En viktig del av det systematiska arbetsmiljöarbetet på en arbetsplats handlar om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, OSA. Arbetsbelastning, arbetstid och kränkande särbehandling är stommen.
En viktig del av det systematiska arbetsmiljöarbetet på en arbetsplats handlar om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, OSA. Med det menas hur arbetet är organiserat och vilka förutsättningar det finns för en god hälsa bland medarbetarna. Den organisatoriska och sociala arbetsmiljön kan dock ibland upplevas svårare att sätta fingret på och mäta jämfört än den fysiska arbetsmiljön.
I det här blogginlägget ska vi därför reda ut vad som definierar en god organisatorisk och social arbetsmiljö. Vi ska titta närmare på vilka verktyg som man kan använda sig av inom verksamheten för att förebygga exempelvis psykisk ohälsa. Vi tar avstamp genom att först läsa Arbetsmiljöverkets föreskrift om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.
OSA – detta innebär förkortningen i praktiken
Vi vill ju alla må bra på vår arbetsplats och känna oss trygga i alla avseenden. Ofta tänker man i första hand på de fysiska aspekterna av arbetsmiljön, men i det systematiska arbetsmiljöarbetet är de organisatoriska och sociala delarna är minst lika viktiga.
Dessa brukar med ett annat ord kallas OSA, som är en förkortning för organisatorisk och social arbetsmiljö.
Organisatorisk arbetsmiljö handlar de aspekter som berör:
resurser, (hur ska personalen tid och kompetens hanteras?)
ansvar, (vilka ansvarsområden och även befogenheter finns?)
krav, (vilka krav ställs på de olika medarbetarna?)
kommunikation (vilka kanaler finns det för information? Hur kommunicerar ledningen?
inflytande (hur skapar du delaktighet?)
Social arbetsmiljö handlar om förutsättningarna och villkoren för det:
sociala umgänget på arbetsplatsen,
samarbete och stöd som finns kollegor sinsemellan,
samarbete mellan enskilda medarbetare och deras chef.
Som kollega har du också ett ansvar för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, att bidra till en trygg arbetsmiljö. Arbetsgivarens ansvar är att exempelvis ordna arbetsplatsträffar – APT – där medarbetare kan diskutera, bidra och ställa frågor för att stärka arbetsmiljön.
Föreskrifter kring arbetsmiljö för att fokusera rätt kring den organisatoriska och sociala arbetsmiljön
Allt arbete är förenat med vissa risker för ohälsa. Några av riskerna som är viktiga att ta hänsyn till i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön är:
Osäkra anställningar.
Höga krav och små möjligheter att påverka.
Konflikter.
Natt- eller skiftarbete.
Bristande mänskligt stöd.
Dessa risker går inte att ta bort, men de går att förebygga. Arbetsmiljöverket har därför tagit fram föreskrifterna AFS 2023:2, tidigare AFS 2015:4 Planering och organisering av arbetsmiljöarbete
Lyfta fram den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.
Förtydliga vad som ingår i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.
Hjälpa arbetsgivaren att fokusera på rätt aspekter av den.
Ge konkreta råd till hur man kan integrera dessa i det systematiska arbetsmiljöarbetet.
Föreskriften handlar om tre områden som är kopplade till OSA: arbetsbelastning, arbetstid och kränkande särbehandling.
”…arbetsgivare ska planera, organisera och genomföra sitt arbetsmiljöarbete för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet och uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö.” (AFS 2023:2, 1 kap., 1 §)
Kunskap är ofta en utmaning och också vem ska göra det men det finns bra information i föreskriften, under de så kallade allmänna råden.
Här ser du två exempel:
Under 2023:2, kap.2., §4 finns det följande uttryckt kring begreppet kunskaper: ”Arbetsgivaren ska se till att chefer och arbetsledare har kunskaper om hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning, och kränkande särbehandling.Arbetsgivaren ska se till att det finns förutsättningar att omsätta dessa kunskaper i praktiken.”
I den allmänna råden (AFS 2023:2, kap.2., §6) under lyfts ledarskapet fram: ”Genom att bedriva ett ledarskap som möjliggör regelbunden dialog med arbetstagarna kan tecken och signaler på ohälsosam arbetsbelastning uppmärksammas och obalanser rättas till.”
Viktiga aspekter kring OSA
Föreskrifterna är alltså tänkta som ett hjälpmedel för alla arbetsgivare att planera sina insatser för att jobba praktiskt med och förbättra den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Föreskrifterna fokuserar på tre områden, nämligen arbetsbelastning, arbetstid och kränkande särbehandling.
Skälet till att Arbetsmiljöverket valt att ta fram regler kring just dessa tre områden är att de här bedömer att det finns ett tydligt vetenskapligt underlag som visar på en klar koppling mellan dessa faktorer och medarbetarnas hälsa. Utöver regler kring dessa tre områden innehåller föreskrifterna även bestämmelser om mål som ska finnas på arbetsplatsen samt vilka kunskaper chefer och arbetsledare ska ha.
Vilka är det som berörs av OSA på en arbetsplats?
Så här står det i de allmänna råden, under avsnittet om Arbetsbelastning AFS 2023:2, 2 kap., 6 §: : ”Arbetsgivarens skyldigheter att förebygga ohälsosam arbetsbelastning omfattar såväl chefer och arbetsledare som andra arbetstagare”
Med andra ord: alla på arbetsplatsen!
Arbetsbelastning
Det här kan du läsa i AFS 2023:2 §6:
”Arbetsgivaren ska se till att de arbetsuppgifter och befogenheter som tilldelas arbetstagarna inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning. Det innebär att resurserna ska anpassas till kraven i arbetet.”
Med ohälsosam arbetsbelastning menas situationer där kraven under en längre tid överstiger resurserna och det inte finns tillräcklig tid för återhämtning. Föreskrifterna ger alltså utrymme för att tillfälliga arbetstoppar kan förekomma, men de behöver då åtföljas av lugnare perioder där det ges möjlighet till återhämtning. Man vill lyfta fram arbetsbelastning som en viktig faktor med tillhörande risker. I en tid av utbredd psykisk ohälsa och stress är detta avgörande för att man ska få bukt med problemen.
De allmänna råden för den här paragrafen handlar bland annat om att:
Anpassa resurserna efter kraven som ställs för varje uppgift
Vara observant på tecken på ohälsosam arbetsbelastning bland medarbetarna. Det kan handla allt från minskad effektivitet, konflikter, att sjukfrånvaron stiger och att verksamheten får in mer klagomål.
Det är viktigt att arbetsgivaren, genom kontinuerlig dialog med medarbetarna, skapar förutsättningar för arbetstagarna att uppmärksamma arbetsgivaren på höga krav och bristande resurser. Andra åtgärder att sätta in kan vara att omfördela resurser, ändra prioriteringar, öka bemanningen eller kompetensen, samt att erbjuda arbetstagarna varierande arbetsuppgifter och tid till återhämtning.
Stress – kopplat till ohälsosam arbetsbelastning
Det finns många olika faktorer till stress men föreskriften tar som exempel i Allmänna råd-delen: ”Arbetsgivaren bör även försäkra sig om att den teknik som används är utformad för och anpassad till det arbete som ska utföras” och även att det är viktigt skapar förutsättning för medarbetarna att uppmärksamma när det är höga krav och bristande resurser.
För tredje året i rad undersöks den här frågan om arbetsgivare förebygger stress. En oberoende undersökning som ger fler insikter om hur medarbetare ser på sina arbetsgivarens olika initiativ om arbetsmiljö. Här kan du ta del av hela undersökningen >>
Föreskriften lyfter även att du som medarbetare ska känna till (2023:2, kap.2., §7):
dina arbetsuppgifter,
de resultat som ska nås,
om arbetet ska utföras på ett särskilt sätt, i så fall hur,
vilken prioriteringsordning arbetsuppgifterna har, när den normala arbetstiden inte räcker till för alla arbetsuppgifter,
vem du kan vända sig till för att få stöd och hjälp att utföra arbetet.
Det är arbetsgivarens ansvar att se till att arbetstagarna vet vad som gäller och vilka befogenheter du har i din roll. I avsnitten med de allmänna råden i föreskrifterna finns bra information!
Här är ett exempel att kommunicera ovan punkter om det är medarbetare som utför samma uppgifter eller har delat ansvar. Att vara tillgänglig och underlätta för samarbete kollegorna sinsemellan är också exempel på framgångsfaktorer.
Arbetstid
Det här kan du läsa i AFS 2023:2, kap.2., §9:
”Arbetsgivaren ska vidta de åtgärder som behövs för att motverka att arbetstidens förläggning leder till ohälsa hos arbetstagarna”
Här är A och O att anställda får den återhämtning de behöver mellan arbetspassen. Trötta medarbetare som exempelvis arbetar i skift eller har mycket övertid utgör en risk som kan leda till sjukskrivningar, olyckor eller får andra negativa konsekvenser för den organisatoriska eller sociala arbetsmiljön.
De allmänna råden kring arbetstid handlar därför om att ta hänsyn till medarbetarnas hälsa vid schemaläggningen och lägga in utrymme för återhämtning och vila.
Här bör du även fundera på om arbetstiden påverkar risken för olyckor.
Kränkande särbehandling
Det här kan du läsa i AFS 2023:2, kap.2., §10:
”Arbetsgivaren ska klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras i verksamheten. Arbetsgivaren ska vidta åtgärder för att motverka förhållanden i arbetsmiljön som kan ge upphov till kränkande särbehandling.”
Med kränkande särbehandling menas olika typer av handlingar som uppfattas kränkande och bidrar till ohälsa och försämrad social arbetsmiljö. De allmänna råden för att förebygga kränkande särbehandling innefattar att:
Ta ställning mot kränkande särbehandling i en policy.
Göra satsningar, utbildningar, workshops eller liknande kring bemötande och uppträdande på arbetsplatsen.
Vara uppmärksam på kränkande särbehandling när konflikter uppstår, vid omorganiseringar eller när arbetsuppgifter fördelas.
Det ska även finnas rutiner enligt AFS 2023:2, kap.2., §11: ”Arbetsgivaren ska se till att det finns rutiner för hur kränkande särbehandling ska hanteras”
Du som arbetsgivare ska ha rutiner på plats hur kränkande särbehandling ska hanteras. Information om dessa rutiner ska alla på arbetsplatsen känna till och ska utformas utifrån dessa punkter:
vem som ska ta emot information om att kränkande särbehandling förekommer,
vad mottagaren ska göra, hur informationen kommer att hanteras, och
hur och var de som är utsatta snabbt kan få hjälp, exempelvis via företagshälsovård.
Anställda ska alltid veta vart de kan vända sig om de upplever att de utsatts för kränkande särbehandling. Det kan till exempel handla om att man vänder sig till sin närmsta chef eller att man rapporterar in händelsen som ett tillbud enligt de rutiner som finns på arbetsplatsen. Det är lämpligt att det även finns en alternativ rapporteringsväg. Om man normalt ska vända sig till sin närmsta chef ska det av rutinen framgå vem man istället kan kontakta om det är chefen man upplever sig utsatt av, till exempel HR-avdelningen eller chefens chef. Det är viktigt att tänka på att situationen kan upplevas som mycket jobbig även för den person som blir utpekad för att ha utsatt någon för kränkande särbehandling och att även denne kan behöva stöd.
Enligt föreskrifterna kring systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) har arbetsgivaren ett ansvar att utreda orsakerna om någon arbetstagare drabbats av ohälsa i arbetet. En utredning av kränkande särbehandling som inte görs på ett korrekt sätt kan dock vara direkt skadlig både för arbetsmiljön och enskilda arbetstagares hälsa.
Därför är det viktigt att den som utreder har tillräcklig kompetens, kan agera opartiskt och har de berördas förtroende.
För att kunna vidta rätt åtgärder som arbetsgivare för att skapa en god organisatorisk och social arbetsmiljö behöver man först veta hur arbetsmiljön ser ut i dagsläget, det vill säga man behöver undersöka den organisatorisk och sociala arbetsmiljön.
För att få stöd att göra det på bästa sätt kan du till exempel ta hjälp av OSA-kollen. Det är ett verktyg som tagits fram av Sunt arbetsliv, ett samarbete mellan fackförbund och arbetsgivarorganisationer. OSA-kollen ger konkreta tips på aktiviteter för att motverka ohälsa och skapa bättre relationer på arbetsplatsen.
Kunskap och mål för en hälsosam arbetsmiljö Arbetsmiljöverket föreskriver att alla arbetsgivare är skyldiga att ha en kunskapsnivå med tydliga målsättningar för att förebygga dålig organisatorisk och social arbetsmiljö. Detta kan brytas ned i två punkter:
• Arbetsgivaren ska se till att utbilda chefer och arbetsledare till att kunna identifiera, hantera och förebygga ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling. • Arbetsgivaren ska dessutom formulera mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Hela organisationen ska vara delaktig i framtagandet av målen, och de ska komma med en tydlig och mätbar strategi för att kunna nås.
Vanliga frågor och svar
Vem eller vilka vänder sig föreskriften om organisatorisk och social arbetsmiljö sig till?
Föreskrifterna innefattar alla arbetstagare i en verksamhet, och de ska även ha möjlighet till inflytande över arbetsmiljöns utformning. Eftersom arbetsgivaren är ytterst ansvarig för arbetsmiljön så är det också arbetsgivaren som har det formella ansvaret för att bestämmelserna i föreskrifterna uppfylls.
Enligt det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) ska arbetsgivaren fördela uppgiften att bedriva det praktiska arbetsmiljöarbetet från högsta ledningen och nedåt i chefsledet. Det reella ansvaret för att föreskrifterna uppfylls ligger alltså hos de chefer som har fått arbetsmiljöuppgifter fördelade till sig. Dock har alla medarbetare ett ansvar för att bidra till en god arbetsmiljö på arbetsplatsen, till exempel genom att bemöta varandra med vänlighet och respekt.
Hur kan vi konkret få in frågorna gällande organisatorisk och social arbetsmiljö i det dagliga arbetet?
De olika aspekterna av organisatorisk och social arbetsmiljö ska lyftas fram i det redan befintliga systematiska arbetsmiljöarbetet. De ska alltså behandlas på samma sätt som andra arbetsmiljöfrågor. Vanligen använder man sig av ett så kallat SAM-hjul, som ledning och arbetsmiljörepresentanter ansvarar för och som innefattar undersökning och bedömning av risker, åtgärder och uppföljning.
Hur vet jag om min arbetsbelastning är ohälsosam för mig?
Det kan vara svårt att veta om din arbetsmängd är lagom eller ohållbar. I regel är det en väldigt subjektiv upplevelse, eftersom vi reagerar olika på stress. Upplever du att kraven som ställs på dig är mer än vad du klarar av, och att det inte bara är tillfälligt utan pågår under en längre tid, kan det vara tal om en ohälsosam arbetsbelastning. Detta kan vara skadligt i längden. Du bör genast ta upp detta med din chef för att arbetsbördan ska kunna balanseras igen och ge dig tid till återhämtning.
