Arbeidsmiljøarbeidet i en organisasjon krever et langsiktig engasjement. Ved å velge et digitalt HMS-system kan du effektivisere dette arbeidet og skape en bedre kultur for sikkerhet på arbeidsplassen.
For å lykkes behøver du en god plan for hvordan systemet skal implementeres i virksomheten. Ved å følge 7 enkle steg, utarbeidet av EcoOnlines HMS-eksperter, vil du være på god vei til å legge til rette for en vellykket implementering av et digitalt HMS-system.
1. Ledelsens forpliktelse og engasjement
I prosessen med å implementere en digital løsning for HMS-arbeidet, må ledelsen involveres. Det er viktig å huske på at ledelsen er ansvarlige for at sikkerhet og trivsel på arbeidsplassen ivaretas.
Å involvere ledelsen er også viktig for å gi HMS-arbeidet den oppmerksomheten det fortjener. Med forpliktelse, engasjement og ressurser kan ledelsen bevise viktigheten av prosjektet og kommunisere dette til andre.
Les mer om hvorfor HMS-arbeid er relevant for toppledelsen.
2. Kritisk vurdering av nåværende prosesser og praksis
Implementeringsprosessen er en god anledning til å analysere hvordan det nye HMS-systemet kan bidra til å forenkle virksomhetens HMS-rutiner og praksis. Et eksempel som kan senke terskelen for å få en ansatt til å ta i bruk systemet, er å redusere antall obligatoriske felt på et skjema.
Mange opplever at det rapporteres flere avvik etter å ha implementert et HMS-system, men studier viser at dette faktisk er en god ting for selskapets sikkerhetskultur.
Er du usikker på om ditt HMS-system er godt nok? Ta vår test!
3. Etabler et team som kan eie implementeringsprosessen
En av suksessfaktorene for å lykkes med å ta i bruk et nytt HMS-verktøy er å involvere alle de ansatte, men samtidig sørge for at det finnes en prosjektgruppe som har implementeringen som sin hovedoppgave. Ved å gi noen få ansatte et ekstra eierskap til prosessen oppnår du samtidig at disse etter hvert vil bli «superbrukere» og dermed være med på å øke sikkerhetskulturen i virksomheten.
Et godt tips er å inkludere et par «skeptikere» i teamet, helst personer med offisiell eller uoffisiell autoritet i selskapet. Dette vil redusere sannsynligheten for motstand mot nye systemer og prosesser.
4. Sørg for planlegging og overvåking av prosjektet
Å ta i bruk et digitalt HMS-verktøy er en av de mest effektive måtene å bygge en bedre sikkerhetskultur og dermed også imøtekomme regelverket på en enklere måte. Det tar alltid litt tid før du vil se de første resultatene, noe som krever at man jobber under realistiske mål og tidsplaner.
Sørg for at roller, tidsplaner og ansvar er tydelig beskrevet. Du må sikre tilgjengeligheten av nødvendige ressurser gjennom hele prosjektet, og alle trenger å ha tilgang til nødvendig informasjon, som prosjektplan og timeplan. En god HMS-plan kan være et viktig verktøy.
5. Involver de ansatte ved å tilby kommunikasjon, opplæring og motivasjon
Arbeidsgiver skal tilby orientering og opplæring til ansatte angående nye oppgaver og metoder i forbindelse med implementeringen av et nytt HMS-verktøy. Tilstrekkelig opplæring og instruksjoner motiverer ansatte til å bruke systemet og dermed observere farer og fremme sikkerhet på arbeidsplassen. Det er like viktig å informere alle ansatte om hva du gjør og hvorfor. Dette senker terskelen for å delta i opplæringen.
I tillegg til instruksjonene som er inkludert i den nye programvaren, kan det være lurt å lage dine egne instruksjoner som kommuniserer roller og ansvar tilpasset din virksomhet. Du bør gi opplæring i flere omganger, og ofte kan det lønne seg å repetere noe av opplæringen etter at det nye systemet har vært brukt over en lenger periode.
Sikkerhet på arbeidsplassen skal være oppfattes som noe positivt, og det er viktig å kommunisere dette til de ansatte når du vil at de skal forplikte seg til det. For eksempel kan det holdes en holdningskampanje og konkurranser som kan være med på å motivere til et økt fokus på arbeidsmiljøarbeid.
Få fem tips til hvordan du kan engasjere kollegaene i HMS-arbeidet.
6. Gjennomgå HMS-systemet regelmessig
Å ta i bruk et HMS-system er en god start for styring og utvikling av bedriftens sikkerhetskultur, men det er bare en start. Det er først når arbeidssikkerhet blir en synlig del av hverdagens rutiner, at selskapets kan bevise at de er opptatt av sikkerhet.
For å arbeide kontinuerlig med sikkerhetsstyring inkluderer det kommunikasjon av sikkerhetsrelaterte temaer, risikovurdering og observasjon av farer. Det er også en fordel å oppmuntre til å rapportere positive løsninger, som en ny, innovativ og sikker arbeidsmåte eller mer ergonomisk verktøy.
Hvis farer eller forbedringsområder blir lagt merke til, kan du bare forbedre dem hvis du har tilgang til systematisk innsamlet og gjennomgått informasjon. I disse tilfellene er et digitalt system veldig nyttig, spesielt hvis du enkelt kan tilpasse skjemaer og arbeidsflyt.
7. Lag en strukturert metode for tilbakemeldinger og evalueringer
Sikkerhetsstyring og utvikling av en sikkerhetskultur er en kontinuerlig prosess, og det virkelige arbeidet starter først når implementeringsprosessen er over og det nye, digitale systemet tatt i bruk. Arbeidsgivere bør regelmessig - årlig, på et minimum - vurdere hva som fungerer, og om de er på rett vei mot sine mål.
Regelmessige evalueringer er også en god metode for å vurdere sikkerhetskulturen din i løpet av et år. De hjelper deg med å gjennomgå eksisterende praksis og gjøre umiddelbare forbedringer når det er nødvendig. I disse prosessene jobber ofte arbeidsgivere sammen med «superbrukere» av verktøyet, HMS- og kvalitetssjefer og sikkerhetseksperter. Noen eksempler på hva som bør gjennomgås er:
- Eksisterende risikovurdering, sikkerhetsrapport og inspeksjonsmetoder, skjemaer og planer
- Bruken av HMS-systemet og hvor aktivt det brukes
- Ansattes engasjement og bidrag til selskapets sikkerhetskultur
- Proaktive og korrigerende tiltak iverksatt
- Roller og ansvar i sikkerhetsstyring og bruk av HMS-systemet
Etter gjennomgangen kan du opprette en rapport over de tiltakene som trengs for å forbedre din sikkerhetskultur. Å dele resultatene av slike evalueringer og samtidig feire suksesser, er med på å forbedre sikkerhetskulturen ytterligere.
Konklusjon
Arbeidssikkerhet i en organisasjon kan endres trinnvis. Et digitalt HMS-system er et av de beste verktøyene for å fremme og systematisere arbeidssikkerhet. Digitalisering av sikkerhetsprosesser er den viktigste investeringen du kan gjøre for dine ansatte, omdømmet og en bærekraftig produktivitet. For å lykkes må det skapes et engasjement gjennom hele organisasjonen, og spesielt hos ledelsen.
Med et digitalt HMS-verktøy blir det enklere å holde loven, engasjere hele organisasjonen og tilpasse seg ulike behov og situasjoner med en rekke tilgjengelige verktøy. Høres enkelt ut, ikke sant?
Hos EcoOnline hjelper vi din virksomhet til å skape en tryggere arbeidsplass. EcoOnline Safety Manager er et digitalt HMS-system som tilbyr omfattende verktøy for å styre helse og sikkerhet på arbeidsplassen. Programvaren tilpasser seg dine behov, og det er enkelt å begynne å bruke det med vår hjelp.
