Arbetsmiljöinspektioner är ett verktyg för att säkerställa att arbetsmiljön på svenska arbetsplatser är god, trygg och säker. Inspektionerna genomförs av Arbetsmiljöverket och syftar till att kontrollera att du som arbetsgivare följer de krav som ställs i arbetsmiljölagen. Här kan du läsa om 5 förberedande steg på vad du bör ha på plats vid en arbetsmiljöinspektion.
Tips! Spara den här artikeln - den innehåller många länkar till andra viktiga artiklar om hur du kan skapa en trygg och säker arbetsmiljö.
1. Arbetsmiljöpolicy
En viktig del av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) är att ha en arbetsmiljöpolicy. Policyn ska beskriva arbetsgivarens ställningstagande till arbetsmiljön och hur den ska uppnås. Den ska vara tydlig, enkel att förstå och lätt att tillämpa i jobbvardagen.
2. Rutiner för arbetsmiljöarbetet
För att det systematiska arbetsmiljöarbetet ska fungera effektivt är det viktigt att ha rutiner för hur det ska genomföras. Rutiner kan till exempel handla om hur arbetsmiljön ska undersökas, bedömas och åtgärdas. Här är SAM ett bra ramverk att arbeta utifrån.
Det kan exempelvis innebära att du arbetar med riskbedömningar av arbetsplatsen. Läs mer om 5 tips om riskbedömningar här
3. Fördelning av arbetsmiljöuppgifterna
Ansvaret för arbetsmiljön är delat mellan arbetsgivare och medarbetare. Arbetsgivaren har huvudansvaret, men arbetstagarna har också ett ansvar för att bidra till en god arbetsmiljö. Det är viktigt att arbetsmiljöuppgifterna är tydligt fördelade.
I Sverige har även skyddsombudet en roll för att representera en avdelning eller ett helt företag. Om det sker inrapporteringar av exempelvis tillbud / avvikelser är det ofta till skyddsbud eller att skyddsombudet har en aktiv roll i processen.
4. Skaffa kunskap
För att kunna arbeta effektivt med arbetsmiljöfrågor är det viktigt att ha kunskap om arbetsmiljölagen och andra relevanta regelverk. Det är också viktigt att ha kunskap om arbetsmiljörisker och arbetsmiljöproblem för att förstå hur de kan förebyggas. Det gäller också inom flera områden, exempelvis stress eller buller. Även att se över kontorets arbetsmiljö och ha rutiner kring tillbud är viktigt! Hur du och ditt team gör riskbedömningar, inklusive kemiska riskbedömningar.
Kom ihåg att hantera kemikalier är en del av arbetsmiljöarbetet och det innebär att du som arbetsgivare måste bl a ha en korrekt kemikalieförteckning på plats.
Det som också är värt att lyfta fram är också andra relevanta regelverk. Det kan innebära branschstandarder men också andra direktiv. Här vill vi tipsa dig om att läsa mer om CSRDD - EU:s direktiv om hållbarhetsredovisning.
5. Främja samverkan för en säker arbetskultur
Samverkan mellan arbetsgivare, arbetstagare/medarbetare och skyddsombud är en viktig förutsättning för ett framgångsrikt arbetsmiljöarbete. Samverkan innebär att man tillsammans arbetar för att skapa en god arbetsmiljö.
Här kan ett digitalt systemstöd underlätta för att arbeta enligt processer och riktlinjer, läs gärna mer här
Arbetsmiljöinspektionens roll
Arbetsmiljöinspektionerna kan bidra till att förbättra arbetsmiljön på flera sätt. De kan:
- Identifiera brister i arbetsmiljön och ge arbetsgivarna möjlighet att åtgärda dessa.
- Uppmuntra arbetsgivare att arbeta systematiskt med arbetsmiljöfrågor.
- Skapa en ökad medvetenhet om arbetsmiljöfrågor hos arbetsgivare och arbetstagare.
Det är viktigt att förbereda sig inför en arbetsmiljöinspektion.
Förberedelserna kan bland annat innefatta att se över de fem stegen ovan.
Efter en arbetsmiljöinspektion
Efter en arbetsmiljöinspektion får arbetsgivaren en skriftlig rapport från inspektionen. Rapporten beskriver de brister som inspektionen har identifierat. Arbetsgivaren ska åtgärda dessa brister inom en viss tid. Här är tipset att planera in ett antal träffar/möten direkt efter en inspektion för att följa upp och gemensamt reflektera.
Uppföljning och återkoppling är en viktig del i arbetsmiljöarbetet!
Vanliga frågor
Vad är SAM?
Denna förkortning står för systematisk arbetsmiljöarbete. Det är föreskriften AFS 2001:1. Läs mer om den här.
Vad är OSA?
OSA står för Organisatorisk och Social arbetsmiljö. Det är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Läs mer om OSA här
Vilka är kraven för dokumentation av sitt arbetsmiljöarbete?
Det finns krav på dokumentation som berör på det fysiska och det psykosociala arbetet. Att din arbetsplats regelbundet arbetar med olika arbetsmiljöfrågor ska framgå i dokumentationen, se ovan om det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det kan innefatta exempelvis dokumentation av riskbedömningar av arbetsplatsen, som i sin tur också bör omfatta kemiska riskbedömningar.
Räcker det med att följa de fem stegen för att klara en arbetsmiljöinspektion?
I grund och botten, men kom ihåg att varje steg innebär ett omfattande arbete i sig.
Att skapa en arbetsmiljöpolicy för din verksamhet ska exempelvis göras i samverkan och hur den omsätts i praktiken sker via det systematiska arbetsmiljöarbetet. Låt det inte bli en "pappersprodukt" utan det ska vara ett "levande" dokument.
Ett annat exempel är att rutiner och processer kring revisioner samt uppföljning ska dokumenteras. Även om du har rutiner på plats kan det uppmuntras i den skriftliga rapporten från Arbetsmiljöverket att förbättra. Det handlar om att hela tiden höja ribban för att skapa en bättre säkerhet och förståelse för en trygg arbetsplats.
