Systematiskt arbetsmiljöarbete: Allt du behöver veta
Alla arbetsplatser måste ha ett systematiskt arbetsmiljöarbete, SAM. Men hur funkar det i praktiken? Ta del av begreppen och förstå grunderna inom SAM, bl a riskbedömningar.
På varje arbetsplats i Sverige finns det krav om att man ska arbeta systematiskt med arbetsmiljön. Eller förkortningen SAM som du kanske redan har stött på. Det innebär att du som arbetsgivare ska följa vissa krav för att skapa och uppnå en god arbetsmiljö. Du ska bl a se till att risker och skador inte ska ske för alla som vistas på arbetsplatsen eller hur du lägger upp arbetet med raster.
Det systematiska arbetsmiljöarbetet kan alltså ses som en arbetsmetod för att förebygga ohälsa. Hit räknas alltifrån sociala och organisatoriska förhållanden med arbetsbelastning, arbetstid och kränkande särbehandling till ergonomi, buller, ljus och skydd på maskiner dvs fysiska förutsättningar på arbetsplatsen.
I den här artikeln ska vi titta närmare på SAM, som är den förkortning som vanligen används för systematiskt arbetsmiljöarbete, och se hur du konkret kan få detta till att bli en del i det dagliga arbetet. Du får insikter i de olika delarna som arbetsmiljöpolicy, undersökningar och riskbedömningar, åtgärder och kontroll. .
Chapter 2
Samverkan, arbetsmiljöpolicy och rutiner – grunderna för SAM
Det är Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete som slår fast att alla arbetsplatser ska arbeta med SAM. Dessa föreskrifter gäller för alla arbetsgivare, oavsett storlek och typ av verksamhet (gäller exempelvis även inhyrd personal) och är därför oerhört viktiga att hålla koll på.
Arbetsmiljöföreskriften, AFS:en som ligger till grund heter: Systematiskt arbetsmiljöarbete – grundläggande skyldigheter för dig med arbetsgivaransvar (AFS 2023:1)
Grundprincipen av SAM sammanfattas i den första paragrafen (AFS 2023:1): ” … att arbetsgivare ska arbeta systematiskt genom att organisera, genomföra och följa upp sitt arbetsmiljöarbete, för att förebygga risker för ohälsa och olycksfall i arbetet samt uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö.”
Bilden om SAM-hjulet visar att alla delarna hör ihop och det är en process som pågår. Inget start eller slut utan ett arbete som ska integreras i den dagliga verksamheten. Kom ihåg att årlig uppföljning ska göras.
Chapter 3
Fyra delar av SAM-hjulet
Som namnet antyder bildar de olika delarna i SAM ett system där alla delar verkar tillsammans med varandra. SAM beskrivs ofta i form av ett hjul eftersom det är ett arbete du och dina kollegor aldrig blir färdigamed, arbetsmiljöfrågorna är ju ständigt aktuella på en arbetsplats.
Genom att ha goda rutiner och en bra struktur för SAM kan du göra arbetet effektivt och framgångsrikt. De centrala momenten brukar sammanfattas i ovan bild. I nästa avsnitt ska vi titta närmare på de här olika delarna av det systematiska arbetsmiljöarbetet.
1. Undersökning
Du som arbetsgivare ska regelbundet undersöka arbetsmiljön inom verksamheten för att ta reda på hur förhållandena är. Eftersom arbetsmiljö omfattar allting från arbetsorganisation och kommunikation till kemikalier, buller och ergonomi behöver du använda olika metoder för att täcka in alla delar av arbetsmiljön.
Det kan röra sig om till exempel arbetsplatsträffar,medarbetarsamtal, skyddsronder, inspektioner, enkäter och andra mätningar. Här är det viktigt att samla in information, erfarenheter, synpunkter och kunskap från verksamheten, så att arbetsgivaren kan bilda sig en uppfattning om arbetsmiljön.
Det är viktigt att de anställda har rätt kunskaper om de risker som finns i arbetet, oavsett verksamhet.
2. Riskbedömning
Identifierade arbetsmiljörisker inom verksamheten ska bedömas utifrån vilken grad de bidrar till risk för ohälsa eller olycksfall på arbetsplatsen.
Genom att bli medveten om vilka risker som finns kan verksamheten bli bättre i sitt förebyggande arbetsmiljöarbete. På så sätt kan man ligga steget före och förhindra fatala arbetsplatsolyckor i framtiden. Detta moment är särskilt viktigt inför större ändringar på företaget, som exempelvis omorganisationer, nyanställningar, inköp av ny utrustning eller en kommande renovering.
Enligt föreskrifterna ska riskbedömningen alltid vara skriftlig, den ska innefatta alla arbetsmiljöfaktorer, både fysiska och psykiska, och det ska framgå för varje risk om den är allvarlig eller inte.
3. Åtgärder
Utifrån undersökningen och riskbedömningen sätts lämpliga åtgärder in för att förbättra arbetsmiljöarbetet och minimera de identifierade riskerna. Det kan handla om större utbildningsinsatser för hela verksamheten, eller inköp av nya skyddsanordningar, för att öka säkerheten.
Grundprincipen är att åtgärderna ska genomföras så snart som möjligt.
En del åtgärder kräver dock lite tid att få på plats, kanske behöver man till exempel genomföra en upphandling innan man kan köpa in ny utrustning. Föreskrifterna säger därför att åtgärder som inte kan genomföras omgående ska föras in i en skriftlig handlingsplan.
Ett bra sätt att få överblick över åtgärderna är att ta fram en handlingsplan för ditt systematiskt arbetsmiljöarbete. Den ska innehålla identifierade risker, planerade åtgärder, vem som bär ansvaret för dem och när det ska vara klart. Handlingsplanen ska vara ett levande dokument och är ett viktigt verktyg i arbetsmiljöarbetet.
4. Kontroll och uppföljning
Slutligen ska alla åtgärder kontrolleras för att se om de gjort någon skillnad i verksamheten. Har de inte fått önskad effekt görs hela processen om, och nya undersökningar, riskbedömningar och åtgärder måste sättas in. Kom ihåg att även uppdatera handlingsplanen!
Dessutom ska du som arbetsgivare göra en årlig uppföljning av det genomgripande arbetsmiljöarbetet. Då kontrolleras om arbetsplatsen lever upp till Arbetsmiljöverkets krav om systematiskt arbetsmiljöarbete och om arbetsmiljön blivit bättre i stort.
Precis som övriga delar av SAM ska uppföljningen ske i samverkan med arbetstagarna.
I bilden ser du förslag på vad som kan ingå i en årsplan: lönekartläggning, skyddsronder, utbildningar inom brandskydd, inrapporteringar av tillbud / avvikelser till möten med skyddskommittéer. I mitten ser du områden som kan uppkomma vid behov: introduktion av nyanställda, checklistor för att utreda olycksfall eller underlag vid rehabilitering. Tips! Se till att underlag för riskbedömningar ses över och att det kommer ut till organisationen, inklusive utbildningsinsatser för chefer och arbetsledare.
Chapter 4
Vem gör vad i det systematiska arbetsmiljöarbetet?
Det är alltid arbetsgivaren som har det övergripande ansvaret för arbetsmiljön på arbetsplatsen. Därför är det av yttersta vikt att du som arbetare vet om och kan arbeta utifrån aktuell lagstiftning.
Men det är viktigt att komma ihåg att alla bär ett gemensamt ansvar för arbetsmiljön på arbetsplatsen. Det finns flera olika roller, och uppgiftsfördelningen brukar delas upp enligt följande:
Medarbetarna rapporterar risker och skador, kan komma med förslag och lämna synpunkter på åtgärder och arbetsmiljöarbetet i stort, t ex buller.
Fundera på hur ditt företag hanterar inrapportering av avvikelser eller tillbud? Går det att få in dessa så kallade ”nästan-olyckor” på ett mer effektivt sätt? För att kunna göra detta är det viktigt att medarbetaren får kunskap och vägledning om systematiskt arbetsmiljöarbete.
Skyddsombudet representerar medarbetarna och sitter med vid det löpande arbetsmiljöarbetet med undersökning, riskbedömning, införandet av åtgärder och uppföljning. Skyddsombudet har rätt till utbildning inom arbetsmiljö.
HR-avdelningen kan assistera vid den årliga uppföljningen av verksamheten eller bidra med stöd till löpande aktiviteter.
Företagshälsovården kan hjälpa till att utbilda personalen kring arbetsmiljö och bidra med sin expertis vid olika typer av riskbedömningar och framtagande av handlingsplaner.
Allt handlar om att främja en säkerhetskultur inom verksamheten som alla kan bidra till!
Samarbete för en trygg och säker arbetsmiljö
För att arbetsmiljöarbetet ska bli så effektivt som möjligt måste både arbetsgivare och arbetstagare samverka och samarbeta. Det kan göras på olika sätt men det är vanligt att ha representanter från olika avdelningar för att få insikter i alla delar av verksamheten.
Skyddsombud ska finnas på arbetsplatsen och den kan ingå i exempelvis en skyddskommitté.
Det får inte förväxlas med att exempelvis skyddsronder ska utföras av skyddsombud, det är fortsatt arbetsgivarens ansvar. Sedan kan det delegeras ut till anställda. Ett tips är ändå att regelbundet göra skyddsronder tillsammans för att få en bättre nulägesbild med bättre beslut på åtgärder.
Utreda olycksfall och tillbud – att lära av det som inträffar
Syftet med SAM är att förebygga att medarbetare drabbas av ohälsa eller olycksfall på grund av faktorer i arbetsmiljön. Skulle det ändå inträffa ett olycksfall där en medarbetare skadar sig eller blir sjuk eller ett allvarligt tillbud där någon kunde drabbats av allvarlig skada eller sjukdom ska man som arbetsgivare utreda orsakerna till detta.
Syftet med utredningen är inte utreda skuldfrågan eller klarlägga om enskilda individer gjort något fel. Istället handlar det om att utreda ifall det finns några faktorer i arbetsmiljön som bidrog till det inträffade och som behöver åtgärdas för att det inte ska ske igen.
Det kan till exempel handlar om hög arbetsbelastning, otydliga instruktioner eller rutiner, otillräcklig utbildning eller liknande. Hittar man sådana brister ska dessa åtgärdas. Genom att utreda och gå igenom inträffade händelser kan man tillsammans lära av det som skett och använda de lärdomarna för att skapa en bättre arbetsmiljö. Det är därför viktigt att alla medarbetare uppmuntras att rapportera in tillbud och olycksfall och att det är enkelt att göra.
Tänk också på att du som arbetsgivare enligt Arbetsmiljölagen är skyldiga att utan dröjsmål anmäla dödsfall, allvarliga personskador eller skador som drabbat flera arbetstagare samtidigt samt allvarliga tillbud till Arbetsmiljöverket.
Känner du som chef eller som skyddsombud att du behöver stärka dina kunskaper inom arbetsmiljö?
Då är kanske BAM något för dig. BAM är en förkortning för bättre arbetsmiljö, och är en tre dagar lång utbildning i systematiskt arbetsmiljöarbete som lär ut metoder för att arbeta praktiskt med dessa frågor. Konceptet är ett samarbete mellan arbetsgivar- och arbetstagarorganisationer, och lär ut grundläggande kunskaper som är gemensamma för alla branscher.
Fyra framgångsfaktorer för att lyckas med det systematiska arbetsmiljöarbetet
Kom ihåg att arbetet med SAM inte bara handlar om att minska risken för olyckor och skapa en bättre arbetsmiljö för de anställdas skull. När medarbetarna mår bra och trivs minskar även sjukskrivningarna, något som i regel leder till en ökad produktivitet.
Arbetsplatsen blir dessutom mer attraktiv för fler medarbetare, vilket kan underlätta för nyrekryteringar. Se det systematiska arbetsmiljöarbetet som en integrerad del av verksamheten. Istället för att lägga frågor om arbetsmiljö som en separat punkt på dagordningen bör den istället genomsyra alla andra punkter.
Se till att samordna aktiviteter som rör SAM med andra aktiviteter inom verksamhetens förbättringsarbete. Inte minst när det gäller utbildningar.
Håll er uppdaterade på aktuellt regelverk kring frågor som rör HMS – hälsa, miljö och säkerhet. Rätt kunskaper är avgörande för ett effektivt arbetsmiljöarbete. Det gör även att du slipper oroa dig för en eventuell anmälan till Arbetsmiljöverket eller att ni ska få onödiga påpekanden vid en inspektion.
Se till att det finns genomarbetade rutiner och handlingsplaner som är väl förankrade i verksamheten. Ett tydligt exempel på ett gott systematiskt arbetsmiljöarbete är noggrann skriftlig dokumentation över bestämda tillvägagångssätt för vad som ska göras, av vem och när, i situationer som rör olika arbetsmiljöfrågor. Genom att ha dessa rutiner lättillgängliga för alla på arbetsplatsen ökar man de anställdas förtrogenhet att använda dem.
Vanliga frågor om SAM
Hur kan vi konkret förbättra det systematiska arbetsmiljöarbetet på vår arbetsplats?
Det kan vara svårt att veta hur man kan bli bättre i sitt arbete med SAM. Se den årliga uppföljningen som en nystart och en gyllene möjlighet att lyssna in verksamheten och få in synpunkter från medarbetarna. Arbetsmiljöverket har även tagit fram en överskådlig guide för en bättre arbetsmiljö, som kan fungera som inspiration.
Kan man få vägledning till hur man undersöker och bedömer risker i verksamheten?
Ja, känner man sig osäker eller inte har rätt kompetens för att utföra de centrala delarna av det systematiska arbetsmiljöarbetet kan man ta in extern hjälp. Du som arbetsgivare kan exempelvis få stöd av din arbetsgivarorganisation, företagshälsovården, en lämplig branschorganisation eller en konsult som specialiserat sig inom just arbetsmiljöfrågor.
Gäller reglerna om systematiskt arbetsmiljöarbete den som jobbar hemifrån?
Ja, Arbetsmiljöverkets föreskrifter gäller all form av arbete, även det som inte utförs på en specifik arbetsplats. Därmed omfattas även de som jobbar hemifrån av reglerna, men även de som arbetar på olika byggen eller inom transportsektorn.
Har det kommit nya arbetsmiljöföreskrifter?
Ja, sedan årsskiftet 2025 har 65 olika föreskrifter blivit 15 stycken. Flera områden har förenklats och vill du läsa på om det systematiska arbetsmiljöarbetet på Arbetsmiljöverkets hemsida är det den här länken du ska följa. AFS:en heter 2023:1.
