Så förbättrar du ditt hanteringssystem för arbetstillstånd

För många verksamheter som sysslar med underhåll spelar speciella arbetstillstånd en viktig roll för att skapa säkra arbetsplatser. I den här artikeln tittar vi närmare på allt du behöver veta om så kallat Permit to Work och hur de bidrar till att göra högriskarbete säkrare.

Vad är den accepterade definitionen av Permit to Work inom hälsa och säkerhet?

Permit to Work (PTW) är namnet på en systematisk process som används för att godkänna kontrollerat arbete i icke-standardiserade, potentiellt farliga förhållanden. En dokumenterat hanteringssystem som säkerställer att arbete utförs säkert och effektivt som används mest inom farlig industri men även för kända farliga arbetsuppgifter inom alla typer av industrier.

Rent konkret kan man säga att ett Permit to Work är resultatet av ett samarbete med alla som kommer att vara involverade i det farliga arbetet för att säkerställa att auktoriserade och kompetenta personer har tänkt över alla förutsebara risker och hur dessa kan undvikas med stöd av lämpliga försiktighetsåtgärder. Men utfärdandet av tillstånd gör inte i sig ett jobb säkert. Andra försiktighetsåtgärder kan behöva vidtas – t.ex. elektrisk isolering och åtkomsthinder. De som är utbildade och ansvariga måste naturligtvis också följa instruktionerna korrekt.

Det här förberedande arbetssäkerhetsamarbetet resulterar i ett skriftligt och undertecknat utlåtande – ett Permit to Work-formulär. Det säkerställer att säkra förutsättningar finns upprättade vid arbetets början och att dessa upprätthålls under hela arbetets gång, inklusive säkerhetsarrangemang vid eventuella nödsituationer. Det förhindrar också att viktiga förutsättningar och instruktioner missas och/eller tolkas felaktigt. Formuläret kan också fungera som checklista eller utbildningsdokument för att säkerställa att alla faror, skyddsåtgärder, skyddsutrustning, arbetsinstruktioner och allmänna krav har granskats och förstås av de som ska utföra arbetet. 

Varför behöver man Permit to Work?

Ett Permit to Work krävs när det finns en betydande risk för hälsa och säkerhet under en arbetsuppgift, och där en exakt förberedelse av anläggningen eller fabriken och tydlig kommunikation av procedurer krävs för att kontrollera risken. Tillståndet bygger på processer som ger vissa personer rätt att utföra specifikt arbete inom en viss tidsram. Systemet anger de skyddsåtgärder som krävs för att genomföra arbetet på ett säkert sätt utifrån en riskbedömning och utgör därför ett viktigt element inom säkra arbetssystem. 

Hur används ett Permit to Work? 

Ett Permit to Work används för att:

• Identifiera det arbete som ska genomföras – vad som ska göras och hur det ska göras (metodutlåtande/arbetsprocess)
• Faror som kan vara inblandade
• Nödvändiga förberedelser
• Försiktighetsåtgärder eller skyddsåtgärder som ska vidtas
• Arbetsrutiner
• Information om vilka personer som är auktoriserade att utföra specifikt arbete inom en angiven tidsram
• Förklaringar från personerna som har auktoriserat arbetet, som utför arbetet och alla involverade i arbetsuppgiften/projektet
• En försäkran från utfärdaren av tillståndet om att arbetet har slutförts eller att utrustningen/maskinerna etc. som använts är redo för normal användning igen 

Varför är ett Permit to Work viktigt?

Ett Permit to Work gör högriskjobb på arbetsplatsen säkrare att genomföra. Byggnadsarbete som heta arbeten, utgrävningar, trånga utrymmen med mera kräver till exempel arbetstillstånd. För att förhindra incidenter är det viktigt att det finns en effektiv hantering av faror på plats. Att inkludera säkra arbetssystem och Permit to Work-system är en viktig del av effektiv hantering av faror och en integrerad del av ett säkert arbetssystem. Det säkerställer att uppgiften utförs i enlighet med de noggrant övervägda villkoren som anges i ett tillstånd som utarbetats och oberoende verifierats av behöriga personer. 

Vilka brister kan bidra till en allvarlig olycka eller fara?

• Fel på säkerhetshanteringssystemet
• Underlåtenhet att känna igen en fara före och under jobbet
• Underlåtenhet att följa tillståndssystemet i farliga miljöer
• Kommunikationsfel vid användning av ett tillståndssystem

Ett Permit to Work-system används ofta för farliga arbetstyper som trångt utrymme, heta arbeten etc. Dessa jobb kräver att anställda kommer in i och arbetar i trånga utrymmen, reparerar, underhåller eller inspekterar elektriska installationer eller använder stor eller komplex utrustning. 

Hur länge är ett Permit to Work giltigt?

Ett tillstånds giltighetstid brukar inte anges. Den är unik för jobbet eller projektet och är en överenskommelse mellan de som deltar i utarbetandet av tillståndet och tillståndsförklaringen. Oftast är tillstånd för heta arbeten begränsade till 30 dagar, men detta är bara en riktlinje. 

Vem kan utfärda ett Permit to Work?

Tillstånd bör utfärdas, kontrolleras och undertecknas av någon som är behörig att göra det och som inte är inblandad i arbetet.

Vad är processen för ett Permit to Work?  

De viktigaste komponenterna i ett Permit to Work är:

• Ett skriftligt förfarande (Säkerhetsförfarande/Arbetsinstruktion), som beskriver hur systemet/arbetet ska fungera och tydligt definierar vem som får auktorisera arbete och vem som är ansvarig för att specificera och genomföra nödvändiga försiktighetsåtgärder
• Permit to Work-formulär
• En metod för att informera de personer som utför arbetet om den exakta karaktären, platsen, arten och omfattningen av jobbet, de faror som är inblandade och de försiktighetsåtgärder som ska vidtas, och
• Ett system för att säkerställa en säker tillbakaöverlämning på arbetsplatsen efter att jobbet har slutförts och, i händelse av trångt utrymme, efter att platsen har lämnats (HSA, 2020).

Säkerhetsförfarandet måste:

1. Identifiera tydligt vilka typer av arbete som kräver arbetstillstånd 
2. Förklara hur tillståndssystemet fungerar, till exempel:
   • När ska man ansöka om tillstånd (hur många timmar innan arbetet påbörjas?)
   • Var får man tillståndet?
   • Hur fyller man i det?
   • Hur många kopior behövs?
   • Vem får kopior?
   • Vem måste informeras om arbetet?
   • Vad ska man göra med tillståndet när arbetet stoppas eller avslutas?
3. Definiera ansvar, till exempel:
   • Vem fyller i formuläret?
   • Vem identifierar faror?
   • Vem ser till att försiktighetsåtgärder har vidtagits?
   • Vem utfärdar/återkallar tillstånd?
   • Vem övervakar arbetet?
   • Vem ser till att arbetet är slutfört (måste godkännas och avtalas innan jobbet påbörjas)?

Relevanta risker för ett Permit to Work  

Ett arbetstillstånd bör användas när det finns risk för någon av följande faror:

• Eld
• Gnistor från öppen eld, svetsning, kapning, ugnar etc.
• Explosiva, frätande eller giftiga gaser eller atmosfärer
• Trycksystem
• Ånga eller andra heta material (brännskador)
• El och andra energikällor
• Oavsiktlig start av mekanisk utrustning
• Syrebrist eller syreberikning
• Kvävning eller drunkning (till exempel i behållare i bulk eller förvaringstankar för lösningsmedel)
• Begränsad åtkomst, utgång och rörelse
• Giftiga ämnen
• Radioaktiva material
• Lasrar
• Extrema temperaturer
• Alla andra allvarliga säkerhets- eller hälsorisker

Vilka olika typer av Permit to Work finns? 

De olika typerna av tillstånd inkluderar:

Tillstånd för heta arbeten – utfärdade för arbete med eller generering av värme som är tillräcklig för att antända gaser, ångor, damm etc. Några exempel är svetsning, flamskärning och metallborrning.
Säkerhetstillstånd – utfärdas när arbete omfattar ånga, vatten, luft eller el. Säkerhetstillstånd behövs också när reparations- eller underhållsarbete kräver att energikällor spärras.
Åtkomsttillstånd – används när arbetstagare måste komma in och arbeta i trånga utrymmen som silor (tillverkning av spannmål), tankar eller gropar. Denna typ av tillstånd kombineras ofta med de andra tillstånd som anges här, beroende på vilken typ av arbete som ska utföras i det begränsade rummet.
Unika tillstånd – utfärdade när arbete innebär farliga förhållanden som att arbeta nära radioaktiva material, på höjder eller utföra annat specialiserat arbete.
Allmänna tillstånd – utfärdade för mycket farliga jobb av mer allmän karaktär som inte omfattas av något av de tillstånd som beskrivs ovan.

Riktlinjer för Permit to Work 

För att tillståndet ska kunna uppnå sina mål och uppfylla sitt syfte måste det täcka alla rättsliga krav och väsentliga punkter, kontrollera risker och tydligt ange förfarandena som finns på plats.

1. 1Visas upp på arbetsplatsen
2. En kopia ska förvaras hos utfärdande myndighet
3. Kommunicera era policys och arbetsrutiner
4. Erbjuda utbildning
5. Allmän information som ska inkluderas i era arbetstillstånd:

• Tillståndets titel
• Tillståndets referensnummer
• Arbetsplats
• Anläggnings-id
• Beskrivning av arbetet som ska utföras och dess begränsningar
• Identifiering av fara
• Nödvändiga försiktighetsåtgärder och åtgärder i händelse av en nödsituation – personer som vidtagit försiktighetsåtgärder.
• Skyddsutrustning
• Utfärdande – signatur (utfärdande myndighet) som bekräftar att försiktighetsåtgärder har vidtagits och eventuella isoleringar har genomförts. Tillståndets datum, tid och giltighetstid.
• Accept – signatur (S) som bekräftar förståelse för det arbete som ska utföras, riskerna som är inblandade och försiktighetsåtgärder som krävs. Bekräftar också att tillståndsinformationen har förklarats för alla tillståndsanvändare.
• Förlängnings- /skiftöverlämningsförfaranden – signaturer som bekräftar kontroller av att anläggningen förblir säker att arbeta med och nya myndigheter och tillståndsanvändare görs fullt medvetna om farorna och försiktighetsåtgärderna. En ny förfallodag anges.
• Tillbakaöverlämning – signerad av utfärdande myndighet för att intyga att arbetet är slutfört. Undertecknad av utfärdande myndighet för att certifiera att arbetet är slutfört och anläggningen är redo för testning och återstart.
• Avbokning – certifierat arbete som testats och anläggningen har tagits i drift igen.