Den øverste ledelse har en afgørende indvirkning på sikkerheden på arbejdspladsen og sikkerhedskulturen i en organisation – og i forlængelse heraf på ulykker og sygdom. Det er ledelsens ansvar at sikre, at medarbejderne kan udføre deres arbejde sundheds- og sikkerhedsmæssigt fuldt forsvarligt. Men det er din opgave som arbejdsmiljøleder, -repræsentant eller -medarbejder at hjælpe dem med hvordan. Du er eksperten.
Men du har selvfølgelig brug for ledelsens opbakning, engagement og villighed til at investere i sikkerhed på arbejdspladsen. Og det kigger vi nærmere på i dette indlæg, hvor vi gennemgår 3 trin:
- Kend dine målgrupper og deres beslutningsproces
- Tilpas dit budskab
- Vær realistisk og giv ledelsen feedback
Men først... hvorfor er ledelsen egentlig så vigtig, når det kommer til EHS?
Den øverste ledelses indvirkning på arbejdspladssikkerheden
Den mest åbenlyse indvirkning handler om tid, penge og personale.
Hvis arbejdstiden skæres ned til et minimum, er der risiko for, at folk springer tidskrævende sikkerhedsforanstaltninger over. Hvis der ikke er noget budget til udskiftning af beskadiget udstyr, er der risiko for ulykker, når udstyret fejler. Hvis medarbejdere ikke bliver uddannet og fulgt op, kan det udløse fejl, som fører til ulykker, sygdom og lavere produktion.
Dog omfatter den øverste ledelses rolle mere end bare de ressourcer, de stiller til rådighed.
Den øverste ledelse skal udvise den rigtige adfærd, tale om sundhed og sikkerhed i positive vendinger og støtte tiltag, som strækker sig længere end blot efterlevelse. Medarbejderne skal kunne stole på, at deres ledere er engagerede i sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen.
I 2013 fremhævede den britiske arbejdsmiljømyndighed Health and Safety Executive (HSE) den øverste ledelses rolle med publiceringen af et vejledende dokument, der talte direkte til ledere, bestyrelsesmedlemmer, virksomhedsindehavere og andre i lignende roller:
“At beskytte de ansattes sundhed og sikkerhed eller de dele af offentligheden, som kan blive påvirket af virksomhedens aktiviteter, er en afgørende del af virksomhedens risikohåndtering og skal håndteres af bestyrelsen. Manglende inkludering af sundhed og sikkerhed som en afgørende virksomhedsrisiko i bestyrelsens beslutninger kan få katastrofale følger. Mange velkendte sikkerhedshændelser i årenes løb er opstået som følge af manglende lederskab.”
Læs også indlægget 'Sådan skaber du høj sikkerhed på arbejdspladsen' >
Hvilke ledere har du brug for at få over på din side?
De ledere, der styrer budgettet i en organisation, er dem, der kommer til at påvirke de ressourcer, der gøres tilgængelige for sundhed og sikkerhed. Så du skal måske starte med den øverste ledelse, såsom den administrerende direktør (CEO) og økonomichefen (CFO). Men ledere på forskellige niveauer i organisationen har indvirkning på medarbejderne og på beslutningstagerne på bestyrelsesniveau.
Trin 1: Kend dine målgrupper og deres beslutningsproces
Din entusiasme for sundhed og sikkerhed kan ikke erstatte et grundigt forarbejde. Du har sikkert en plan for at forbedre arbejdsmiljøet; du har beregnet omkostninger og tidsrammer og har udarbejdet et estimat for, hvordan afkastet kan komme til at se ud. Men har du lagt lige så meget arbejde i at forstå din målgruppe, som måske ikke heeelt deler din entusiasme?
Hvem træffer beslutninger (og hvem påvirker beslutningstagerne)?
Du kan starte med at lave et organisationsdiagram for forståelsens skyld.
Hvem rapporterer til hvem inden for organisationen? Hvilke ledere sidder i bestyrelsen, og hvem rapporterer til andre bestyrelsesmedlemmer? Det er de formelle kommandoveje.
De formelle kommandoveje kan være gode at kende til. Men de personer, der påvirker ledelsen kan være sværere at identificere og er måske ikke dem, du tænker på først.
Er der en produktionschef, som den tekniske chef (CTO) altid konsulterer for at høre hans eller hendes mening? Taler økonomichefen (CFO) altid nye idéer igennem med salgschefen? Hvordan påvirker HR-teamet beslutninger om sundhedsordning i organisationen?
Her er lidt tips til at få overblik over influenter i din organisation:
- Se på de sociale medier, som ledelsesrepræsentanter anvender, inklusive eksterne platforme som LinkedIn og interne informations- og kommunikationskanaler. Hvem kender hvem? Hvem kommenterer hinandens opslag? Hvordan er tonen i deres kommentarer? Hvem er CC på e-mails?
- Hvad siger virksomhedens dokumentation dig? Hvis signatur er der på arbejdsmiljøpolitikken, og hvem var med til at gennemgå den? Hvad fortæller referater fra interne møder om indflydelse og beslutninger?
- Stil spørgsmål til de ledere, som du har med at gøre, og lyt grundigt til deres svar.
Hvornår og hvordan træffes beslutningerne?
Find ud af, hvilken beslutningsproces, der anvendes, når du har brug for bestyrelsen og den øverste ledelses opbakning til et projekt.
Får de det forklaret i detaljer ved et møde, eller vil de have et oplæg, som de kan gennemgå selv først? Foretrækker den øverste ledelse at træffe beslutninger direkte på jeres første møde, eller har de brug for betænkningstid og et par møder, før de beslutter sig?
Find ud af disse ting på forhånd, så du ikke laver spildt arbejde eller misser din chance.
Hvilke mål har beslutningstagerne selv?
De fleste topchefer vil fortælle dig, at sikkerhed er en prioritet. Men hvad betyder det egentlig for dem, og hvordan måler de fremgang? For nogle kan det ganske enkelt være et spørgsmål om at undgå ulykker, hvor folk kommer til skade. Andre kan være mere interesserede i at efterleve lovmæssige krav – fx om trykbeholdere og løfteudstyr har gennemgået de lovbestemte inspektioner.
I tabellen nedenfor har vi sammenfattet de officielle, organisatoriske mål for traditionelle lederroller. Disse kan linkes til, hvordan topledere belønnes. Hvis den administrerende direktør fx får en del af sin godtgørelse i form af aktier, kan prisen på disse aktier være et primært fokus. Hvis økonomichefen får en bonus for opnåede besparelser, kan det være en del af agendaen.
Men du skal se længere end de organisatoriske mål for at afdække deres personlige målsætninger. Undersøg hvad der virkelig engagerer disse mennesker. Den enkelte leders baggrund kan også give ledetråde til, hvordan du skal møde vedkommende.
Pst! Læs også guiden 'Sådan demonstrerer du ROI på dine EHS-projekter' her>
Trin 2: Tilpas dit budskab
Når du har undersøgt alt, hvad du kan om beslutningstagerne og deres beslutningsproces i trin 1, kan du nu bedre tilpasse dit budskab. Sælg fordelene, som taler ind i deres mål, anvend deres sprogbrug, og fortæl historien om, hvordan ting kunne være.
Sælg fordelene
En konventionel måde at sælge et forslag på, som vedrører sundhed og sikkerhed, er at overbevise den øverste ledelse om de juridiske, finansielle og moralske omkostninger ved ikke at implementere nye tiltag.
Folk kan komme til skade, vi risikerer retslige sagsanlæg, vores omdømme kan blive skadet, og vi kan miste kunder.
Alligevel advarer succesfulde EHS-ledere mod at anvende trusler alt for ofte. Det kan hurtigt blive til en “ulven kommer” situation. Hvis der er sket en ulykke for nylig, er ledelsen muligvis på udkig efter en løsning. Men hvis det ikke er tilfældet, er de måske villige til at løbe risikoen og fastholde status quo. Derfor bør du måske i højere grad fokusere på fordelene for organisationen ved dit forslag, fx:
- Det vil reducere behov for administration. Hvordan vil du bruge de ekstra timer?
- Det vil reducere fravær. Hvis virksomheden dækker fravær ved sygdom ved hjælp af vikarbureauer eller har ansatte, der er langtidssygemeldte og skal ansætte vikarer for disse, kan du vise, hvor mange penge der kan spares ved blot en lille reduktion af fraværet
- Det vil fastholde flere medarbejdere. Samarbejd med HR for at afdække, hvor meget det koster at rekruttere, introducere og oplære en nyansat. Find en overbevisende historie om, hvorfor en kompetent medarbejder forlod organisationen, og forklar, hvordan dit forslag kunne have forhindret det.
- Det vil styrke virksomhedens omdømme. Find noget fra en eksisterende eller potentiel kunde, som viser, at de lægger meget større vægt på deres leverandørers sikkerheds- og sundhedstiltag end på den pris, de betaler. Du kan også kigge ind i hvilke spørgsmål, der skaber uro i det miljø, hvor din virksomhed har aktiviteter. Hvis en lokal skole har en kampagne om risikoen ved at parkere på fortovet, kan dit forslag om bedre chaufføruddannelse styrke virksomhedens omdømme.
- Det vil øge produktiviteten. Fravær kan beregnes, men produktivitet og nærvær er meget sværere at måle. Undgå at hævde at ansatte vil blive sundere, gladere og mere motiverede uden at have dokumentation eller eksempler.
- Det vil forbedre kundeservicen. Hvis du arbejder i detailhandlen eller hotel- og restaurationsbranchen, kan du vise, at et forslag om forbedret sundheds- og sikkerhedshåndtering kan være en direkte fordel for kunderne. Hvis dine kunder er længere væk, kan du vise, hvordan forslaget vil reducere omkostningerne, forbedre kvaliteten eller give flere valgmuligheder.
Psst! Læs mere om, hvorfor det betaler sig at investere i sikkerhed på arbejdspladsen >
Gør det personligt for din målgruppe
Lad os sige, at du vil bede om ressourcer til at implementere et hændelsesrapporteringssystem, som kan anvende mobile enheder (mobiltelefoner og tablets), så medarbejderne har mulighed for at dokumentere sikkerhedsobservationer og hændelser, som kunne have udviklet sig til alvorlige ulykker.
Du kan selvfølgelig bare sige, at det her kommer til at føre til færre ulykker, hvilket igen vil påvirke produktiviteten – det er en fordel. Men for virkelig at overbevise dem kan du overveje ledernes forskellige interesser – se eksempler nedenfor.
Marketingchefen
Er fan af adfærdsteori
Hvis vi implementerer dette system til hændelsesrapportering, der anvender mobile enheder og giver umiddelbar feedback via notifikationer, vil det styrke rapporteringsadfærden og motivere til øget rapportering.
HR-chefen
Har fokus på relationer og trivsel
At placere denne rapporteringsapp direkte i lommerne på vores personale og give dem positiv feedback vil få dem til at føle sig værdsat. Det her vil motivere til rapportering af høj kvalitet.
Operativ chef
Er fortaler for ressourcebesparende produktion
Denne hændelsesrapportering vil standardisere vores rapporteringsmetoder, hvilket gør det muligt for arbejdsmiljøafdelingen at sortere hændelserne mere effektivt.
Alle disse forklaringer kan derefter afsluttes med ”... så det her system vil mindske ulykker og forbedre produktiviteten”, men om du fanger dem, inden du når dertil, afhænger af, om du har forstået deres personlige interesse og måde at tale på.
At bruge deres sprog kan også betyde at tilpasse måden, din meddelelse leveres på. Du foretrækker måske et diasshow med punkter eller en detaljeret rapport, men lederne vil måske gerne have en sammenfatning på en enkelt side. Andre vil måske gerne have beregninger, grafer eller diagrammer. Hvis du bemærker, at en leder kommenterer meget på videoer på LinkedIn, kan du filme nogle af de aktuelle problemer på arbejdspladsen som en del af dit forslag.
Hvis du har lavet dit hjemmearbejde, ved du også, om du skal forberede en formel præsentation, bearbejde hver enkelt eller arrangere en samtale med en vigtig beslutningstager.
Læs også: 5 måder at engagere dine kollegaer i arbejdsmiljøet >
Fortæl en historie om sikkerhed på arbejdspladsen
Visse ledere inden for arbejdsmiljø er gode til at fortælle historier.
En redegørelse om arbejde i højden kan fx starte med en historie om en dekoratør, der faldt ned fra en trappestige, brækkede nakken og døde. En session om sikkerhed og arbejdsmiljø for topledere kan starte med en historie om en ulykke, der førte til bøder på flere millioner kroner for en stor organisation. Men kan du fortælle en positiv historie?
Din historie skal fænge og formidle fordelene for organisationen og den enkeltes mål. Du kan gøre dette ud fra en kundes eller en medarbejders perspektiv eller beskrive en leder, som går rundt i det fremtidige miljø, hvor dit forslag er implementeret. En god historie handler ikke kun om, hvad der skete – den taler til alle sanser. Hvis de accepterer dit forslag om at købe mere støjsvage maskiner, vil lederne kunne gå gennem produktionsområdet uden høreværn og tale med medarbejderne uden at råbe. Hvis dit forslag om forbedret ventilation vedtages, bliver deres sko og tøj ikke støvet, når de går gennem værkstedet. Hvis el køretøjer erstatter de dieseldrevne, vil lagerlokalerne være uden luftgener.
Din historie skal være realistisk og have en rimelig tidsramme. Et troværdigt antal små fordele de kommende 12 måneder er mere overbevisende end en beskrivelse af en utopi om ti år.
Med en softwareløsning til sikkerhedshåndtering på arbejdspladsen kan du beskrive, hvordan forbedringer i hændelsesrapportering og udredning kan realiseres næste år, snarere end at forsøge at beskrive, hvordan alt fra risikovurderinger, tilladelser og anlægshåndtering til revisioner og kursusregister kan automatiseres på fem år.
Trin 3: Vær realistisk og giv ledelsen feedback
Positiv anerkendelse styrker engagementet – også når det gælder sikkerhed på arbejdspladsen.
Vi ved, hvad der sker, hvis vi belønner mennesker, som bliver færdige hurtigt ved at skyde genvej, samtidig med at vi straffer dem, der tager sig tid til at tage sikkerhedsudstyr på og udføre kontroller før anvendelse. Toplederne er også mennesker, så også blandt dem skal vi anerkende den adfærd, som vi ønsker, at de skal gentage. I dette tilfælde støtte vores forslag til forbedret sundhed og sikkerhed.
Vær realistisk omkring forventningerne
Hvis du lover ”nul ulykker”, og der efterfølgende indtræffer en ulykke, hvordan kommer du så videre?
Tænk over, hvad du kan og ikke kan kontrollere og vær realistisk.
Hvis du lovede lavere sygefravær i det kommende år i januar 2020, kan covid-19 have gjort det umuligt at holde dette løfte. Hvis du tegnede et billede af lavere sygefravær på grund af skader fra manuel håndtering, kan du stadig vise, at du kunne have nået dit mål.
Det tager tid, før fordelene ved forbedringer bliver realiseret. Et nyt system til sikkerhedsobservationer vil sandsynligvis ikke have nogen umiddelbar indvirkning på antallet af ulykker. Dit oprindelige mål er måske at øge mængden af rapporteringer i de første seks måneder, men ulykkerne mindskes først, når opsætning til håndtering og opfølgning er implementeret.
Kom med feedback og data
Når du har travlt med at håndtere EHS-opgaver, er det måske ikke din højeste prioritet at gå tilbage til beslutningstagerne for at give dem feedback. Men hvis du kun kommer til dem, når du vil have noget fra dem, kan de være mindre modtagelige, end hvis de føler sig ’inde i loopet’. På den anden side vil ledere heller ikke overbelastes med masser af data hver uge – så hvor meget feedback skal du give dem?
Hvis de vil have specifik information, når det er relevant for deres mål, skal du svare hurtigt på alle forespørgsler, de har om opdateringer. Hvis dine sikkerhedsinformationer er tilgængelige online, kan du skræddersy en oversigt, så de kun kan se de informationer, de ønsker, med det detaljeniveau, som de har brug for. Visse systemer giver dem mulighed for at vælge, hvilke rapporter de vil abonnere på, og lægger kontrollen over feedbacken i deres hænder.
Læs også indlægget 'Sådan bruger du kvalitetsdata i din EHS-indsats >
Når du får mulighed for det, kan du skyde lidt positiv feedback ind mellem jeres formelle kontakter. Det kan være en e-mail eller en spontan samtale, når I mødes på gangen. Din feedback bør henvise til, hvad de gjorde for det positive resultat og beskrive det med deres sprog, med kobling til deres mål.
