivt. En platform, der muliggør sporing af hændelser, uddelegering af opgaver og opdateringer på tværs af afdelinger, sikrer, at alle hele tiden er informerede om det samme.

Krisehåndteringssoftware øger brugervenligheden

Software bør ikke gøre en i forvejen svær situation mere kompleks. De bedste løsninger er intuitive, nemme at navigere i og kan tages i brug hurtigt uden behov for omfattende træning. Dette gør det muligt for de ansatte at komme hurtigt i gang og holde fokus på at løse krisen fremfor at blive udfordrede af komplicerede værktøjer.

Mulighed for tilpasning af jeres kriseplan

Alle organisationer er forskellige, og det samme er deres behov for krisehåndtering. Derfor bør den løsning, I har give mulighed for tilpasning, så den passer til virksomhedens specifikke krav. Uanset om det handler om at skræddersy arbejdsgange, integrere med eksisterende systemer eller tilpasse opsætningen til forskellige typer kriser, så sikrer tilpasningsdygtige værktøjer, at løsningen er så effektiv som muligt.

Dokumentation og rapportering under en krise

Udover at hjælpe med at håndtere den aktuelle krise, giver god software mulighed for klar dokumentation af alle handlinger foretaget under krisen. Dette er afgørende for analysen efter krisen samt for juridisk og myndighedsmæssig rapportering.

Alt for ofte er krisehåndtering reaktiv – udløst af en hændelse, der var tæt på at indtræffe eller rent faktisk indtraf. Men det er i den proaktive investering, at den største værdi ligger. Regneark og telefonlister kan virke som en billig løsning. Men deres indbyggede, skjulte risici samt deres ineffektivitet kan koste dig langt mere i det lange løb; oversete alarmer, langsom responstid, manglende overholdelse af regler og skader på omdømmet, disse er blot nogle af de mange ting du risikerer ved ikke at opdatere dit krisebredskab.