Program för skyddsrond är inte bara viktiga och proaktiva styrverktyg, de spelar också en avgörande roll för att bygga en god hälso- och säkerhetskultur på ditt företag. Checklistor och mallar för skyddsrond, är bland annat en viktig del av alla typer av hälso- och säkerhetshanteringssystem. Skyddsronder är en arbetsmiljöfråga som du behöver ha kontroll över.
En arbetsplatsinspektion kan vara en planerad eller oplanerad genomgång av en arbetsplats eller utvalda delar av en verksamhet. Inspektioner är nödvändiga för att kritiskt granska alla faktorer (utrustning, processer, material, byggnader, tillvägagångssätt) som har en potential att orsaka ohälsa eller skada. Informationen som inhämtas vid de här inspektionerna används ofta för att identifiera nödvändiga åtgärder för att minska alla typer av potentiell risk. Ett schema för planerade inspektioner är avgörande vid en eventuell skyddsrond inom alla typer av operativa verksamheter och ett vanligt inslag i de flesta organisationer idag.
Genomgångar eller rundturer med ledningsteam kan genomföras för att gå igenom den övergripande statusen för skyddsrond på en arbetsplats, och efter en större händelse på arbetsplatsen kan händelseinspektioner arrangeras i syfte att undersöka underliggande orsaker. Säkerhetsundersökningar med hälso- och säkerhetsspecialister på ett företag kan gå igenom mer tekniska hälso- och säkerhetskrav, medan mer allmänna undersökningar kan kräva kompletterande inspektioner av specifika utrymmen och aktiviteter inom en verksamhet som anses farliga.
Krav på att utföra en skyddsrond skiljer sig från verksamhet till verksamhet. De varierar också beroende på typ av och komplexitet inom verksamheten, kompetensnivåer hos de anställda, risknivåer, antal anställda som är involverade, liksom den generella attityden inom organisationen när det gäller hälsa och säkerhet.
De här programmen kan se lite olika ut. De kan hamna i kategorin systemisk (dvs ett holistisk angreppssätt till vanliga säkerhetsproblem där ett helt system av åtgärder behöver gås igenom) eller yttre (dvs att se på en enstaka brist som kan behöva åtgärdas individuellt).
I den här artikeln tittar vi närmare på några av nyckelfrågorna kring skyddsrond och kommer att gå igenom några frågor som affärsledare och säkerhetsexperter ställs inför när det kommer till att initiera, hantera och få ut bästa resultat.
Varför är en skyddsrond så viktig för en verksamhet?
Företag har helt enkelt inte råd med olyckor, så målet med en inspektion är att minska eller till och med eliminera risk för anställda, kunder eller allmänheten. De här riskerna kan vara resultatet av dålig hygien, riskfyllda arbetsmoment eller beteenden, eller helt enkelt av otillräckliga policys för att säkert hantera sådana processer inom verksamheten.
Konsekvent genomförande är nyckeln. De mest framgångsrika företagen gör hälsa och säkerhet till en prioritet. Det är som ett resultat av detta som ledare av sådana företag sätter KPI:er för att säkerställa att de här programmen genomförs konsekvent och blir en del av driftskraven.
Varför genomför man en skyddsrond?
En skyddsrond kan bli aktuell av antal olika anledningar. De kan utföras av:
- Statliga organ som en del av övervakandet av efterlevnad till landets lagkrav.
- Externa revisorer i syfte att certifiera en organisation till en viss standard.
- Interna inspektioner som utförs som en del av en internrevision eller ett schemalagt inspektionsprogram.
De flesta skyddsronder kommer i allmänhet att falla i en av de tre ovanstående kategorierna. Inspektionens omfattning och revisionsteamets skicklighet kommer att variera beroende på vilken typ av inspektion som är aktuell .
Både de externa revisionerna och de som utförs av myndigheter har normalt ett mer systemiskt synsätt och tittar på det övergripande ledningssystemet som finns på plats för att hantera hälso- och säkerhetskrav inom verksamheten. Inspektionsteamen är i sådana fall sannolikt också mer specialiserade både vad gäller teknisk hälso- och säkerhetskompetens och expertis inom den specifika verksamhetssektor som de bedömer.
Ladda ner vår guide som tar dig igenom de steg du behöver tänka på vad gäller arbetsmiljöarbetet. 
Hur förbereder man sig för en skyddsrond?
För att säkerställa att alla frågor täcks av inspektionen är det praktiskt för inspektionsteamet att utforma en checklista som, i korta ordalag, tar upp alla potentiella risker. Det är troligt att listan kommer att skilja sig beroende på arbetsplats.
Det är till exempel osannolikt att en checklista för en kemisk processanläggning skulle innehålla samma faror som en checklista som används för att bedöma riskerna inom en kontorsmiljö. Det är därför avgörande att alla inspektionsprogram eller dokument som används inom företaget är tillräckligt flexibla för att möjliggöra ändringar eller ytterligare kommentarer.
Dessa checklistor ska aldrig anses vara permanenta. De ska gås igenom och adderas till och revideras efter behov. När nya maskiner eller processer introduceras, ändras eller när en olycka har skett och tidigare oväntade faror har avslöjats.
Internationella, regionala eller landsomfattande hälso- och säkerhetsstandarder måste beaktas när man förbereder sig för en skyddsrond. Sådana standarder kan fokusera på olika riskområden inom ett företag som att hantera arbete på hög höjd, trånga utrymmen, elektriska arbeten, arbetsriktlinjer för farliga kemikalier, risker från maskiner samt olika fysiska, psykologiska och ergonomiska hälsorisker. Där särskilda maskiner eller utrustning används kan det vara nödvändigt att granska en del av tillverkarens litteratur om säkra arbetsmetoder.
Nivåer för anställdas engagemang i samband med inspektionerna måste också övervägas. I mars 2018 släpptes den internationella standarden för hälso- och säkerhetshanteringssystem (ISO 45001). Ett av huvudfokusområdena inom den nya standarden har varit anställdas deltagande i hälso- och säkerhetsbeslut. Som ett resultat har många organisationer nu börjat integrera anställda och entreprenörer från olika delar av sin verksamhet i de olika hälso- och säkerhetskommittéerna och inspektionsprogrammen.
Hur går en skyddsrond till?
Oavsett om inspektionen genomförs av ett internt eller ett externt team följer metodiken normalt samma logik för att planera en platsinspektion, genom att man tar fram en checklista med områden som ska besökas, väljer kompetens och expertis inom inspektionsgruppen, genomför rundturen och avslutar med ett möte för att fastställa åtgärder och tilldela ansvar.
Målet med den här revisionen är att hjälpa till att kontinuerligt förbättra organisationens arbetsmiljö- och säkerhetsrutiner. Granskningen bör åtminstone ta hänsyn till följande:
- Riskerna och nivåerna för de riskerna inom det inspekterade området
- Effektiviteten hos nuvarande säkerhetsförfaranden och kontroller
- Granskning av efterlevnad till lagkrav
- Potentiella förbättringsområden för säkerhetspraxis
- Tillgång till resurser för hantering av hälso- och säkerhetskrav
Hur kan teknik bättre stödja en skyddsrond?
Användningen av hälso- och säkerhetsprogramvara har blivit vanligare de senaste åren, i sådan utsträckning att många företag som använder sådan programvara har ökat deltagandet drastiskt samtidigt som effektiviteten i processen har ökat.
Genom att ta bort mycket av den administrativa arbetet med datainsamling i samband med inspektioner har många av de dagliga kraven för säkerhetsrevision som operativ personal tidigare hade i uppdrag att sköta blivit föråldrade. Resultatet är en smidigare och effektivare dataanalys och rapporteringsprocess.
Tidigare skyddsronder som kräver omfattande dokumentation med olycksutredning och grundorsaksanalys, beteendebaserade säkerhetsobservationer, så kallad "near miss-rapportering" och avvikelserapportering kan nu göras mycket snabbare vilket möjliggör bättre datainhämtning överlag och bättre analyser.
Vad händer efter en skyddsrond?
I slutet av varje inspektion är det viktigt att den inhämtade informationen gås igenom noggrant och att korrigerande åtgärder sätts in där en betydande risk har identifierats. Det är inte alltid en enkel uppgift och mycket av observationerna och resultaten kan kräva utvärdering av ämnesexperter för att identifiera den bästa vägen framåt.
Resultaten av de skyddsrond som utförs är indikationer på framgång eller misslyckande för ledningens policys och praxis och bör undersökas för att sätta in eventuella åtgärder som skapar förändring. Även om alla identifierade faror i slutändan bör elimineras eller minimeras måste den ansvariga sektionsledaren informeras om risker som utgör en omedelbar fara så att korrigerande åtgärder kan sättas i rätt tid.
Resultaten kan ibland användas för att identifiera trender och hjälpa till att övervaka effektiviteten i ett företags hälso- och säkerhetsprogram. Eller att det innebära justering av arbetsmiljöpolicy.
Till exempel kan organisationer som implementerar ett beteendebaserat säkerhetsprogram utnyttja sådana möjligheter för att genomföra beteendemässiga observationer eller identifiera "near miss-situationer" som kan ha ägt rum under genomgången.
Under de avslutande diskussionerna efter inspektionen kan en granskning belysa kraven på utbildning, insikter om varför vissa områden redovisar fler övergripande incidenter, fastställa prioriteringar för korrigerande åtgärder och identifiera områden där resurser eller ytterligare djupgående analys kan krävas. När man överväger handlingsplaner är det viktigt att prioritera riskkontrollerna med hjälp av en kontrollhierarki. De här handlingsplanerna bör diskuteras i teamet och fastställas innan man beslutar om några korrigerande åtgärder.
De kan finnas tillfällen då en åtgärd inte är tillgänglig direkt. Då är det viktigt att tillåta en rimlig tidsperiod för när åtgärder ska vara genomförda och presentera skäl till varför en längre tidslinje kan krävas.
Som en avslutande tanke...
Genom att skapa, genomföra och aktivt delta i proaktiva och strömlinjeformade program för platsinspektion kan organisationer kollektivt utvärdera och bättre kontrollera riskerna på sina arbetsplatser.
Det är avgörande att företagsledare skapar prejudikat för sådana program och ser till att de får den höga nivå av uppmärksamhet som de behöver. Teamledare måste klargöra riktningen, motivera deltagande och hjälpa till att anpassa sådana inspektioner efter organisationens övergripande mål och visioner. 