Arbejdsmiljøledelse er krævende og omfattende, hvis du vil gøre det ordentligt. Men det kan sagtens gøres overskueligt og struktureret, så det bliver nemmere for dig og din organisation at komme i gang og fastholde arbejdet.
I dette indlæg får du en 6-trins guide, du kan anvende til din arbejdsmiljøledelse.
Indhold
- En lille arbejdsmiljøordbog
- Trin 1: Erkend, at arbejdsmiljøledelse betaler sig
- Trin 2: Kend Arbejdsmiljøloven
- Trin 3: Tag ansvar for arbejdsmiljøet
- Trin 4: APV og risikovurdering
- Trin 5: Klæd medarbejderne på
- Trin 6: Brug et system til arbejdsmiljøledelse
En lille arbejdsmiljø-ordbog
Arbejdsmiljøledelse: De aftaler og systemer I har indgået og bruger til at sikre et godt arbejdsmiljø
EHS og HSE: Er den del af en organisation, der er udførende i arbejdet med arbejdsmiljø og sikkerhed på arbejdspladsen. Om det hedder EHS, der står for ”Environment, Health & Safety”, eller HSE der står for ”Health, Safety & Environment”, er to sider af samme sag. Læs mere om, hvad EHS og EHSQ er her >
APV: Er en forkortelse for arbejdspladsvurdering og er et værktøj til systematisk at vurdere arbejdsmiljøet i din virksomhed. Læs mere om APV her >
AT: Er en forkortelse for Arbejdstilsynet, som er den danske myndighed på arbejdsmiljøområdet for overholdelse af arbejdsmiljøloven.
AMO: Er en forkortelse for arbejdsmiljøorganisationen, som er den interne organisering af samarbejde om arbejdsmiljø i virksomheden.
Trin 1: Erkend, at arbejdsmiljøledelse betaler sig
– her er 5 gode grunde til hvorfor
Da du har fundet frem til denne guide, antager vi, at du allerede enten har gennemført eller er godt på vej til at gennemføre trin 1. Mange virksomheder fokuserer næsten udelukkende på arbejdsmiljøet for at leve op til lovkravene på området. Og det er ganske vist også et fornuftigt argument.
Men der er mange andre tungtvejende fordele ved et godt arbejdsmiljø og en fokuseret arbejdsmiljøledelse, som du og din virksomhed med fordel kan overveje, når I afgør kvalitetsniveauet i arbejdsmiljøarbejdet. For det kan godt betale sig at investere i både det fysiske og psykiske arbejdsmiljø – lad os kigge nærmere på hvorfor.
1: Nedsat risiko for skader på arbejdspladsen
Den måske mest indlysende fordel ved at fokusere på bedre arbejdspladsmiljø og -sikkerhed, er at det kan mindske risikoen for arbejdsskader og -ulykker. Denne fordel hænger naturligt sammen med de øvrige fordele, vi nu skal kigge nærmere på.
Læs også: Sikkerhed på arbejdspladsen: Derfor betaler det sig >
2: Øget produktivitet
Sikkerhed på arbejdspladsen og produktivitet hænger uløseligt sammen. Faktisk peger meget research ifølge en rapport fra myosh udgivet i 2018 på, at øget sikkerhed kan omsættes direkte til øget produktivitet. Og i bund og grund er det jo logisk nok, for medarbejdere, der er syge og fraværende pga. ulykker o.l., bidrager jo ikke til produktiviteten.
Derfor giver det god mening at mindske fraværet blandt medarbejderne ved at øge sikkerheden og sundheden på arbejdspladsen. Samtidig sender en øget indsats på dette område et godt signal til dine medarbejdere om, at du går op i deres velbefindende.
3: Øget afkast og færre omkostninger
- En rapport fra Comcare peger på, at virksomheder kan opnå ”et gennemsnitligt afkast på $5,81 for hver dollar investeret i arbejdsmiljø-programmer” (myosh Work Safety Report, 2018).
- I 2012 udførte International Social Security Association undersøgelsen “The Return on Prevention for Companies”, der påviste en positiv ROI (Return On Investment) på investering i arbejdsmiljø. Mere specifikt viste undersøgelsen, at du som virksomhed kan forvente at få et økonomisk afkast på 2,2 kroner for hver krone, du investerer i arbejdsmiljø.
- Ifølge the Occupational Health and Safety Administration, reducerer succesfulde sundheds- og sikkerhedsprogrammer omkostningerne ved skade og sygdom med mellem 20-40% (myosh Work Safety Report, 2018).
Alt i alt er der meget, der peger på, at din virksomhed både kan opnå et positivt afkast og spare penge på omkostningerne ved syge og fraværende medarbejdere, ved at investere i et godt arbejdsmiljø.
4: Bedre rammer for motivation og engagement
I et studie udført af Aviva i 2011 fandt man frem til, at 61% af medarbejdere vil arbejde hårdere for en arbejdsgiver, der investerer i sundhed og sikkerhed, end en arbejdsgiver, der ikke gør (myosh Work Safety Report, 2018).
Samtidig peger rapporten ”Sikkerhed og sundhed på arbejdspladsen angår os alle” udgivet af Europa-Kommissionen i 2016 på, at prioriteringen af arbejdsmiljø og sikkerhed generelt set vil øge dine medarbejderes motivation, engagement og arbejdsglæde. Ifølge myosh’s Work Safety Report fra 2018 har et andet studie vist, at sikkerheden på arbejdspladsen er et af de kriterier, potentielle medarbejdere prioriterer højest, når de skal vurdere et nyt job.
Din virksomheds succes hænger i høj grad sammen med dine medarbejderes samlede kompetencer, engagement og effektivitet. Udover faktorer som løn, uddannelse og andre goder, er der én anden væsentlig faktor, der påvirker de fleste medarbejderes motivation. Et godt arbejdsmiljø.
Medarbejdere, der er stolte af at gå på arbejde i din virksomhed, kan være et vigtigt aktiv. De kan være den mest troværdige kilde til et styrket ’employer brand’, altså til både at fastholde og tiltrække dygtige medarbejdere. Vil du øge medarbejdernes motivation og tilhørsforhold til din virksomhed, er det altså en god ide at investere i arbejdsmiljøet.
Læs også indlægget 'Hvad er et godt arbejdsmiljø?' >
5: Styrket image
I forlængelse af ovenstående er den sidste rigtig gode grund, vi vil fremhæve her følgende: Et godt arbejdsmiljø kan have yderst positiv indflydelse på din virksomheds opfattede image.
Et stærkt image, ry eller hvad du nu ynder at kalde det, kan unægtelig have en positiv påvirkning af både potentielle medarbejdere, kunder, investorer og andre samarbejdspartnere. Et godt image kan være svært at måle, men kan være en stor konkurrence fordel for din virksomhed, og vil med stor sandsynlighed tiltrække den gode arbejdskraft.
Trin 2: Kend Arbejdsmiljøloven
Det der oftest sætter skub i arbejdsmiljøarbejdet, er lovkrav. Den nuværende arbejdsmiljølov blev vedtaget i 2019 og er en rammelov, der udfyldes og fortolkes gennem bekendtgørelser, vejledninger og meddelelser fra Arbejdstilsynet.
At det er en ”rammelov” betyder, at fortolkningen og vurderingen af arbejdsmiljøet påvirkes af den samfundsmæssige og sociale udvikling. Formålet med Arbejdsmiljøloven er at sikre et sikkert og sundt psykisk og fysisk arbejdsmiljø, der til enhver tid er i overensstemmelse med den tekniske og sociale udvikling i samfundet. Og vurderingen af ”et sikkert og sundt arbejdsmiljø” vil altså være afhængig af, hvordan samfundet udvikler sig.
Lovgivningen for arbejdsmiljø indeholder en række arbejdsmiljøregler, som virksomhederne skal overholde, og Arbejdsmiljøloven består herudover af
- Bekendtgørelser, der uddyber og præciserer disse regler
- AT-vejledninger, der angiver god praksis
Som virksomhed er det dit ansvar at kende Arbejdsmiljøloven og følge dens bekendtgørelser – det gælder både arbejdsgivere, ledere og ansatte, og gør I ikke det, kan det, i yderste konsekvens, være strafbart.
Kilder: Arbejdstilsynet & Arbejdsmiljøgruppen
Læs også indlægget 'Arbejdsmiljøloven: Her er, hvad du skal forholde dig til' >
Arbejdsmiljølovens opbygning
Arbejdsmiljøsystemet i Danmark
Krav din virksomhed skal overholde
Indenfor lovgivningen findes der en række krav, du som virksomhed skal leve op til. Download vores korte guide ”5 krav i Arbejdsmiljøloven, din virksomhed skal overholde” og få overblik over, hvilke krav din virksomhed bør følge for at overholde arbejdsmiljølovgivningen.
Trin 3: Tag ansvar for arbejdsmiljøet
Juridisk set har arbejdsgiveren alene ansvaret for arbejdsmiljøet. Men arbejdet på dette område bør og skal foregå i samarbejde mellem både arbejdsgiver, ledelse og medarbejdere. Ansvaret for et godt arbejdsmiljø ligger først og fremmest hos virksomhedens ledelse, men medarbejderne bærer også en del af ansvaret. Ledelse og medarbejdere bør i fællesskab løfte opgaven om et godt arbejdsmiljø.
Arbejdsmiljøorganisationen
Arbejdsmiljøorganisationen, AMO, er en intern organisation for samarbejdet om virksomhedens arbejdsmiljø. En arbejdsmiljøorganisation skal oprettes, når din virksomhed har 10 eller flere ansatte, og nøglepersonerne er arbejdsgiveren eller dennes repræsentant, udvalgte arbejdsmiljørepræsentanter og udvalgte arbejdsledere.
Det er arbejdsgiverens ansvar at tage initiativet til at oprette AMO og udpege de rette nøglepersoner, når dette er aktuelt. AMOs opgave er løbende at arbejde med virksomhedens arbejdsmiljø, og dette dækker både daglige og strategiske opgaver – og igen er det arbejdsgiverens ansvar at sikre, at det arbejde finder sted i henhold til gældende lovkrav.
Antallet af medlemmer i AMO skal ifølge AT fastsættes ud fra nærhedsprincippet, der betyder, at der til enhver tid skal være det nødvendige antal medlemmer – dvs. nok til, at AMO kan udføre sit arbejde på dækkende og tilfredsstillende vis.
Arbejdsmiljøgrupper
Ved virksomheder med over 35 ansatte skal arbejdsgiveren etablere et dækkende antal arbejdsmiljøgrupper i AMO. Hvad et dækkende antal er, vil være forskelligt fra virksomhed til virksomhed. Når en arbejdsmiljøgruppe dannes, skal det defineres, hvilken del af virksomheden den pågældende gruppe skal varetage opgaver for. Tilsammen skal arbejdsmiljøgrupperne dog dække alle dele og ansatte i virksomheden.
En arbejdsmiljøgruppe skal bestå af en medarbejdervalgt arbejdsmiljørepræsentant samt en udpeget arbejdsleder. Herudover skal der etableres et arbejdsmiljøudvalg, som består af arbejdsmiljørepræsentanterne og -lederne fra de forskellige arbejdsmiljøgrupper.
Trin 4: APV og risikovurdering
Arbejdsmiljøarbejdet dækker, som du måske ved, over en række konkrete opgaver, der vil variere alt efter, hvilken organisation du sidder i, og hvor mange ressourcer I har til arbejdet. Nogle opgaver kan være krav fra AT, som din virksomhed skal løse, mens andre kan være ting, I vælger at arbejde med eller værktøjer, I vælger at bruge ud fra de ressourcer I har til rådighed, og hvilke arbejdsmiljøproblemer, I har identificeret.
Tip: Det kan være en god ide at starte med at lave en EHS-håndbog, der beskriver de forskellige værktøjer, din virksomhed har til rådighed inden for arbejdsmiljøarbejdet. Beskriv hvad hvert værktøj kan, og hvordan I benytter dem i din virksomhed, så både arbejdsgiver, ledelse, AMO og medarbejdere kan få den samme forståelse og gavn heraf.
En af de opgaver, du skal løse inden for arbejdsmiljøarbejdet, er APV’en, som er et centralt værktøj for AMO. En APV er din virksomheds eget redskab til at holde styr på arbejdsmiljøet. Den hjælper med at kortlægge risiciene i din virksomhed, vurdere dem og udarbejde handlinger, der kan bringe risiciene til et acceptabelt niveau.
Når vi skriver, at det er en opgave, du skal løse, er det fordi, at Arbejdsmiljøloven kræver, at alle virksomheder med ansatte (uanset hvor mange) skal udarbejde en skriftlig APV, og denne skal revideres minimum hvert tredje år samt ved ændringer i arbejdsmiljøforholdene, såsom nye lokaler.
APV vs. risikovurdering
Du er med garanti også bekendt med begrebet ’risikovurdering’. Mange mener, at en risikovurdering og en APV er det samme, men de benyttes ofte forskelligt i praksis. Begge metoder handler om at kortlægge og minimere risici på arbejdspladsen, men som de oftest benyttes, er der en væsentlig forskel på de to. Forskellen ligger i tilgangen til processen; hvor en risikovurdering er en objektiv vurdering, spørger vi i en APV medarbejderne, hvordan de oplever arbejdsmiljøforhold. Det kan derfor give god mening at udføre begge vurderinger.
Fælles for både APV og risikovurdering er, at følgende skal klarlægges:
- Er der problemer i arbejdsmiljøet?
- Hvor findes problemerne henne?
- Hvordan kan problemerne løses?
- Hvem har ansvaret for at løse problemerne?
- Hvornår vil der blive fulgt op på, om problemerne bliver/er blevet løst?
Det skal du vide om APV’en
Som nævnt er det et krav, at alle virksomheder med ansatte skal udarbejde en arbejdspladsvurdering / APV, der omfatter alle arbejdsmiljøforhold i virksomheden. Din APV skal ikke godkendes, men Arbejdstilsynet fører tilsyn med, at den gennemføres efter lovens krav. Hvis ikke det er tilfældet, kan din virksomhed risikere at få en bøde.
Ifølge AT skal din APV leve op til følgende krav:
- Det er dit ansvar som arbejdsgiver, at din virksomhed udarbejder en APV, og at dine medarbejdere bliver inddraget
- APV’en skal være skriftlig og tilgængelig for både ledelse og medarbejdere
- Din virksomheds ledelse og medarbejdere skal samarbejde igennem hele APV-processen
- Det skal tydeligt fremgå, hvem der har ansvaret for at gennemføre virksomhedens handlingsplan
- APV’en skal revideres, når der sker ændringer, som har betydning for arbejdsmiljøet – og ellers som minimum hvert 3. år (vi anbefaler dog, at du følger op på dit arbejdsmiljøarbejde noget oftere)
APV´en handler om at afdække arbejdsmiljøet i din virksomhed, kortlægge de områder, hvor der er behov for en forbedrende indsats, samt lægge en handlingsplan for, hvordan I vil gå til arbejdet. Og til at udføre APV’en har din virksomhed metodefrihed, hvilket betyder, at I selv kan vurdere, hvordan I ønsker at udføre undersøgelsen og det løbende arbejde.
Ifølge AT skal en APV indeholde disse fem punkter:
- Identifikation og kortlægning af virksomhedens samlede arbejdsmiljø
- Beskrivelse og vurdering af virksomhedens arbejdsmiljøproblemer
- Inddragelse af virksomhedens sygefravær
- Prioritering af løsninger på virksomhedens arbejdsmiljøproblemer og udarbejdelse af en handlingsplan
- Retningslinjer for opfølgning på handlingsplanen.
Få vores skabelon til arbejdspladsvurderinger her >
Det skal du vide om risikovurderinger
En risikovurdering er en vurdering af risici i forbindelse med en arbejdsopgave eller funktion. Denne kan kun foretages, hvis der blandt deltagerne i risikovurderingen er mindst én, der repræsenterer den pågældende arbejdsopgave eller funktion samt én, der kender risikovurderingsprocessen.
En risiko er et udtryk for sandsynlighed og konsekvens ved en uønsket situation, der potentielt kan føre til et uheld, hvis ikke den stoppes undervejs. Derfor vil vi selvfølgelig prøve at stoppe denne risiko, og det gør vi ved at vurdere de risici, der er forbundet med et givent område, f.eks. en funktion eller en proces.
Formålet med risikovurderingen er at opdage så mange risici som muligt og nedbringe dem til et acceptabelt niveau. Når du identificerer en opgave eller en funktion, beskriver du dens konkrete fare i form af sandsynlighed og konsekvens, som udgør risikoen ved den pågældende opgave eller funktion. Herefter finder du ud af, hvem der kan være udsat for denne, og det giver dig din risiko.
Download vores guide 'Risikovurdering for begyndere' her >
Hvis vi er gode til at møde risiciene med nogle effektive korrigerende handlinger, så kan vi stoppe dem. Men når vi ikke at stoppe dem, kan de blive til 1) usikre forhold/handlinger, 2) nærved-hændelser og i værste tilfælde 3) ulykker. Fra risikoens ’udgangspunkt’ er der altså flere stadier, hvor du kan nå at nedbringe eller helt fjerne faren og dermed sikre, at den ikke bliver til en af de tre ovenstående.
Læs også hvordan du gennemfører en sikkerhedsrundering >
Den kemiske risikovurdering
Risikovurderinger er, som nævnt, objektive vurderinger, der laves på både arbejdsopgaver og funktioner. Men de bør også laves på din virksomheds kemiske stoffer og materialer.
Den kemiske risikovurdering er ligeledes et lovkrav, der håndhæves af Arbejdstilsynet, og skal laves i alle virksomheder, hvor der arbejdes med farlige kemiske stoffer og materialer eller med processer, hvor der udvikles farlig kemi. Formålet er at få overblik over, hvor og hvordan dine medarbejdere kan blive udsat for farlige kemikalier og kemiske produkter, så risikoen kan fjernes eller mindskes. Den kemiske risikovurdering skal også være skriftlig og tilgængelig for medarbejderne.
Uanset om der er tale om risikovurdering, APV eller kemisk risikovurdering, er målet at forbedre det generelle arbejdsmiljø samt sikkerheden og sundheden på arbejdspladsen. Arbejdsmiljøledelse er en løbende proces, der kræver handlingsplaner, struktur og opfølgning – det er ikke en hurtig opgave, der løses på én gang, men det er en opgave, der giver god mening for din virksomhed.
Trin 5: Klæd medarbejderne på
Risikovurderingen og APV’en giver din virksomhed grundlaget for at forbedre arbejdsmiljøet. Med dem har I kortlagt, hvor problemerne findes, og hvordan de kan løses. Allerede i den kortlægning er medarbejderne blevet inkluderet, og det skal de fortsætte med at være. For som tidligere påpeget, er ansvaret for det gode arbejdsmiljø en fælles indsats.
I det løbende arbejdsmiljøarbejde er det essentielt, at medarbejderne bliver klædt godt på, hvis din virksomhed skal lykkes med de forbedrende og korrigerende indsatser. Det er ikke nok, at arbejdsgiver, ledelse eller AMO sidder på den viden; det er trods alt medarbejderne, der udfører arbejdet i hverdagen.
Derfor giver det også mening, at AT stiller krav til arbejdsgiverens pligt til at oplære, instruere og føre tilsyn med de ansatte. Som arbejdsgiver har du pligt til at give dine medarbejdere tilstrækkelig og hensigtsmæssig oplæring og instruktion i at udføre deres arbejde sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt. Det er også grunden til, at både APV’en og den kemiske risikovurdering skal være tilgængelig for medarbejderne.
Redskaber til at klæde medarbejderne på:
Du skal sikre, at alle medarbejdere er med, får den samme information og forstår den information. Det gælder både, når du skal informere om en ny proces eller arbejdsopgave, og hver gang en ny medarbejder starter, skal du sikre, at vedkommende får den information og oplæring, der kræves for at kunne løse arbejdsopgaverne.
I praksis findes der forskellige redskaber, der er med til at sikre, at dine medarbejdere er velinformerede og klædt på til at løse deres opgaver sikkert og forsvarligt. De inkluderer bl.a.
- Undervisning og instruktion (både fysisk og digitalt)
- Brugsanvisninger f.eks. til maskiner og tekniske hjælpemidler
- Arbejdsinstruktioner til forskellige beskrevne arbejdsopgaver
- Sikkerhedsdatablade på kemiske stoffer og materialer
- Personlige værnemidler til de opgaver, der kræver dem
Generelt set handler det om at give medarbejderne de nødvendige rammer for et godt, sundt og sikkert arbejdsmiljø OG sikre, at de kender til rammerne og ved, hvordan de skal bruge dem. Udover de mere praktiske redskaber handler det gode arbejdsmiljø også om, at medarbejderne føler sig involveret og ved, at deres sikkerhed og sundhed er lige så vigtig som dét, at en opgave løses hurtigt og effektivt.
I en tid, hvor hjemmearbejde bliver mere og mere udbredt, er det også vigtigt at tage højde for, hvordan du får de medarbejdere, der arbejder meget hjemme med på vognen. Læs vores indlæg om, hvordan distancearbejde påvirker medarbejderne her >
Trin 6: Brug et system til arbejdsmiljøledelse
I rigtig mange arbejdsmiljøopgaver ligger der nogle løbende opfølgende handlinger. Derfor kan du få stor gavn af at finde et system til styring af dine opgaver. Hvis du ikke følger op, risikerer du, at tingene forbliver status quo eller endda forværres. Måske har du allerede 100 forskellige Excel-ark og dokumenter, du skal holde styr på, eller måske har du ikke rigtig overblik endnu. Uanset hvad, kan et online system til arbejdsmiljøledelse og sikkerhed gøre arbejdet nemmere og mere overskueligt for dig.
Overskuelig og kontinuerlig arbejdsmiljøledelse
EcoOnline EHS gør det nemt at følge best practice inden for arbejdsmiljøledelse på en overskuelig, effektiv og kontinuerlig måde. Vi forstår kompleksiteten i arbejdsmiljøarbejdet og arbejdsmiljøprocesser, og vi har derfor skabt et EHS-system, der ikke kun er nemt at bruge, men også let tilgængeligt, uanset hvor dine medarbejdere er.
Til at sikre et kontinuerligt fokus på arbejdsmiljøarbejdet, er en ISO 45001 certificering også et godt værktøj.
Pst! Hent også vores guide '10 arbejdsmiljø-KPI'er, du bør måle' her >
Nå dine arbejdsmiljømål
Mange ser behovet for at fremme det gode arbejdsmiljø og medarbejdernes sundhed og trivsel, men hæmmes ofte af kompleksiteten af den kommunikation og dokumentation, der kræves for at arbejde sikkert. Er du en af dem?
Med EcoOnline EHS får du adgang til et online system til arbejdsmiljøledelse, der gør det nemt for dig at følge arbejdsmiljøreglerne og arbejde fokuseret mod dine arbejdsmiljømål. Helt konkret får du adgang til værktøjer for risikovurdering, hændelsesrapportering, dokumenthåndtering, audit, statistikker og andre værktøjer til din arbejdsmiljøledelse.
