Sådan håndterer du ulykker og nærved-hændelser på arbejdspladsen

Vidste du, at ca. 50% af alle hændelser i virksomheder i Danmark aldrig bliver indrapporteret?

Det viser en tidligere undersøgelse lavet af Arbejdstilsynet, der inkluderer ulykker, hændelser og usikre situationer på arbejdspladser. Det er altså kun omkring 50% af alle hændelser i virksomheder, der bliver rapporteret og undersøgt til bunds, så potentielle farer kan blive stoppet, før de udvikler sig til deciderede ulykker.

I dette indlæg gør vi dig klogere på, hvordan du håndterer ulykker og nærved-hændelser, så du kan skabe en sikker arbejdsplads, der både er forebyggende, proaktiv og handlende.

Vi vil bl.a. komme ind på

• hvad en arbejdsulykke er
• hvad du skal gøre, når der sker en ulykke
• værktøjer til, hvordan du undersøger hændelser effektivt, heriblandt vores eget EHS-software.

I denne korte video kan du få den helt hurtige indflyvning til nærved-hændelser: 

Hvad er en arbejdsulykke?

Det ligger jo lidt i ordet ’arbejdsulykke’; en ulykke, der sker på arbejdspladsen eller i arbejdssammenhænge.

Men der er forskel på arbejdsulykker. Der er forskel på hændelser, ulykker, nærved-hændelser og observationer, men ikke nødvendigvis på hvordan de hver især skal håndteres. I EcoOnline har vi valgt at inddele dem i fire hovedkategorier – men der kan være mange flere.

Du kan sagtens i din virksomhed have flere elle andre definitioner på hændelser, som det fx kan ses i sikkerhedspyramiden nedenfor. Uanset hvad du kalder dem, er det essentielt, at du handler, når de pågældende situationer sker. Det gælder om at gøre noget effektivt tidligt i processen – på den måde kan du måske undgå, at ulykkerne rent faktisk sker eller bliver værre.

Hvad siger loven om arbejdsulykker?

Ifølge Arbejdsmiljøloven skal arbejdsgiveren til enhver tid holde risici og farer på et acceptabelt niveau og handle på hændelser, når de sker. Det er arbejdsgiverens ansvar at sørge for, at der føres tilsyn med, om arbejdet udføres, så det er sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt både fysisk og psykisk.

Anmeldelse af arbejdsulykker

Hvis der sker en arbejdsulykke, så er det dit ansvar som arbejdsgiver at indrapportere det – både eksternt og internt (Arbejdstilsynet).

Hvis der sker en ulykke med fravær, eller hvor skaden medfører, at vedkommende ikke kan udføre sit sædvanlige arbejde efter ulykkesdagen, eller hvis du vurderer, at medarbejderen kan kræve erstatning på et senere tidspunkt, skal dette indrapporteres til Arbejdsskadestyrelsen på virk.dk via EASY. Via EASY informeres de rette myndigheder om situationen, og medarbejderen har med registreringen mulighed for at søge om erstatning på et senere tidspunkt.

Det kan være svært at vurdere præcist, hvornår du skal indrapportere, da det er baseret på en menneskelig vurdering. Er du i tvivl - så hellere gøre det en gang for meget end en gang for lidt.

Du skal senest anmelde uheldet ni dage fra medarbejderens første fraværsdag. Derudover skal du også anmelde, hvis den tilskadekomne medarbejder ikke har genoptaget sit arbejde med fuld kapacitet senest fem uger efter ulykken.

Hvad gør du, når en arbejdsulykke opstår?

Først og fremmest skal du have registreret ulykken/hændelsen eksternt og internt i et system, der kan håndtere det. Du bør registrere ulykken i et system fordi:

• Fakta og data indsamles og registreres, så du altid kan finde information omkring hændelsen igen.
• Hændelsen skal undersøges efterfølgende – dybdegående eller mindre dybdegående. Her vil du bl.a. kunne indsamle og registrere forholdene omkring ulykken, og finde ud af hvad der forårsagede ulykken. Det vil være en vigtig baggrund for at finde ud af, hvordan den kunne være undgået.
• Du kan registrere korrigerende og forebyggende handlinger, der potentielt kan sikre, at det ikke sker igen, eller nedbringe faren hvis det sker igen.
• Du kan få udtræk fra statistikker til vidensdeling. Alt det, vi registrerer i et system, kan vi trække ud igen.
• Du kan blive klogere på årsagen til hændelsen, så du bedre kan forstå den og lave de mest effektive handlinger, der sikrer, at hændelsen ikke sker igen eller nedbringer faren, hvis den sker igen.

Skab en tryg kultur omkring indrapportering

Hvis du ønsker, at medarbejderne i virksomheden skal indrapportere, kan du indføre en no blame-kultur, altså en kultur hvor man ikke bebrejder hinanden. I skal med andre ord gøre medarbejderne trygge ved at indrapportere, så de ikke føler, at de ”stikker” hinanden, når de gør det, eller skal stå til ansvar for at rapportere et forhold, der ikke er sikkerhedsmæssigt i orden. For at bruge ”fodboldsprog”, så bør man gå efter bolden og ikke efter spilleren.

Læs også: Sikkerhed på arbejdspladsen: Derfor betaler det sig >

Du skal derfor passe på dem, der indrapporterer, og lade dem fremstå anonyme. Det er vigtigt ved valg af software, at systemet kan håndtere anonymitet. Du bør også træne dem i at lave rapporteringer; fx i hvordan de ikke opgiver personfølsomme data eller informationer, så de ikke ”angiver” hinanden. Der skal være fokus på at forbedre arbejdsforhold og ikke på at gå efter personerne. Vi skal ikke pege fingre.

Note: Det er kun ved ulykker, at persondata er nødvendige ved indrapportering i EASY eller på virk.dk, så gør det muligt at være anonym i de situationer, der tillader det.

Hvad er afgørende for en god rapporteringskultur?

• Selve indrapporteringen skal være enkel og let at udføre.
• Der skal være feedback på det, der indrapporteres.
• Man skal opleve, at der gøres noget ved hændelserne.
• Implementeringer skal følges helt til dørs – virker de, eller skal der gøres noget andet?

Korrigerende og forebyggende handlinger af arbejdsulykker

Når du har registreret hændelsen internt såvel som eksternt, skal der handles på det, der er sket. Måske er der allerede lavet nogle korrigerende handlinger inden registreringen, da det er dem, der stopper ulykken her og nu. Det kan kræve lidt mere arbejde at finde frem til de forebyggende handlinger, hvis de skal virke effektivt.

Korrigerende handlinger er med til at stoppe ulykken med det samme og fjerne de problemer, der har været med til at forårsage det. Forebyggende handlinger sigter på at identificere og forebygge fremtidige problemer – altså inden ulykken sker.

Særligt de forebyggende handlinger kan være et lidt større arbejde at identificere. Men det er ofte arbejdet værd, da det er dem, der effektivt kan forhindre, at medarbejderne kommer til skade – også på lang sigt.

En god måde at spotte mulige forebyggende handlinger ved en given situation, er ved brug af forebyggelseshierarkiet, som du kan se illustreret nedenfor. I toppen er de mest effektive og de mest bæredygtige indsatser, men samtidig også dem, der er mest ressourcekrævende at indføre. Tiltagene kan være eliminering, reducering, isolering, administrative tiltag og PPE.

Hvordan undersøger du arbejdsulykker og nærved-hændelser effektivt?

Når du har registeret hændelsen og håndteringen omkring den, skal du som det næste undersøge årsagen til hændelsen. Det kan du gøre på flere måder, så vælg den, du foretrækker og har ressourcer til at udføre. Det vigtigste er at få det gjort, så du kan finde årsagen bag en ulykke og dermed undgå, at det kommer til at ske igen.

Når det kommer til lettere/mindre hændelser, kan du nemt gøre brug af den metode, vi kalder ’5xhvorfor’. Præmissen er simpel. Du skal bare spørge ”hvorfor?”. Du skal dog være opmærksom på, at der i visse situationer kan være flere grunde til, at en ulykke er opstået. Her er et eksempel på, hvordan den kan bruges:

Det kan være svært at benytte 5xhvorfor-metoden, da mange elementer kan spille ind, når man skal finde årsagen til en hændelse, og det kan gøre det svært at komme omkring alle elementerne ved at spørge ”hvorfor?”. Her vil vi anbefale, at du gør brug af sildebensdiagrammet, som er den model, vi bruger ved uheldsundersøgelse i vores EHS-software.

Med denne model har vi taget udgangspunkt i nogle årsagsområder, og for hvert område har vi opstillet nogle spørgsmål til problemstillinger indenfor området, der kan være medvirkende årsag til, at hændelsen skete. På denne måde guider vi jer i retning af at finde årsager, også selvom de ikke virker som de mest umiddelbare. Der er nemlig sjældent kun én årsag til, at hændelser sker, og derfor skal der også være mulighed for at vælge flere årsager.

Software til registrering og undersøgelse af arbejdsulykker og nærved-hændelser

Det kan være omfattende at indrapportere ulykker og hændelser og foretage undersøgelser på baggrund af disse, og det kan være – særligt hvis man er en større virksomhed med mange mennesker, afdelinger og arbejdsopgaver, og det er nemt at miste overblikket.

Det er alfa-omega at have en software, der kan hjælpe jer med overblik og styring af denne proces. Mange bruger Excel, og selvom programmet er oplagt til regneopgaver, så er det bare ikke velegnet til indrapportering, distribuering og opfølgning.

Det svære ligger ikke i at få indrapporteret. Det svære ligger mere i at få fulgt op på indrapporteringer ved at få de rigtige mennesker involveret, sendt handlinger til de rette folk og fulgt op på uheldsundersøgelser, de efterfølgende implementeringer osv.

Brug EcoOnlines EHS-software

I EcoOnlines EHS-software har vi flere moduler, der netop er tiltænkt indrapportering og undersøgelse af hændelser på arbejdspladsen, og der er faktisk rigtig mange muligheder – også udover hændelses- og handlingsmodulerne – der taler ned i dette emne. Det er bl.a. audits, inspektioner, risikovurderinger, leverandørstyring, APV osv.

Indrapporteringer skal gøres nemme og overskuelige for alle, hvilket også er i fokus i vores software. Vi har nemlig allerede oprettet skabeloner til f.eks. sikkerhedsrunderinger, så du nemt kan komme i gang. Alle kan bruge det – også på en mobiltelefon.

Jo mere data du smider ind, desto mere kan du trække ud

Så simpelt er det faktisk: Jo mere data du smider ind i vores software, desto mere kan du også trække ud. Du kan nemt og hurtigt få et overblik fra de indrapporteringer, du modtager, og på den måde kan du få et indblik i fejl og mangler, samt hvilke tiltag, der har virket, og hvilke der ikke har. Du har også mulighed for at kommunikere det visuelt ud til andre. Ved at bruge systemet på denne måde, vil du kunne trække data og tendenser ud og dele det med andre, så de også kan få indblik i, hvad der sker.